Как да създавате и категоризирате бележки в Outlook 2019

Много хора използват лепящи бележки, за да си напомнят за части от информация: всичко от пароли за уебсайтове до запомнящи се цитати. Outlook 2019 включва бележки, които са електронен еквивалент на тези лепкави бележки. Можете да съхранявате всичко, което искате в бележка, но те се използват най-добре за малки битове данни, като кодове за потвърждение на резервация или идентификационни номера за членство. Можете да оставите бележка отворена (стига да е отворен Outlook), така че да ви се напомня всеки път, когато я видите, или можете да затворите бележката, така че да не ви пречи.

За да създадете бележка, изпълнете следните стъпки:

Покажете секцията Бележки на Outlook.

За да направите това, щракнете върху иконата Още (...) в долния ляв ъгъл на прозореца и в менюто, което се показва, щракнете върху Бележки.

Изберете Начало → Нова бележка или натиснете Ctrl+N.

Появява се нова празна бележка.

Вижте тези други клавишни комбинации за Outlook 2019 .

В новата празна бележка, която се показва, въведете каквото искате.

Първите няколко думи от първия ред ще се появят като заглавие на икона, така че се опитайте да бъдете описателни там. Освен ако, разбира се, не се опитвате да прикриете информация, като парола; тогава може да искате някакъв подвеждащ текст като първи ред. Един умен потребител пази паролите си в бележка, озаглавена „Семейни рождени дни“, мислейки, че някой, който подслушва, за да открадне паролите й, няма да се интересува от семейните рождени дни и ще го подмине.

Затворете бележката, като щракнете върху бутона X в горния десен ъгъл. Записва се автоматично.

Ето няколко удобни съвета за бележки за Outlook:

• За да отворите отново бележка: Щракнете двукратно върху нея. Той остава отворен, докато не го затворите или докато не излезете от Outlook.
• За да преместите бележка: Плъзнете я през заглавната лента (цветната лента в горната й част), като я поставите навсякъде на екрана, дори извън границите на прозореца на Outlook. Остава там, докато не затворите Outlook.
• За да редактирате бележка: Отворете я и редактирайте.
• За да промените размера на бележката: Щракнете върху и плъзнете долния й десен ъгъл.
• За да изтриете бележка: Изберете я и направете едно от следните: Изберете Начало → Изтриване, натиснете клавиша Delete на клавиатурата или щракнете с десния бутон върху бележката и изберете Изтрий от менюто, което се отваря.

Точно както при изтрит контакт, изтритата бележка се премества в папката „Изтрити елементи“.

За да извлечете изтрита бележка, отворете секцията Поща на Outlook , покажете съдържанието на папката „Изтрити елементи“, намерете бележката и я плъзнете до иконата „Бележки“ в долния ляв ъгъл на прозореца. Можете също да щракнете с десния бутон върху него, да изберете Преместване в папка и след това да посочите къде искате да го преместите.

Как да категоризирате вашите бележки в Outlook

Тъй като бележката е толкова многофункционален елемент, може да ви е полезно да създадете категории, за да разграничите един тип бележка от друг.

Като зададете цвят на бележка, можете да посочите какъв тип информация съдържа. Например, можете да изберете да направите финансовите бележки зелени и семейните бележки сини.

За да присвоите цветова категория на бележка

Щракнете с десния бутон върху бележката и изберете Категоризиране. Появява се меню с избор на цвят.

Щракнете върху желания цвят.

Ако вашият основен/подразбиращ се имейл акаунт е от типа IMAP, няма да можете да използвате категории. Ако не виждате Категоризиране в менюто с десен бутон, ето защо.

Ако сте използвали тази категория преди, вече сте готови. Иконата и фонът на бележката превръщат този цвят. Въпреки това, когато за първи път използвате определен цвят, се отваря диалоговият прозорец Преименуване на категория, така че можете да зададете име. Outlook не придава никакво специално значение към цвят; правиш това сам. Ако бъдете подканени, променете името в полето Име. След това щракнете върху OK.

Ако искате да преименувате категория, можете да го направите, като следвате тези стъпки:

Изберете Начало → Категории → Всички категории.

Отваря се диалоговият прозорец Цветови категории.

Щракнете върху желаната категория и щракнете върху Преименуване.

Името става редактируемо.

Въведете новото име и натиснете Enter.

Забележете в изображението по-горе, че можете също да създавате и изтривате категории и да променяте цвета, присвоен на категория. (Това може да е полезно, например, ако искате да промените цвета, използван за представяне на определена категория, но не искате да загубите информацията за категорията, която вече е присвоена на съществуващи бележки.) Можете да имате до 25 категории.

Една бележка може да има множество категории, присвоени към нея. Всяка категория е превключвател за включване/изключване за всяка бележка. Иконата на бележка показва само цвета за последно присвоената й категория, но тя все още запазва и другата си категоризация. За да премахнете категория от бележка, изберете бележката, щракнете върху Начало → Категоризиране и щракнете върху категорията, за да изключите тази бележка.

Категориите се споделят и от функциите Календар и Задачи в Outlook. Докато създавате категории, помислете как бихте искали да категоризирате срещи и събития.