Ключови въпроси, които да зададете, преди да разпространите вашето табло за управление на Excel

Преди да изпратите готовото си табло за управление на Excel, струва си времето да се отдръпнете и да зададете някои ключови въпроси. Използвайте тези въпроси като контролен списък, преди да разпространите таблото си за управление.

Вашето табло за управление представя ли правилната информация?

Погледнете информацията, която представяте, и определете дали тя отговаря на целта на таблото за управление, идентифицирано по време на събирането на изискванията. Не се страхувайте да изясните отново целта на таблото за управление с основните си потребители. Искате да избегнете изграждането на арматурното табло във вакуум. Позволете на няколко тестови потребители да виждат итерации, докато го разработвате. По този начин комуникацията остава отворена и няма да отидете твърде далеч в грешната посока.

Всичко на вашето табло има ли цел?

Погледнете честно колко информация на вашето табло не поддържа основното му предназначение. За да запазите таблото си за управление възможно най-ценно, не искате да го разводнявате с хубави за познаване данни, които са интересни, но не са приложими.

Ако данните не поддържат основната цел на таблото за управление, оставете ги. Нищо не казва, че трябва да запълните всяко бяло пространство на страницата.

Вашето табло показва ли на видно място ключовото съобщение?

Всяко табло има едно или повече ключови съобщения. Искате да сте сигурни, че тези съобщения се показват на видно място. За да проверите дали ключовите съобщения в таблото за управление са изпъкнали, отстъпете назад и присвийте очи, докато гледате таблото. Погледнете настрани и след това погледнете няколко пъти арматурното табло. Какво ви изскача първо? Ако това не са ключовите компоненти, които искате да покажете, ще трябва да промените нещо.

Ето няколко действия, които можете да предприемете, за да гарантирате, че ключовите ви компоненти са на видно място.

• Поставете ключовите компоненти на таблото си в горния ляв или среден ляв ъгъл на страницата. Проучванията показват, че тези зони привличат най-много внимание за по-дълги периоди.

• Премахнете акцента върху граници, фонове и други елементи, които определят областите на таблото. Опитайте се да използвате естественото бяло пространство между компонентите, за да разделите таблото си. Ако са необходими граници, форматирайте ги в по-светли нюанси от вашите данни.

• Форматирайте етикетите и друг текст в по-светли нюанси от вашите данни. Леко оцветените етикети дават на потребителите информацията, от която се нуждаят, без да ги разсейват от показаната информация.

Можете ли да поддържате това табло?

Има голяма разлика между актуализиране на табло и повторно изграждане на табло. Преди да изпратите с вълнение сладко изглеждащото табло, което току-що създадохте, отделете малко време да помислите за поддръжката на такова табло. Искате да помислите за честотата на актуализациите и през какви процеси трябва да преминете всеки път, когато актуализирате данните. Ако това е еднократно събитие за отчитане, задайте това очакване с потребителите си. Ако знаете, че ще се превърне в повтарящ се отчет, ще искате наистина да договорите времето за разработка, интервалите за опресняване и фазите, преди да се съгласите с какъвто и да е график.

Вашето табло показва ясно неговия обхват и срок на годност?

Таблото за управление трябва ясно да посочи неговия обхват и срок на годност. Това означава, че всеки трябва да може да разгледа вашето табло и да знае периода, за който се отнася, и обхвата на информацията на таблото. Това се свежда до няколко прости неща, които можете да направите, за да маркирате ефективно своите табла за управление и отчети.

• Винаги включвайте времева марка на вашето табло. Това свежда до минимум объркването при разпространение на едно и също табло за управление или отчет на месечни или седмични вноски.

• Винаги включвайте някакъв текст, указващ кога са били извлечени данните за мерките. В много случаи времето на данните е критична информация при анализиране на мярка.

• Използвайте описателни заглавия за всеки компонент на таблото си. Не забравяйте да избягвате загадъчни заглавия с много акроними и символи.

Вашето табло добре ли е документирано?

Важно е да документирате вашето табло и модела на данни зад него. Всеки, който някога е наследил работен лист на Excel, знае колко трудно може да бъде да се преведат различните аналитични движения, които влизат в отчет. Ако имате късмет, моделът на данните ще бъде достатъчно малък, за да се сглоби след около седмица. Ако нямате такъв късмет, ще трябва да зарежете целия модел и да започнете от нулата.

