Как да стартирате съветника за отчети в Access 2013

В прозореца на вашата база данни щракнете върху раздела Създаване на лентата и след това щракнете върху бутона Съветник за отчети. (Намира се точно там в секцията „Отчети“ на раздела.)

Появява се диалоговият прозорец на съветника за отчети, който изброява всички полета в активната таблица. Ще намерите също падащ списък, от който можете да избирате други таблици и заявки, както и две колони с избрани и налични полета, които използвате, за да определите кои полета от избраната(ите) таблица(и) ще бъдат използвани във вашия отчет.

Използвайте падащия списък Таблици/Заявки, за да изберете таблицата, с която искате да започнете.

Полетата от избраната от вас таблица се появяват в полето Налични полета.

Добавете полета към отчета си, като щракнете двукратно върху тях в полето Налични полета.

С двукратно щракване добавяте полетата към полето Избрани полета и те стават част от отчета. Можете също да щракнете върху поле веднъж и след това върху бутона със символ >.

Добавете полета към отчета си, като щракнете двукратно върху тях в полето Налични полета.

С двукратно щракване добавяте полетата към полето Избрани полета и те стават част от отчета. Можете също да щракнете върху поле веднъж и след това върху бутона със символ >.

Повторете стъпки 2 и 3 за всяка таблица и/или заявка в базата данни, която искате да включите в отчета. Щракнете върху Напред, за да преминете към следващата страница на съветника за отчети; след това отново щракнете върху Напред.

Ако в даден момент искате да добавите всички полета в дадена таблица или заявка, просто щракнете върху бутона >>, за да добавите всички налични полета към списъка с избрани полета.

Щракването върху Напред два пъти заобикаля проблемите с групирането, които за прост отчет често са ненужни.

Изберете ред на сортиране за вашия отчет – обикновено сортирането по полето, което хората ще използват, за да търсят информация в отчета. Щракнете върху Напред.

Например, ако отчетът ви документира списък със служители, фамилното име може да е добър избор. Отчет за продажбите на продукти би бил полезен в поръчката за номер на продукта или име на продукта. Можете да сортирате по повече от едно поле, като изберете до четири полета, по които да сортирате, и възходящо или низходящо за реда на сортиране във всяко поле.

Показват се опциите за обиколка за оформление и ориентация.

Изберете оформление и ориентация от двата набора радио бутони и щракнете върху Напред.

Опциите за оформление (таблично или колонно) са прости — или искате да видите отчета си като списък (табличен) или в секции (колона), в който всеки запис се появява в отделен раздел. Justified е подобен на табличния, но групира полетата в нещо като подредена смесица.

Решенията за ориентация (портретна или пейзажна) обикновено са по-лесни, ако си представите отчета в главата си – има ли повече полета, отколкото ще се поберат на лист хартия с ширина 8,5 инча? Ако е така, изберете Пейзаж, за да си осигурите 11 инча хартия (или 10 инча, за да позволите възможно най-малко поле), през които ще се показват вашите полета.

Изберете оформление и ориентация от двата набора радио бутони и щракнете върху Напред.

Опциите за оформление (таблично или колонно) са прости — или искате да видите отчета си като списък (табличен) или в секции (колона), в който всеки запис се появява в отделен раздел. Justified е подобен на табличния, но групира полетата в нещо като подредена смесица.

Решенията за ориентация (портретна или пейзажна) обикновено са по-лесни, ако си представите отчета в главата си – има ли повече полета, отколкото ще се поберат на лист хартия с ширина 8,5 инча? Ако е така, изберете Пейзаж, за да си осигурите 11 инча хартия (или 10 инча, за да позволите възможно най-малко поле), през които ще се показват вашите полета.

Щракнете върху Напред.

Име по подразбиране за вашия отчет сега се появява в тази следваща стъпка в съветника.

Дайте име на доклада си.

Въведете име в дългото поле в горната част на диалоговия прозорец. В този момент вие също трябва да решите как да завършите нещата — с визуализация на отчета или като прескочите направо в изглед за проектиране, за да направите повече промени във външния вид и съдържанието на вашия отчет. Засега изберете Визуализация на отчета, което е по подразбиране.

Когато щракнете върху Готово, отчетът се появява в прозорец за преглед, в който момент можете да го отпечатате или да го запазите за бъдеща употреба. (Натиснете Ctrl+S или щракнете върху бутона Запиши и дайте на отчета име, когато бъдете подканени, за да се погрижите за запазването на бизнеса.)

След като сте го запазили — или ако нямате нужда да го запазвате или да продължите да го преглеждате — можете да го затворите, като щракнете с десния бутон върху раздела на отчета и изберете Затвори от изскачащото меню. Ако направите допълнителни промени и не сте избрали да запазите, ще бъдете попитани дали искате да затворите без запазване.