Как да споделяте работни книги на Excel 2019, запазени във вашия OneDrive

За да споделите работни книги на Excel 2019 от вашия OneDrive, изпълнете следните стъпки:

Отворете файла с работна книга, който искате да споделите в Excel 2019, и след това щракнете върху бутона Споделяне в най-дясната част на реда с лентата. Ако все още не сте запазили работната книга във вашия OneDrive, се появява диалогов прозорец за споделяне, който ви подканва да качите файла на работната книга в OneDrive. След като щракнете върху бутона OneDrive и файлът бъде качен в облака, диалоговият прозорец Споделяне се променя в диалогов прозорец Изпращане на връзка (подобен на показания на фигурата), където посочвате хората, с които да споделите файла.

Започнете да въвеждате името или имейл адреса на първия човек, с когото искате да споделите работната книга в текстовото поле с точката на вмъкване. Когато Excel намери съвпадение с името на човека във вашата адресна книга на Outlook или потвърди въведения от вас имейл адрес, щракнете върху бутона под това текстово поле, за да добавите този получател.

(По избор) Щракнете върху падащото меню Всеки с тази връзка може да редактира, за да отворите диалоговия прозорец Настройки на връзката, където можете да промените хората, за които връзката работи, да откажете права за редактиране на тези, с които споделяте файла, и/или да зададете дата на изтичане, след която връзката вече не работи, преди да щракнете върху бутона Приложи.

По подразбиране Excel 2019 създава връзка за споделяне, която позволява на всеки, който има достъп до файла на работната книга, онлайн достъп до файла, дори когато не е влязъл в Office 365 или OneDrive.

• За да ограничите достъпа само до колеги във вашата компания, които са влезли в Office 365, щракнете върху опцията Хора в < организация > (където организация е името на вашата компания, както в People in Mind Over Media, името на моята компания).
• За да ограничите споделянето на файлове само до онези, на които сте предоставили предварително достъп до файла с работната книга или папката му на вашия сайт на SharePoint, щракнете върху опцията Хора със съществуващ достъп.
• За да създадете връзка за споделяне, която само определени хора могат да използват, щракнете върху опцията Конкретни хора, преди да щракнете върху бутона Прилагане.

След това в диалоговия прозорец Изпращане на връзка щракнете върху многоточината (...) вдясно от заглавието на Изпращане на връзка и щракнете върху Управление на достъпа в падащото меню, за да отворите диалоговия прозорец Разрешения, където избирате имената на хората, с които да споделите файла на работната книга, преди да щракнете върху бутона със стрелка назад, за да се върнете към диалоговия прозорец Изпращане на връзка.

По подразбиране Excel позволява на хората, с които споделяте работните си книги, да правят промени за редактиране на работната книга, които автоматично се записват във вашия OneDrive. Ако искате да ограничите получателите си да преглеждат данните, без да могат да правят промени, не забравяйте да щракнете върху квадратчето за отметка Разрешаване на редактиране, за да премахнете отметката му, преди да щракнете върху Прилагане.

Ако искате да зададете дата на изтичане, след която връзката за споделяне вече не работи, щракнете върху бутона Задаване на дата на изтичане, за да отворите изскачащия календар, където избирате дата на изтичане, като щракнете върху него в календара. След като изберете датата на изтичане, щракнете някъде в диалоговия прозорец, за да затворите изскачащия календар и въведете датата в диалоговия прозорец Настройки на връзката.

5. (По избор) Щракнете върху текстовото поле Добавяне на съобщение и въведете всяко лично съобщение, което искате да включите като част от имейла с общата покана за споделяне на файла.

По подразбиране Excel създава обща покана.

6. След като добавите всички получатели, с които искате да споделите файла с работната книга по този начин, щракнете върху бутона Изпращане в екрана Изпращане на връзка.

Веднага след като щракнете върху този бутон Споделяне, Excel изпраща по имейл поканата за споделяне на работната книга на всеки от получателите.

Всички хора, с които споделяте работна книга, получават имейл съобщение, съдържащо хипервръзка към работната книга във вашия OneDrive. Когато последват тази връзка (и влязат в сайта, ако това е необходимо), копие на работната книга се отваря на нова страница в уеб браузъра им по подразбиране с помощта на уеб приложението Excel Online. Ако сте дали на потребителя разрешение да редактира файла, уеб приложението съдържа бутон за падащо меню Редактиране на работна книга.

Когато колегите, с които сте споделили работната книга, щракнат върху този бутон в Excel Online, те имат избор между избор на опцията Редактиране в Excel или Редактиране в Excel Online от падащото меню. Когато потребителят избере Редактиране в Excel, работната книга се изтегля и отваря в неговата версия на Excel. Когато потребителят избере Редактиране в Excel Online, браузърът отваря работната книга в нова версия на Excel Online, съдържаща раздели Начало, Вмъкване, Данни, Преглед и Преглед, всеки с по-ограничен набор от опции за команди от Excel 2019, който можете да използвате при извършване на всички необходими промени и които автоматично се записват в работната книга на OneDrive, когато затворите Excel Online.

Докато споделяте работна книга с опцията по подразбиране Всеки може да редактира, всички промени, направени от хората, с които сте споделили работната книга, се запазват автоматично от функцията за автоматично запазване. Ако случайно имате отворена работната книга в Excel 2019 на вашия компютър с показан същия работен лист, промените в редактирането им автоматично се появяват във вашия работен лист (в най-близко до реално време, колкото осигурява скоростта на вашия интернет достъп). По същия начин всички промени за редактиране, които правите в работната книга в Excel 2019, се актуализират автоматично в техните работни книги в Excel Online. Microsoft нарича този процес съавторство.

Ако в работния ви лист се появи съмнителна промяна при редактиране при съавторство с колега, добавете коментар към клетката, съдържаща въпросната редакция (Преглед–>Нов коментар), който съобщава вашите резерви относно направената от тях промяна. След това се появява малък балон над клетката, където сте направили коментара в работния лист на потребителя в Excel Online. Когато колегата щракне върху този балон, Excel Online показва текста на вашия коментар, поставяйки под съмнение редакцията им в панела със задачи за коментари. След това те могат да отговорят на вашите резервации, като напишат своето обяснение за промяната в същия коментар в този прозорец със задачи и след това го актуализират в работната ви книга, като щракнат върху бутона Публикуване или могат просто да продължат напред и да направят всички необходими актуализации, отразяващи вашите резервации директно в работния лист в Excel Online.