Документацията дори не трябва да е хифалутин фантастични неща. Няколко прости неща могат да помогнат при документирането на вашето табло.

• Добавете раздел Карта на модела към вашия модел на данни. Разделът Карта на модела е отделен лист, който можете да използвате, за да обобщите ключовите диапазони в модела на данни и да посочите как всеки диапазон взаимодейства с компонентите за отчитане в крайния слой на презентацията.

• Използвайте свободно коментарите и етикетите. Удивително е как няколко обяснителни коментара и етикети могат да помогнат за изясняване на вашия модел дори след като сте били далеч от своя модел на данни за дълго време.

• Използвайте цветове, за да идентифицирате диапазоните във вашия модел на данни. Използването на цветове във вашия модел на данни ви позволява бързо да разгледате диапазон от клетки и да получите основна индикация за това какво прави този диапазон. Всеки цвят може да представлява тип диапазон. Например жълтото може да представлява таблици за етапи, сивото може да представлява формули, а лилавото може да представлява референтни таблици.

Вашето табло за управление удобно ли е за потребителя?

Преди да разпространите таблото си за управление, искате да се уверите, че е удобно за потребителя. Не е трудно да се досетите какво означава удобен за потребителя:

• Интуитивно: Вашето табло трябва да е интуитивно за някой, който никога не го е виждал. Тествайте го върху някого и го попитайте дали има смисъл. Ако трябва да започнете да обяснявате какво пише на таблото, нещо не е наред. Таблото за управление има ли нужда от повече етикети, по-малко сложни диаграми, по-добро оформление, повече данни, по-малко данни? Добра идея е да получите обратна връзка от няколко потребители.

• Лесна за навигация: Ако вашето табло е динамично, позволяващо интерактивност с макроси или централни таблици, уверете се, че навигацията работи добре. Трябва ли потребителят да щракне на няколко места, за да стигне до данните си? Подходящ ли е броят на разбивките? Отнема ли твърде много време, за да преминете от един изглед към друг? Отново тествайте таблото си за няколко потребители. И не забравяйте да тествате всички функции на интерактивното табло за управление на няколко компютъра, различни от вашия.

• Печата правилно: Нищо не е по-досадно от отпечатването на табло за управление, само за да откриете, че човекът, който е създал таблото, не е отделил време да се увери, че то печата правилно. Не забравяйте да зададете опциите за печат на вашите файлове в Excel, така че таблата ви да се отпечатват правилно.

Вашето табло правилно ли е?

Нищо не убива таблото или отчета по-бързо от усещането, че данните в него са неточни. Не е в моите възможности да ви кажа как да определите дали данните ви са точни. Можете обаче да подчертаете три фактора, установяващи възприятието, че таблото за управление е точно:

• Съгласуваност с авторитетни източници: Очевидно е, че ако данните ви не съвпадат с други източници за отчитане, ще имате проблем с достоверността на данните — особено ако тези други източници се считат за авторитетни източници. Бъдете наясно с източниците на данни, които се считат за евангелски във вашата организация. Ако вашето табло за управление съдържа данни, свързани с авторитетен източник, сравнете данните си с този източник, за да осигурите последователност.

• Вътрешна последователност: Никога не е забавно да се обяснява защо една част от вашето табло не съвпада с други части на същото табло. Искате да осигурите някакво ниво на вътрешна последователност във вашето табло. Уверете се, че сравнимите компоненти в различни области на вашето табло са съвместими един с друг. Ако има причина за непоследователност, ясно отбележете тези причини. Удивително е колко добре една проста нотация изяснява въпросите за данните.

• Лично преживяване: Виждали ли сте някога някой да гледа доклад и да казва „Това не изглежда правилно?“ Те използват това, което някои хора наричат ​​„чувство на червата“, за да оценят надеждността на данните. Никой не разглежда числата във вакуум. Когато разглеждате всеки анализ, вие носите със себе си години лични знания, взаимодействие и опит. Вие подсъзнателно използвате тези преживявания при оценката си на информация. Когато определяте точността на вашето табло, вземете предвид организационните „анекдотични познания“. Ако е възможно, покажете таблото си на няколко експерти по съдържание във вашата компания.