Как да споделяте ресурси в Project 2013

Когато една организация участва в проекти от подобен характер по едно и също време, черпенето от централизиран пул от ресурси може да им спести време, защото не е нужно да създават ресурси, които вече съществуват. Проследяването на ресурси в проекти също може да бъде полезно.

Много организации управляват много проекти едновременно. Понякога проектът е единственият проект от този тип в една компания, като например организиране на преместване на офис. Други, като проект за проектиране на сграда в архитектурно бюро, се случват едновременно с няколко други подобни проекта и черпят от много от същите ресурси, като архитекти и чертожници.

Можете да използвате друга спестяваща време функция на Project 2013, за да изтеглите съществуващи ресурси от фирмена адресна книга или от собствената си адресна книга в Outlook.

Обезмасляване от ресурсни пулове

Ако използвате Project 2013 във вашата компания, може да имате пул от ресурси, централизирано хранилище на общи ресурси, което позволява на мениджърите на проекти да присвояват тези ресурси към различните си проекти. С помощта на пул от ресурси можете да си съставите по-реалистична представа за това колко натоварени са ресурсите във всички проекти по всяко време.

Не бъркайте пуловете от ресурси с корпоративните ресурси, които изискват да настроите Project Professional, Project Server и уеб приложение на Microsoft Office Project. Пулът от ресурси е просто файл на проект, който съдържа само списък с ресурси в изглед на лист с ресурси и се записва на споделено мрежово устройство за вашата работна група или на сървъра на вашата компания.

Всеки, който има достъп до файла на пула от ресурси, може да присвои ресурсите, които съдържа, към проекти. Пулът от ресурси спестява на всички проблемите да трябва многократно да създават тези ресурси в своите индивидуални проекти.

Ако комбинирате отделни проекти в един главен проект по всяко време, Project 2013 ви позволява да имате дублирани ресурси. Ако свържете комбинираните проекти и след това изтриете дублиран ресурс в главния проект, той също се изтрива в подпроекта.

По-добра практика е всички отделни проекти да споделят ресурси от ресурсен пул, така че да не съществуват дублирани ресурси, когато създавате главния файл на проекта.

Импортирайте ресурси от Outlook

Project ви позволява да си спестите времето, прекарано за въвеждане на информация за ресурси, като ви позволява да изтегляте ресурси от Outlook.

За да изтеглите ресурси от Outlook, трябва да го посочите като програма за електронна поща по подразбиране: Отворете Outlook и когато бъдете попитани дали искате да бъде вашата програма по подразбиране, кажете да.

Когато вмъкнете един или повече ресурси на Outlook във вашия проект, те се добавят към вашия списък с проекти, като се използват името на ресурса и имейл адреса, както съществуват в адресната книга на Outlook. Инициалът с първа буква по подразбиране и типът на работа също са предварително зададени. След това можете да добавите към ресурса всякакви подробности, които харесвате.

За да вмъкнете ресурси от адресната си книга на Outlook, покажете изглед на лист с ресурси и изпълнете следните стъпки:

Изберете Ресурс→ Добавяне на ресурси→ Адресна книга.

Появява се диалоговият прозорец Избор на ресурси.

Щракнете върху името на ресурс в списъка Име.

Щракнете върху Добавяне, за да поставите избраното име в списъка с ресурси.

Повторете стъпки 2 и 3, за да добавите към вашия проект всички имена на ресурси, които искате да импортирате.

Когато приключите, щракнете върху бутона OK.

Имената вече се появяват в списъка с ресурси на проекта, готови да ги присвоите към задачи.