Excel 2019 предлага множество страхотни функции, включително обобщения отчет или обобщения работен лист . Резюменият отчет на Excel обобщава или обобщава стойностите, съхранени в куп други работни листове в работната книга.
Най-добрият начин да научите как да създавате обобщен работен лист е да преминете през процедурата за създаване на такъв (озаглавен Общ прогнозиран доход) за измислена компания. Нека го наречем Mother Goose Enterprises – работна книга за прогнозен доход за 2020 г. Този обобщен работен лист обобщава прогнозните приходи и разходи за всички компании, които Mother Goose Enterprises оперира.
Да приемем, че работната книга Mother Goose Enterprises – 2020 Projected Income вече съдържа девет работни листа с прогнозните приходи и разходи за 2020 г. за всяка една от тези компании и че всички тези работни листове са изложени в една и съща схема. Когато вече имате необходимите данни, въведени в работна книга, създаването на този обобщен отчет на Excel е лесно:
Поставете нов работен лист пред другите работни листове в работната книга MGE – 2020 Projected Income и преименувайте раздела му на лист от Sheet1 на Total Income.
След това въведете заглавието на работния лист Mother Goose Enterprises – Общ прогнозиран доход за 2020 г. в клетка A1 .
Направете това, като изберете клетка A1 и след това въведете текста.
Накрая копирайте останалите заглавия на редове за колона A (съдържащи описанията на приходите и разходите) от работния лист Sprat Diet Ctr в работния лист за общия доход.
За да направите това, изберете клетка A3 в таблицата с общите доходи и след това щракнете върху раздела Spr Diet Ctr. Изберете диапазона от клетки A3:A22 в този лист; след това натиснете Ctrl+C, щракнете отново върху раздела Общ доход и натиснете Enter.
Вече сте готови да създадете основната формула SUM, която обобщава приходите на всичките девет компании в клетка B3 на таблицата с общия доход:
Започнете, като щракнете върху клетка B3 и натиснете Alt+=, за да изберете функцията AutoSum.
След това Excel поставя =SUM() в клетката с точката на вмъкване, поставена между двете скоби.
Щракнете върху раздела Спрат Диета Ctr раздела и след това щракнете върху неговата клетка B3, за да изберете прогнозираните приходи за Jack Sprat Diet Centers.
Лентата с формули гласи =SUM('Sprat Diet Ctr'!B3) след избиране на тази клетка.
След това въведете запетая (,) — запетаята започва нов аргумент. Щракнете върху раздела на лист J&J Trauma Ctr и след това щракнете върху неговата клетка B3, за да изберете прогнозни приходи за центровете за травми на Джак и Джил.
Лентата с формули вече гласи =SUM('Sprat Diet Ctr'!B3,'J&J Trauma Ctr'!B3), след като изберете тази клетка.
Продължете по този начин, като въведете запетая (за да започнете нов аргумент) и след това изберете клетка B3 с прогнозните приходи за всички други компании в следващите седем листа.
В края на тази процедура лентата с формули вече се появява с огромната формула SUM, показана на лентата с формули.
За да попълните формулата SUM в клетка B3 на работния лист за общия доход, щракнете върху бутона Enter в лентата с формули (можете да натиснете и Enter на клавиатурата).
Обърнете внимание на резултата в клетка B3 по-долу. Както можете да видите в лентата с формули, основната формула SUM, която връща 6 681 450,78 в клетка B3 на работния лист за общия доход, получава резултата чрез сумиране на стойностите в B3 във всичките девет от поддържащите работни листа.
Работният лист за общите доходи след формула SUM за общите прогнозни приходи за всички компании Mother е създаден.
Ако искате да изберете една и съща клетка в няколко работни листа, можете да натиснете и задържите клавиша Shift и след това да изберете последния работен лист. Всички работни листове между първия и последния ще бъдат включени в селекцията или в този случай в изчислението.
Всичко, което остава да направите сега, е да използвате AutoFill, за да копирате основната формула в клетка B3 надолу до ред 22, както следва:
Докато клетка B3 все още е избрана, плъзнете манипулатора за автоматично попълване в долния десен ъгъл на клетка B3 надолу до клетка B22, за да копирате формулата за сумиране на стойностите за деветте компании надолу в тази колона.
След това изтрийте формулите SUM от клетки B4, B12, B14, B15 и B19 (всички от които съдържат нули, защото тези клетки нямат общи приходи или разходи).
Тук виждате първия раздел от работния лист с обобщение на общия доход, след като копирате формулата, създадена в клетка B3, и след като изтриете формулите от клетките, които трябва да са празни (всички тези, които се появиха 0 в колона B).
Работният лист за общия доход след копиране на формулата SUM и изтритите формули връщат нулеви стойности.