Как да създадете обобщена таблица

Изберете раздела Вмъкване на лентата.

Тук намерете иконата на обобщена таблица. Изберете PivotTable от падащия списък под иконата. Тази стъпка отваря диалоговия прозорец Създаване на обобщена таблица.

Excel прави опит да попълни диапазона от вашите данни вместо вас. Винаги се уверете, че е избран правилният диапазон.

Както можете да видите, този диалогов прозорец ви моли да посочите местоположението на изходните данни и мястото, където искате да поставите централната таблица.

Също така имайте предвид, че местоположението по подразбиране за нова централна таблица е Нов работен лист. Това означава, че вашата централна таблица е поставена в нов работен лист в текущата работна книга. Можете да промените това, като изберете опцията Съществуващ работен лист и посочите работния лист, където искате да бъде поставена централната таблица.

Щракнете върху OK.

В този момент имате празен отчет за обобщена таблица на нов работен лист. До празната обобщена таблица виждате диалоговия прозорец Полета на обобщена таблица.

Идеята тук е да добавите полетата, от които се нуждаете, в обобщената таблица, като използвате четирите зони за изпускане, намиращи се в списъка с полета на обобщената таблица: филтри, колони, редове и стойности. Достатъчно приятно, тези зони за падане съответстват на четирите области на централната маса.

Ако щракването върху въртящата се таблица не отвори диалоговия прозорец Полета на обобщената таблица, можете да го отворите ръчно, като щракнете с десния бутон някъде в централната таблица и изберете Покажи списък с полета.

Сега, преди да се развихриш и да започнеш да пускаш полета в различните зони на падане, трябва да си зададеш два въпроса: „Какво измервам?“ и „Как искам да го видя?“ Отговорите на тези въпроси ви дават някои насоки, когато определяте кои полета къде отиват.

За първия си отчет за централна таблица измерете продажбите в долари по пазар. Това автоматично ви казва, че трябва да работите с полето Sales Amount и полето Market.

Как искаш да видиш това? Искате пазарите да бъдат изброени в лявата част на отчета и сумата на продажбите да бъде изчислена до всеки пазар. Запомняйки четирите области на въртящата се таблица, трябва да добавите полето Пазар към падащата зона на редовете и да добавите полето Сума на продажбите към зоната за отпадане на стойностите.

Щракнете върху OK.

В този момент имате празен отчет за обобщена таблица на нов работен лист. До празната обобщена таблица виждате диалоговия прозорец Полета на обобщена таблица.

Идеята тук е да добавите полетата, от които се нуждаете, в обобщената таблица, като използвате четирите зони за изпускане, намиращи се в списъка с полета на обобщената таблица: филтри, колони, редове и стойности. Достатъчно приятно, тези зони за падане съответстват на четирите области на централната маса.

Ако щракването върху въртящата се таблица не отвори диалоговия прозорец Полета на обобщената таблица, можете да го отворите ръчно, като щракнете с десния бутон някъде в централната таблица и изберете Покажи списък с полета.

Сега, преди да се развихриш и да започнеш да пускаш полета в различните зони на падане, трябва да си зададеш два въпроса: „Какво измервам?“ и „Как искам да го видя?“ Отговорите на тези въпроси ви дават някои насоки, когато определяте кои полета къде отиват.

За първия си отчет за централна таблица измерете продажбите в долари по пазар. Това автоматично ви казва, че трябва да работите с полето Sales Amount и полето Market.

Как искаш да видиш това? Искате пазарите да бъдат изброени в лявата част на отчета и сумата на продажбите да бъде изчислена до всеки пазар. Запомняйки четирите области на въртящата се таблица, трябва да добавите полето Пазар към падащата зона на редовете и да добавите полето Сума на продажбите към зоната за отпадане на стойностите.

Поставете отметка в квадратчето Пазар в списъка.

Сега, когато имате региони в централната таблица, е време да добавите продажбите в долари.

Поставете отметка в квадратчето Сума на продажбите в списъка.

Избирането на квадратче за отметка, което не е числово (текст или дата), автоматично поставя това поле в областта на редовете на централната таблица. Избирането на квадратче за отметка, което е числово, автоматично поставя това поле в областта на стойностите на обобщената таблица.

Какво се случва, ако имате нужда от полета в другите области на обобщената таблица? Е, вместо да изберете квадратчето за отметка на полето, можете да плъзнете всяко поле директно към различните зони за падане.

Още нещо: Когато добавяте полета към зоните за отпадане, може да ви е трудно да видите всички полета във всяка зона за отпадане. Можете да разширите диалоговия прозорец Полета на обобщената таблица, като щракнете и плъзнете границите на диалоговия прозорец.

Както можете да видите, току-що сте анализирали продажбите за всеки пазар само с няколко стъпки! Това е невероятно постижение, като се има предвид, че започвате с повече от 60 000 реда данни. С малко форматиране тази скромна обобщена таблица може да се превърне в отправна точка за отчет за управление.