Как да станете пълни с ресурси в Project 2013

След като създадете и организирате задачите във вашия проект, следващата стъпка обикновено е да създадете неговите ресурси. Преди да създадете ресурси в Project 2013 волю-неволю обаче, трябва да разберете как те влияят на вашия проект.

Разбиране на ресурси

На първо място, ресурсът е актив, който помага за осъществяване на проект, независимо дали активът е човек, част от оборудване, материал или доставка. Един от аспектите на ефективната работа с ресурси е да управлявате работния процес на всеки ресурс, който има ограничено време на разположение за вашия проект. Когато създавате ресурси, посочвате тяхната наличност по часове в деня или дните от седмицата.

Например, един човек може да е на разположение 50 процента от времето или 20 часа в стандартната 40-часова работна седмица, докато друг може да е на разположение на пълен работен ден (40 часа). Когато присвоите тези видове ресурси на вашия проект, можете да използвате различни изгледи, отчети и инструменти, за да видите дали някой ресурс е пренатоварен в даден момент по време на проекта.

Можете също да видите дали хората седят наоколо и въртят палци, когато може да са на разположение за помощ при друга задача. Можете дори да отчетете ресурси, които работят по множество проекти във вашата организация, и да гарантирате, че те се използват ефективно.

Друг аспект на ефективната работа с ресурси е разбирането как броят на ресурсите, които възлагате за работа по дадена задача, влияе върху продължителността на тази задача. С други думи, ако имате определено количество работа за извършване, но малко хора да свършат тази работа, една типична задача отнема повече време, отколкото ако има множество хора.

Типът на задачата определя дали продължителността на задачата се променя въз основа на броя на ресурсите, присвоени й.

И накрая, ресурсите добавят разходи към проекта. За да отчетете разходите във вашия проект – като човек, който работи много часове върху задача, компютри, които трябва да закупите, или услуги, които изискват такси – трябва да създадете ресурси и да ги зададете на една или повече задачи.

Видове ресурси: работа, материал и цена

За целите на планирането на ресурсите, Project разпознава само тези три типа ресурси:

• Работа: Това лице, като програмист или водопроводчик, може да бъде преназначено, но не и изчерпано. Работните ресурси се разпределят на задачите за изпълнение на работата.

• Материал: Материалът има единична цена и не изразходва работни часове, но може да бъде изчерпан. Примери за материални разходи са стомана, дърво и книги.

• Цена: Използването на разходен ресурс ви дава гъвкавостта да посочите приложимите разходи, като например пътуване или доставка, всеки път, когато използвате ресурса.

Решаването кой тип ресурс да се използва при добавяне на външен доставчик или ресурс на оборудване към проекта може да бъде трудно. Ако искате да избегнете добавянето на часове работа към проекта, когато този ресурс се използва, не настройвайте ресурса като работен ресурс. Вместо това използвайте разходен ресурс или подход с фиксирани разходи.

Как ресурсите влияят на времето на задачите

Съгласно настройките по подразбиране на Project 2013, графикът, управляван от усилия, е изключен както за ръчно, така и за автоматично планирани задачи. Така че без значение колко работни ресурси сте задали, продължителността на задачата остава същата и Project натрупва повече часове работа за задачата, за да отрази повече усилия.

Въпреки това, в някои случаи на тип задача с фиксирана единица или фиксирана работа, добавянето или премахването на ресурси, присвоени на задачата, трябва да окаже влияние върху времето, необходимо за изпълнение на задачата. По същество старата максима „Две глави са по-добри от една“ може да бъде променена на „Две глави са по-бързи от една“.

Да предположим, че един човек е назначен на задачата Dig Ditch, която изисква четири часа усилия. Двама души, натоварени със задачата Dig Ditch, ще свършат работата за два часа, тъй като всеки ресурс работи по два часа едновременно, което постига четири часа усилия за половината от времето.

За да накарате планирането на задача да работи по този начин, първо трябва да промените задачата на автоматично планирана задача, като използвате бутона Автоматичен график в групата График в раздела Задача. След това трябва да включите планиране, управлявано от усилия, като щракнете двукратно върху задачата, щракнете върху раздела Advance в диалоговия прозорец Информация за задачата, изберете квадратчето за отметка Усилие и след това щракнете върху бутона OK.

Назначаването на допълнителни хора за задачи не винаги съкращава пропорционално работното време, въпреки че Project го изчислява по този начин. Когато имате повече хора, имате и повече срещи, бележки, дублирани усилия и конфликти, например. Ако добавите повече ресурси към дадена задача, помислете и за увеличаване на усилията, необходими за изпълнение на тази задача, за да отчетете неизбежната неефективност на работната група.

Как да изчислим нуждите от ресурси

Обикновено знаете колко материални ресурси са необходими за изпълнение на задача: В повечето случаи можете да използвате стандартна формула, за да изчислите броя на паундовете, тоновете, ярдите или друго количество. Но как да разберете колко усилия трябва да вложат вашите работни ресурси, за да изпълнят задачите в проекта?

Включете определено количество допълнителни материални ресурси, ако смятате, че ще ви трябват за преработка или скрап.

Както при много аспекти на информацията, която поставяте в плана на проекта, определянето на нивото на усилия зависи до голяма степен от вашия собствен опит с подобни задачи и ресурси. Все пак запомнете тези предупреждения:

• Умението се брои. По-малко квалифициран или по-малко опитен ресурс вероятно ще отнеме повече време, за да завърши дадена задача. Експериментирайте — увеличете продължителността с 20 процента за по-малко квалифициран ресурс, например, или я намалете с 20 процента за по-квалифициран ресурс.

• Историята се повтаря. Вижте вече изпълнените проекти и задачи. Ако сте проследили времето на хората, вероятно можете да видите колко усилия са били необходими, за да завършите различни видове задачи по други проекти и да направите паралели с вашия проект. Тази техника за оценка на продължителността на усилията е подобна на аналогичната оценка.

• Искайте и ще получите. Помолете самите ресурси да преценят колко време смятат, че ще отнеме дадена задача. В крайна сметка хората, които вършат работата, трябва да знаят най-добре колко време отнема.

Оставете резервно време в проекта, за да отчетете непредвидени обстоятелства, като например ресурсите да са по-малко квалифицирани, отколкото сте планирали. За да гарантират спазването на крайъгълните дати, много хора добавят задача, наречена Резерв за непредвидени обстоятелства, към своите графици непосредствено преди крайната доставка или края на фаза.