Как да създадете обобщени задачи и подзадачи в Project 2016

Когато погледнете структурата за разбивка на работата по проекта в Project 2016, известна също като WBS, или списък със задачи на проекта, като този, показан на следващата фигура, виждате, че той организира задачите на нива. Горните нива са от WBS. Долното ниво се състои от задачи, които са разложени от WBS.

Задача, която има други задачи, отстъпени под нея в тази структура, е обобщена задача или родителска задача. Задачите с отстъп под обобщената задача са подзадачи или дъщерни задачи. Обобщените задачи са посочени с удебелен шрифт в схемата на проекта.

Можете да разберете кога една обобщена задача има семейство от подзадачи, прилепнали към полите: Когато подзадача е скрита, вляво от обобщената задача се показва малък ясен триъгълник. Когато щракнете върху триъгълника с върха на показалеца, задачата се разширява, за да покаже целия си клан от подзадачи, а обобщената задача добавя черен триъгълник отляво.

Схема на проекта, показваща обобщени задачи и подзадачи.

На фигурата можете да видите, че обобщените задачи на базата данни и потребителския интерфейс имат скрити подзадачи. Обобщените задачи за плащане и потвърждение показват всичките им подзадачи.

Цялата информация за група задачи се събира в нейната обобщена задача от най-високо ниво. Следователно всяка задача с подзадачи няма собствена информация за времето или цената: тя събира общата си продължителност и цена от сумата на нейните части.

Тази функция за събиране е кумулативна: задачата от най-ниско ниво се набира до своя родител, който може да се набере в друга обобщена задача, която се набира (например) в обобщена задача на проекта. Всяка задача със задачи под нея получава информация за продължителността и разходите си от сборен набор от подзадачи, без значение колко дълбоко е вложена в йерархията.

Структурата на семействата в контур е полезна и когато трябва да реорганизирате схема: Когато преместите обобщена задача, всички нейни подзадачи идват веднага за пътуването, независимо дали е разширена!

Ако обобщена задача е насрочена ръчно, функционалността за събиране не работи и Project показва предупреждения, които ви казват това. Лентата на Гант за обобщената задача има червена предупредителна лента, която ви показва изчислената продължителност на подзадачите, когато те не съвпадат с продължителността на обобщената задача. Записът в полето Завършване на обобщената задача също има червено, криволичещо подчертаване, за да посочи потенциален проблем с графика.

За да се справите с тази ситуация, можете да промените обобщената задача да използва автоматично планиране, в който случай тя изчислява правилно сборните данни. Ако искате обобщената задача да продължи да бъде планирана ръчно, можете да редактирате крайната й дата или да използвате Инспектора на задачите, за да коригирате графика на обобщените задачи.

Колко нива можете да преминете в WBS?

Нямате практическо ограничение за това колко нива на задачи можете да създадете в схема. Проектът ви позволява да правите отстъп до повече нива на детайлност, отколкото ще ви е необходимо за всички графици освен най-сложните.

Не забравяйте обаче: в един момент трябва да се справите с определянето на време и ресурси за всяка от тези задачи и след това да проследявате техния напредък. Твърде много подробности могат да направят плана на проекта ви труден за управление. Например, ако вашият проект е дълъг няколко месеца, не искате да проследявате до ниво, при което дейностите продължават само няколко часа. Най-добрите практики предполагат, че винаги настройвате графика си до нивото, до което искате да управлявате екипа си – обикновено работни (работни) дни или седмици.

За по-дълги проекти можете да планирате, като използвате планиране на подвижни вълни, метод за прогресивно разработване на количеството детайли за краткосрочна работа и поддържане на по-високо ниво всяка работа, която е по-далеч. Например, ако имате двугодишен проект, може да имате детайлно планирани първите три месеца, следващите три месеца на по-високо ниво, а останалата част от графика на проекта показва само основни етапи и ключови резултати. Докато напредвате в проекта, започвате да добавяте повече подробности за шест месеца и след това. Добро правило е да запазите добро количество подробности за 90 дни.

Планирането на подвижната вълна не е извинение за добавяне на обхват; това е само разработване на съществуващия обхват.

Резюме на проекта

Точно както корабът има само един капитан, само една задача обобщава всички други задачи в проекта. Покажете задачата за обобщение на проекта, която представлява най-високото (най-малко детайлно) ниво на информация и често е просто заглавие на проекта, като пускане на нов продукт. Когато кажете на Project да покаже обобщената задача на проекта, всяка задача в проекта попада под нея в схемата, както е показано тук.

Резюме на проекта.

Докато изграждате своя проект, можете лесно да създадете задача за обобщение на проекта сами (отстъпете други задачи под нея) или да използвате функция за проект, за да генерирате такава автоматично по всяко време — дори след като изградите всички фази на вашия проект. За да накарате Project автоматично да показва задача с обобщение на проекта, изпълнете следните стъпки:

В изгледа на диаграма на Гант изберете контекстния раздел Инструменти за диаграма на Гант.

В групата Показване/Скриване поставете отметка в квадратчето Задача за обобщение на проекта.

Както можете да видите, Задача 0, Младежки център 10K Run/Walk, е задачата за обобщение на проекта. Обърнете внимание, че лентата за задачата за обобщение на проекта на диаграмата е сива, а лентите за други обобщени задачи са черни.

Когато се замислите, заглавие от по-високо ниво в схемата е сборът от неговите части: Заглавието отразява общата тема за всички елементи под него. Задачата за обобщение на проекта подобрява тази концепция още една стъпка: Тази задача събира всички действителни данни от други задачи в един ред. По този начин продължителността на задачата за обобщение на проекта отразява продължителността на целия проект. От парична гледна точка, общата цена на задачата за обобщение на проекта отразява общите разходи за целия проект. Фигури като тези могат да бъдат удобни да имате на една ръка разстояние — и това е една от стойностите на обобщената задача.

Ако сте объркани относно дължината на вашата обобщена задача, не забравяйте, че продължителността на обобщената задача е разликата между началната дата на най-ранната задача и крайната дата на най-новата задача. Неработните дни обаче не се отчитат в обобщената продължителност на задачата. Следователно дължината на обобщената задача е равна на броя на работните дни в хода на подзадачите, а не на броя на календарните дни между началото на първата задача и края на последната.

Не всеки използва задачи за обобщение на проекта. Можете просто да създадете на най-високото ниво на контура си задачи, които представляват основни резултати или фази на проекта – с подфази и подзадачи под тях – и да не създавате една задача, която е по-висока в реда от всички останали. Въпреки това, наличието на задача за обобщение на проекта има определени предимства:

• Можете бързо да видите общите суми за проекта с един поглед в колоните с данни в изглед на диаграма на Гант и други изгледи.
• Можете да поставите връзка към задачата за обобщение на проекта в друг проект, така че всички данни за един проект да се отразяват в друг. Например, ако създадете пет графика за пускане на нови продукти във вашата компания, можете лесно да създадете главен график за всички пускания на продукти на компанията, като се свържете със задачи за обобщение на проекта във всеки от проектите.