Можете да запишете вашия Word документ в PDF или XPS формат. Това са и двата формата за оформление на страниците и файловете в този формат са предназначени да показват страниците точно както ще се отпечатват. Те не са проектирани да бъдат лесно редактирани. Можете да запишете договор в този формат, например, или готова за печат брошура.
PDF означава Формат за описание на страницата. Това е много популярен формат от Adobe. Всеки с безплатното приложение Adobe Reader може да чете PDF файлове. XPS е еквивалент на Microsoft; има подобни функции и свойства и може да се отвори с помощта на приложението XPS Reader, което се предлага с Windows Vista и по-нови версии.
Щракнете върху Файл→Експортиране.
Щракнете върху Създаване на PDF/XPS документ.
Щракнете върху Създаване на PDF/XPS. Отваря се диалоговият прозорец Публикуване като PDF или XPS.
Запазете документ като PDF или XPS файл.
Променете името на файла в полето Име на файл, ако желаете.
Отворете падащия списък Запиши като тип и изберете PDF или XPS документ по желание.
В секцията Оптимизиране за щракнете върху Стандартен или Минимален размер.
В стъпка 5 използвайте Standard в повечето случаи. Минимален размер намалява разделителната способност на файла, тъй като намалява неговия размер. По-малкият размер може да бъде полезен при изпращане на документ по имейл, при условие че качеството (резолюцията) на документа не е важно.
След стъпка 6 можете да щракнете върху бутона Опции за диалогов прозорец, съдържащ още повече опции за получения PDF или XPS файл.
Маркирайте или изчистете квадратчето за отметка Отваряне на файл след публикуване, както желаете. Ако е маркирана, тази опция отваря PDF или XPS файла в подходящо приложение за четене, извън Word, след като запазите.
Щракнете върху Публикуване.
Посочете опциите за запазване на вашия PDF или XPS файл.