Ако списъкът с данни все още не съществува, можете да изберете да го създадете в таблица на Word или в Excel и след това да го прикачите към основния документ. Има обаче друг начин да създадете списък с данни, който е малко по-лесен (или поне малко по-сигурен), особено ако списъкът, който планирате да създадете, съдържа имена и адреси на хора:
Когато основният документ е отворен, в раздела Пощенски съобщения щракнете върху Избор на получатели.
Щракнете върху Въведете нов списък.
Изберете да въведете нов списък.
Въведете името и адреса, като натиснете Tab, за да преминете към следващите полета (колона).
Не е нужно да попълвате всички полета за всеки човек; просто направете тези, които се отнасят до сливането, което ще извършите, като име и пощенски адрес.
Щракнете върху Нов запис и след това въведете информацията за друго лице на следващия ред.
Повторете стъпка 3, докато не бъдат въведени всички записи.
Щракнете върху OK. Отваря се диалоговият прозорец Save Address List.
Изберете да въведете нов запис.
Въведете име за списъка в полето Име на файл.
Придвижете се до друго място за запазване, ако желаете. Местоположението по подразбиране е Моите източници на данни във вашата лична папка Документи.
Щракнете върху Save.
Посочете име на файл с данни и местоположение.
Ако по-късно трябва да редактирате този файл, изберете Пощенски съобщения→ Редактиране на списък с получатели. Запазеният файл е във формат на база данни на Microsoft Access, така че можете също да го отваряте и редактирате с Microsoft Access.