Как да управлявате наличността на ресурси в Project 2016

Много от функциите на Project 2016 обработват ресурси – по-специално като ви помагат да забележите цялостното разпределение на ресурсите. Преразпределението е изчисление, базирано на календара и наличността на ресурса, което показва, че е възложена твърде много работа въз основа на тази наличност.

Помислете за Моника Мендес, инженер, който работи стандартен осемчасов ден въз основа на своя календар. Моника е назначена на задачата „Написване на окончателен отчет“ при 50 процента от нейната наличност и на задачата „Създаване на спецификации за дизайн“ — която се извършва едновременно със задачата за отчет — при 100 процента от нейната наличност. Моника сега работи на 150 процента от наличността си, или 12 часа на ден. Горката Моника е пренатоварена. Бъдете внимателни - тя може дори да напусне проекта.

Ресурс се присвоява на задача при 100 процента наличност (или единици) по подразбиране, но можете да промените тази настройка, ако знаете, че ресурсът ще бъде присвоен на няколко задачи и може да прекара само ограничен период от време, работейки за всяка една.

Оценка и настройка на наличността на ресурсите

Наличността е по-лесна за оценка за някои ресурси, отколкото за други. Едва ли един мениджър ще посвети цял ден на която и да е задача, защото трябва да се справя с всички служители, които му се отчитат и също така да подписва упълномощаване, да присъства на срещи по различни проекти и да разработва бюджети, например. Наличността на производствения работник може да бъде по-лесно да се сведе до една задача: ако една производствена работа прекарва три дни на линията и един човек работи на линията през цялото време, по-точно е да се каже, че тя работи върху тази задача напълно време.

Една грешка, допусната от начинаещите в проекта, е да преценяват наличността. Разбира се, никой не прекарва осем часа всеки ден за една задача в даден проект. Служителите прекарват част от работните си дни, четейки имейли, чатейки с колеги и отговаряйки на телефонни обаждания по въпроси, които не са свързани с техните проекти. Един ресурс може да прекара седем часа за задача един ден и само три часа на следващия.

Не се зацикляйте на ежедневния график на ресурсите, когато оценявате наличността. Ако през целия живот на дадена задача служителят се фокусира върху нея, 100% наличност е подходяща настройка. Ако този човек работи само пет дни по десетдневна задача обаче, това е 50 процента наличност, независимо дали работи четири часа на ден в продължение на десет дни или пет пълни дни във всеки един момент.

Настройката Единици (наличност) ви помага да забележите претоварването на ресурс, който може да работи по множество задачи едновременно в график на проекта.

За да зададете ресурсни единици по подразбиране, за да укажете наличност, изпълнете следните стъпки:

Покажете изгледа на лист с ресурси.

Щракнете върху колоната Max за ресурса.

Въведете число, представляващо процента време, през което ресурсът е наличен за работа по проекта.

Например въведете 33 за ресурс, който е наличен в една трета от времето или 400 за ресурс, който може да осигури четирима работници на пълен работен ден. (Записите, по-големи от 100 процента, представляват ресурси, които осигуряват група или екип за обработка на задачи.) Най-често срещаният запис (по подразбиране) е 100 за един ресурс, работещ на пълен работен ден по задачи в проекта.

Натиснете Enter или Tab.

Вписването е завършено.

Имайте предвид, че това работи само за ресурси, чийто тип е зададен на Работен.

Когато ресурсът идва и си отива

Освен че е достъпен за даден проект само за определен процент от времето (да речем, 50 процента от цялата продължителност на проекта), ресурсът може да бъде наличен само за определен период от време (може би април – юни) по време на живота на проект — обикновено, когато използвате ресурс, зает от друг отдел, или когато работите с фрийлансър, който притиска вашия проект с други. Друг възможен ресурс е този, който е на разположение на половин работен ден през първите няколко дни от проекта и след това на пълен работен ден за останалата част.

В този случай въвеждате период от време в колоните Налично от и Достъпно на областта Наличност на ресурси в диалоговия прозорец Информация за ресурса, както е показано, за да посочите различна наличност.

Периоди от време и единици за наличност.

За да посочите ограничен период, през който ресурсът е наличен за работа по вашия проект, изпълнете следните стъпки:

Покажете изгледа на лист с ресурси.

Щракнете двукратно върху ресурс.

Появява се разделът Общи на диалоговия прозорец Информация за ресурсите.

Използвайте колоните Налично от и Налично до (в областта Наличност на ресурси), за да посочите периода на наличност.

В колоната Единици в същия ред щракнете върху стрелките, за да увеличите или намалите наличността на стъпки от 50 процента, или въведете число.

Натиснете Enter, за да завършите въвеждането.

Повторете стъпки 3 и 4, за да посочите допълнителни периоди на наличност на следващите редове в областта Наличност на ресурси.

Щракнете върху бутона OK, за да запазите настройката.