Как да споделяте ресурси на Microsoft Project

Много организации, използващи Microsoft Project 2019, управляват много проекти едновременно. Понякога проектът е единственият проект от този тип в една компания, като например организиране на преместване на офис. Други проекти, като проект за проектиране на сграда в архитектурно бюро, се случват едновременно с няколко други подобни проекти и черпят от много от същите ресурси, като архитекти и чертожници.

Когато една организация участва в проекти от подобен характер по едно и също време, черпенето от централизиран пул от ресурси може да й спести време, защото не е необходимо да създава ресурси, които вече съществуват. Проследяването на ресурси в проекти също може да бъде полезно.

Можете да използвате друга спестяваща време функция на проекта, за да изтеглите съществуващи ресурси от фирмена адресна книга или от собствената си адресна книга в Outlook.

Как да създадете файлове за споделяне

Както отделните ресурси, така и общите ресурси могат да бъдат създадени в празен проект като пул от ресурси и записани на достъпно място във вашата фирмена мрежа. Тогава всеки ръководител на проекти може да назначи тези ресурси на собствените си проекти. След това тези проекти се наричат споделени файловезащото споделят ресурси от ресурсния пул. Например, ако имате група от хора за поддръжка, които всеки във вашата производствена компания назначава на проекти, създайте проектен файл с име Resource Pools и въведете всички ресурси за споделяне в изглед на Resource Sheet. Или създайте файла на ресурсния пул с име CEO и оставете всеки, който управлява проекти, които изискват участието на главния изпълнителен директор, и го назначете от това централно място. След това използвайте инструментите за споделяне на ресурси в Project, за да присвоите тези ресурси на задачи в рамките на вашия план.

Когато някой използва присвояване на ресурси от файл за споделяне, тази информация също се записва във файла на пула от ресурси. Тогава всеки може да използва този файл, за да разгледа разпределението на ресурсите във всички проекти в организацията.

Как да извлечете от пулове от ресурси за управление на проекти

Ако използвате Project във вашата компания, може да имате пул от ресурси, централизирано хранилище на общи ресурси, което позволява на мениджърите на проекти да присвояват тези ресурси към различните си проекти. С помощта на пул от ресурси можете да си съставите по-реалистична представа за това колко натоварени са ресурсите във всички проекти по всяко време.

Не бъркайте пуловете от ресурси с корпоративните ресурси, които изискват да настроите Project Professional, Project Server и Microsoft Office Project Web App. Пулът от ресурси е просто файл на проект, който съдържа само списък с ресурси в изглед на лист с ресурси и се записва на споделено мрежово устройство за вашата работна група или на сървъра на вашата компания. Всеки, който има достъп до файла на пула от ресурси, може да присвои ресурсите, които съдържа, към проекти. Пулът от ресурси спестява на всеки проблем да се налага многократно да създава тези ресурси в своите индивидуални проекти.

За достъп до ресурс, който е достъпен за цялата ви организация, следвайте тази процедура:

Отворете файла на пула от ресурси и след това отворете файла, който ще бъде файлът за споделяне.

Работейки във файла за споделяне, изберете Ресурс → Пул от ресурси → Споделяне на ресурси.
Появява се диалоговият прозорец Споделяне на ресурси.

Посочете ресурсите за проекта.
Ако искате да посочите, че проектът ще използва само собствените си ресурси (настройката по подразбиране), изберете опцията Използване на собствени ресурси. Ако искате да споделяте ресурси, изберете опцията Използване на ресурси и след това изберете проект от списъка От.

Посочете какво трябва да прави Project, когато съществува конфликтна настройка на ресурса, като например календара на базата за ресурси.
Ако настройката на вашия проект ще има предимство, изберете опцията Sharer Takes Precedence. Ако искате настройката на пула да управлява, изберете Пулът има предимство.

Щракнете върху бутона OK, за да завършите процеса.
Всички ресурси в посочения пул от ресурси се добавят към списъка с ресурси на вашия собствен проект, готови за присвояване на задачи.

