Как да създадете индекс в Word 2013

Създаването на индекс би било доста обезсърчително без инструменти, които да ви помогнат. С инструментите за индексиране на Word 2013 трябва да маркирате важните думи, които да включите във вашия индекс, но Word може да подреди по азбучен ред записите вместо вас и да следи номерата на страниците, на които се появяват тези думи.

С други думи, създаването на индекс е процес в две стъпки:

Маркирайте индексните записи в документа.

Съставете индекса.

Когато маркирате записи, всеки запис може да бъде един от трите типа:

• А редна появява по азбучен ред в индекса. Това са важните думи, които вашите читатели могат да търсят.

• А Подзаписът появява подчинени на главния вход. Подзаписите са подходящи, когато даден термин има смисъл само в контекста на основен термин. Например, ако основното влизане е Гражданска война , може да имате подгрупа на икономическо въздействие .

• А препратка е препратка към основен запис. Кръстосаната препратка е полезна, когато един термин е съкращение на друг. Например, основният запис може да бъде Съединените американски щати, а кръстосаната препратка може да бъде САЩ .

• Кръстосаните препратки също са полезни, когато определена дума, която потребителят може да потърси, не е същата дума, използвана за тази тема в книгата. Например, да предположим, че пишете за функцията за намиране в Word; можете да посочите Търсене като кръстосана препратка към Find, в случай че читателят не е знаел официалното име на функцията.

Как да маркирате записи в индекса

За да маркирате записи за индекс, използвате инструмента Маркиране на запис в раздела Препратки. Когато маркирате запис в индекс, Word поставя скрит код в документа непосредствено след думата или фразата.

Маркирането на записите в индекса може да бъде трудоемка задача. Въпреки че инструментът Маркиране на въвеждане има опция Маркиране на всички, която маркира всички екземпляри на дума наведнъж, опцията Маркиране на всички има тенденция да надмаркира. Това означава, че вашият индекс ще включва случайни употреби на дума, а не само важни употреби, и по този начин ще направи вашия индекс по-малко полезен за вашите читатели.

За да генерирате индекс, който цитира само значителни употреби на вашите индексирани термини, маркирайте всеки запис в индекса поотделно. Избягвайте опцията Маркиране на всички, освен в специални случаи, когато е желателно маркирането на всеки отделен екземпляр на термин.

Индексите с професионално качество се маркират от професионални индексатори и отбелязването на голям документ, като например книга, може да отнеме много дни.

В първия параграф на документа, изберете основен за въвеждане на текст, в този пример световна война Аз , а след това изберете Позоваването → Марк Влизане.

Отваря се диалоговият прозорец Маркиране на индексен запис.

Щракнете върху бутона Маркиране на всички.

В документа се въвежда индексен код. Word показва скрити знаци, ако те още не са показани, така че индексният код да е видим. Всички други случаи на Първата световна война също са отбелязани. Диалоговият прозорец остава отворен.

Можете да маркирате екземпляри поотделно или да ги маркирате всички наведнъж, в зависимост от това дали искате всеки екземпляр да бъде индексиран. Между записите можете да затворите диалоговия прозорец или да го оставите отворен. Ако го затворите и след това изберете някакъв текст, избраният текст се появява автоматично в текстовото поле Основен запис.

Щракнете върху бутона Затвори, за да затворите диалоговия прозорец и след това използвайте същия процес като в Стъпки 1 и 2, за да маркирате всички случаи на други основни записи, като Кралските ВВС на Австралия , за този пример.

Mark All трябва да се използва пестеливо поради проблемите, обсъдени по-рано, но Mark All е подходящ в случаите, когато читателят може да се интересува от намирането на всяко споменаване на термин.

Оставете диалоговия прозорец отворен, когато приключите.

В първия параграф изберете основен текст за вписване, като например RAAF. След това в диалоговия прозорец Маркиране на индексен запис променете текста в полето Основен запис на RAAF.

Изберете опцията за кръстосана препратка и след това щракнете след Вижте и въведете Кралските военновъздушни сили на Австралия, за този пример.

Щракнете върху бутона Маркиране. След това затворете диалоговия прозорец.

Запазете документа и го затворете.

Как да генерирам индекс

След като документът е напълно маркиран за индексиране, можете да генерирате индекса. В сравнение с маркирането, генерирането на индекса е бързо и лесно, като изисква само няколко стъпки.

Отворете своя био индексиран документ.

Преместете точката на вмъкване в края на документа, натиснете Ctrl+Enter, за да започнете нова страница, и изберете Препратки→ Вмъкване на индекс.

Отваря се диалоговият прозорец Индекс.

От падащия списък Формати изберете Класически и след това щракнете върху OK.

Индексът се появява в документа.

Ако се появят непечатащи знаци, изберете Начало→ Покажи/Скрий, за да скриете всички индексни кодове и други непечатащи се знаци.

Запазете и затворете документа.