Как да филтрирате списък с данни в Excel 2016

Функцията за филтриране на Excel 2016 прави лесно скриването на всичко в списък с данни, освен записите, които искате да видите. За да филтрирате списъка с данни само до онези записи, които съдържат определена стойност, след това щракнете върху бутона Автофилтър на съответното поле, за да се покаже падащ списък, съдържащ всички записи, направени в това поле, и изберете този, който искате да използвате като филтър.

След това Excel показва само онези записи, които съдържат стойността, която сте избрали в това поле. (Всички други записи са временно скрити.)

Ако заглавията на колоните на таблицата ви с списък с данни в момента нямат бутони за падащи филтри, показани в клетките им след имената на полетата, можете да ги добавите просто като щракнете върху Начало→Сортиране и филтриране→Филтър или натиснете Alt+HSF.

Например на фигурата филтрирах списъка с данни за служителите, за да покажа само онези записи, в които местоположението е или Бостън, или Сан Франциско, като щракнах върху бутона AutoFilter на полето Местоположение и след това щракнах върху квадратчето (Избор на всички), за да премахнете отметката му . След това щракнах върху квадратчетата за отметка Бостън и Сан Франциско, за да добавя отметки към тях, преди да щракна върху OK. (Това е толкова просто.)

Списъкът с данни за служителите след филтриране на всички записи с изключение на тези с Бостън или Сан Франциско в полето Местоположение.

След като филтрирате списък с данни, така че да се показват само записите, с които искате да работите, можете да копирате тези записи в друга част на работния лист вдясно от базата данни (или още по-добре, друг работен лист в работната книга). Просто изберете клетките, след което щракнете върху бутона Копиране в раздела Начало или натиснете Ctrl+C, преместете курсора на клетката до първата клетка, където трябва да се появят копираните записи, и след това натиснете Enter. След като копирате филтрираните записи, можете да покажете отново всички записи в базата данни или да приложите малко по-различен филтър.

Ако установите, че филтрирането на списъка с данни чрез избиране на една стойност в полето с падащ списък с поле ви дава повече записи, отколкото наистина искате да се борите, можете допълнително да филтрирате базата данни, като изберете друга стойност в падащото поле на второ поле списък. Да предположим например, че сте избрали Бостън като стойност на филтъра в падащия списък на полето Местоположение и в крайна сметка ще получите стотици записи от Бостън, показани в работния лист.

За да намалите броя на записите в Бостън до по-управляем брой, можете да изберете стойност (като човешки ресурси) в падащия списък на полето Dept, за да филтрирате допълнително базата данни и да намалите записите, с които трябва да работите на екрана. Когато приключите с работата с записите на служителите на Бостънските човешки ресурси, можете да покажете друг набор, като покажете отново падащия списък на полето Dept и промените стойността на филтъра от Човешки ресурси към някой друг отдел, като счетоводство.

Когато сте готови да покажете отново всички записи в базата данни, щракнете върху бутона AutoFilter на филтрираното поле (обозначен от появата на конусен филтър на падащия бутон) и след това щракнете върху Изчисти филтъра от (последван от името на полето в скоби) близо до средата на падащия му списък.

Можете временно да премахнете бутоните за автоматично филтриране от клетките в горния ред на списъка с данни, съдържащ имената на полетата, и по-късно да ги покажете отново, като щракнете върху бутона Филтър в раздела Данни или като натиснете Alt+AT или Ctrl+Shift+L.