Как да създадете имейл сигнали за група на SharePoint

Ако RSS не ви харесва, можете да изберете да получавате известия по имейл, когато приложенията на SharePoint се променят, като създадете сигнал. Сигналите са чудесен начин да следите промените, които вашите съотборници правят в документи и елементи.

Имате нужда от разрешение за създаване на сигнали, за да създавате сигнали. Това разрешение обикновено се предоставя с конфигурацията извън кутията на групата Членове на сайта SharePoint.

За да създадете сигнал за приложение, изпълнете следните стъпки:

Прегледайте приложението, в което искате да се абонирате за сигнал и след това щракнете върху бутона за падащо меню Предупреди ме в секцията Споделяне и проследяване на раздела Библиотека на лентата (за базирано на библиотека приложение) или раздела Списък на лентата (за приложение, базирано на списък).
Ако не виждате бутона Предупреди ме, има вероятност вашият администратор да не е конфигурирал настройките за изходящи имейли. Ако настройките за изходяща имейл не са конфигурирани в централната администрация, тогава бутонът Предупреди ме просто няма да се появи на потребителите. Ако използвате SharePoint Online обаче, тогава изходящият имейл вече е конфигуриран от Microsoft и сте готови.

Изберете Задаване на предупреждение в тази библиотека от падащия списък.
Появява се прозорецът за ново предупреждение.
Можете да се абонирате за сигнал за елемент или документ, като изберете елемента или документа и изберете Предупреди ме в раздела Елементи на лентата.

В текстовото поле Alert Title въведете име за предупреждението.
Направете името нещо значимо за вас във входящата си поща, като например Документи, променени днес – Бюджетен екип . В противен случай нямате смислен начин да различите едно предупреждение от друго.

В текстовото поле Send Alerts To въведете имената на хората в допълнение към вас, които трябва да получат сигнала.
Точно така, можете да се абонирате за други хора за сигнал! Трябва да имате разрешение за управление на сигнали, което се предоставя по подразбиране на собствениците на сайтове.
Организациите и собствениците на сайтове може да искат да се абонират за множество потребители за предупреждение, за да се уверят, че получават важни актуализации, както и да ги насърчат да допринасят за дискусионна дъска, блог или уики. Потребителите все още могат да се откажат, като променят настройките в своите настройки за предупреждение.

В секцията Метод на доставка изберете дали да получавате сигнали по имейл или текстово съобщение до мобилния си телефон.
Текстовите съобщения изискват администраторът на SharePoint да конфигурира тази услуга чрез трета страна, така че може да не можете да изпращате сигнали до телефона си.

В секцията Тип промяна изберете опцията, която съответства на типа известия, които искате да получавате — Всички промени, Новите елементи са добавени, Съществуващите елементи са променени или Елементите са изтрити.
Ако сте отговорни за управлението на приложение, трябва да получавате сигнал всеки път, когато елементите бъдат изтрити.

В секцията Изпращане на сигнали за тези промени изберете кога да получавате сигнали.
Опциите, които виждате тук, варират в зависимост от вида на приложението, с което работите. Например, приложението Tasks ви позволява да получавате сигнал, когато дадена задача е маркирана като Завършена или всеки път, когато задача с висок приоритет се промени.

В секцията Кога да изпращате сигнали изберете честотата на изпращане на вашите сигнали.
Можете да ги получавате веднага, веднъж на ден или веднъж седмично. Ежедневните обобщения са хубави; в противен случай вероятно ще получите твърде много имейли.

Щракнете върху OK, за да създадете своя сигнал.

Вижте този пример за конфигуриране на сигнал.

Получавайте имейл, когато списък или библиотека се промени.

Всеки път, когато потребителите кажат, че се нуждаят от работен поток, за да получат известие, първо опитайте да получите сигнал. Ще се изненадате колко често сигналите предоставят необходимите опции.

Ако приложението ви има личен или обществен изглед, който включва филтър, можете да се абонирате за промени само в този изглед. Например, кажете, че искате да бъдете уведомени чрез текстово съобщение, когато даден елемент в приложение за проследяване на проблеми има приоритет, зададен на висок. Ще създадете изглед, който филтрира приложението за проблеми с висок приоритет. Изберете филтрирания изглед в секцията Изпращане на сигнали за тези промени, когато създавате своя сигнал, и ще получавате сигнали, когато елементите отговарят на критериите за филтриране.

Трябва да имате конфигуриран имейл адрес във вашия профил в SharePoint, за да получавате сигнали. Ако вашият SharePoint сървър се намира във вашата мрежа, това обикновено не е проблем. Въпреки това, Office 365 може да не е интегриран с информацията за вашата мрежа и имейл. В тези ситуации вашият администратор може ръчно да конфигурира вашия имейл адрес или да ви даде разрешение да го направите.

Можете да управлявате всичките си сигнали от една страница, вместо да навигирате до всеки списък. За да управлявате всички сигнали, които имате на даден сайт и да ги промените или изтриете, следвайте тези стъпки:

Прегледайте приложение, в което в момента сте се абонирали за сигнал.

В раздела Списък на лентата, в секцията Споделяне и проследяване, изберете Предупреди ме → Управление на моите сигнали.

Изберете връзката с правилното име на сигнала.
Страницата Управление на моите сигнали на този сайт се появява с всички опции, които сте прегледали, когато за първи път сте създали сигнала. Променете настройките по желание.
Не сте ли задали сигнала за начало? Все още можете да прочетете настройките и да промените избора (вижте списъка с предходните стъпки). Вашите промени не засягат настройките за сигнали за други, ако сигналът е създаден за няколко потребители едновременно.

Щракнете върху OK, за да промените сигнала с новите си настройки или Изтрий, за да изтриете сигнала.
Изтриването на сигнал, който е създаден за вас, не изтрива сигнала от други потребители, които са в групата, за която е създаден сигналът.

Ако сте администратор на сайта, можете да управлявате сигналите на всички в сайта, като щракнете върху връзката Потребителски сигнали в секцията Администриране на сайта на страницата Настройки на сайта.