След като добавите споделен ресурс към вашия проект, можете да актуализирате информацията за споделените ресурси, в случай че лицето, което поддържа тези споделени ресурси, е направило промяна, като например увеличаване на скоростта на ресурса на час. За да направите това, изберете Ресурс → Споделяне на ресурси → Обнови пул за ресурси.

Ако комбинирате отделни проекти в един главен проект по всяко време, Project ви позволява да имате дублирани ресурси. Ако свържете комбинираните проекти и след това изтриете дублиран ресурс в главния проект, той се изтрива и в подпроекта. По-добра практика е всички отделни проекти да споделят ресурси от пул от ресурси, така че да не съществуват дублиращи се ресурси, когато създавате главния файл на проекта.

Извличането на ресурси от пулове от ресурси ви спестява време, защото не е нужно да създавате повторно тези ресурси. Въпреки това, може да се чудите дали трябва да проследявате времето на вашия ресурс във файла на пула от ресурси, за да видите дали ресурсът е претоварен. Повечето проекти в реалния свят използват ресурси, които не са предназначени само за един проект. Новите потребители на Project често са объркани, защото почти всеки човек, който работи по техните проекти, прекарва време в друга работа, от обща комуникация с колеги и клиенти до усилия, инвестирани в други проекти. Трябва ли тези начинаещи да изграждат пулове от ресурси, за да отчитат времето, споделено между няколко проекта едновременно?

Най-общо казано, опитите да проследите всяка минута от деня на всеки ресурс, за да видите дали ресурсите работят на 100 процента или 50 процента върху задачите ви, или се споделят между множество проекти, представлява хаос. Задайте си този въпрос: Когато този ресурс работи върху задача във вашия проект, ще постави ли целия си фокус върху тази задача в този момент? Ако е така, може да не се налага да се заблуждавате с проследяването на споделени ресурси в много проекти. Особено при по-кратки задачи, устояването на желанието да микроуправлявате усилията на вашите ресурси извън вашия собствен проект обикновено работи добре. Ако, от друга страна, имате ресурси, работещи само половината време или рутинно разделяне на времето между два проекта, помислете за използването на споделени инструменти за ресурси, за да следите тези ресурси в проектите.

Как да импортирате ресурси от Outlook

Project ви позволява да си спестите времето, прекарано за въвеждане на информация за ресурси, като ви позволява да изтегляте ресурси от Outlook.

За да изтеглите ресурси от Outlook, трябва да го посочите като програма за електронна поща по подразбиране: Отворете Outlook и когато бъдете попитани дали искате това да бъде вашата програма по подразбиране, кажете да.

Когато вмъкнете един или повече ресурси на Outlook във вашия проект, те се добавят към вашия списък с проекти, като се използват името на ресурса и имейл адреса, както съществуват в адресната книга на Outlook. Инициалът с първа буква по подразбиране и типът на работа също са предварително зададени. След това можете да добавите към ресурса всякакви подробности, които харесвате.

За да вмъкнете ресурси от адресната си книга на Outlook, покажете изглед на лист с ресурси и изпълнете следните стъпки:

Отидете в раздела Ресурси на лентата. В групата Вмъкване щракнете върху Добавяне на ресурси и след това щракнете върху Адресна книга.
Появява се диалоговият прозорец Избор на ресурси.

Щракнете върху името на ресурс в списъка Име.

Щракнете върху Добавяне, за да поставите избраното име в списъка с ресурси.

Повторете стъпки 2 и 3, за да добавите към вашия проект всички имена на ресурси, които искате да импортирате.

Когато приключите, щракнете върху бутона OK.

Имената вече се появяват в списъка с ресурси на проекта, готови да ги присвоите към задачи.

За повече информация относно управлението на вашите ресурси на Microsoft Project вижте Как да управлявате ресурси в Microsoft Project 2019 .