Как да сортирате списъци с данни в едно поле в Excel 2013

Всеки списък с данни, който съставите в Excel 2013, ще има някакъв предпочитан ред за поддържане на записите. Можете да сортирате по едно или няколко полета. В зависимост от списъка може да искате да видите записите по азбучен ред по фамилно име.

В случай на таблица с клиентски данни, може да искате да видите записите, подредени по азбучен ред по име на компанията. В случай на списък с данни за служителите, предпочитаната поръчка е в цифров ред по идентификационния номер, присвоен на всеки служител, когато той или тя е нает.

Когато първоначално въвеждате записи за нов списък с данни, без съмнение ги въвеждате или в предпочитания ред, или в реда, в който извличате техните записи. Скоро ще разберете, че нямате възможност да добавяте следващи записи в предпочитания ред. Всеки път, когато добавяте нов запис, Excel прикрепя този запис в дъното на базата данни, като добавя нов ред.

Да предположим, че първоначално въвеждате всички записи в списъка с клиентски данни по азбучен ред по компания и след това добавяте записа за нов клиент: Pammy's Pasta Palace . Excel поставя новия запис в долната част на цевта - на последния ред точно след Zastrow and Sons - вместо да го вмъкне в правилната му позиция, което е някъде след Acme Pet Supplies.

Това не е единственият проблем, който можете да имате с оригиналния ред на запис. Дори ако записите в списъка с данни остават стабилни, предпочитаният ред просто представлява реда, който използвате през повечето време. Ами онези моменти, когато трябва да видите записите в друг, специален ред?

Например, ако обикновено работите със списък с клиентски данни в цифров ред по номер на случай, може вместо това да се наложи да видите записите по азбучен ред по фамилното име на клиента, за да намерите бързо клиент и да потърсите неговия или нейния баланс, дължим в принтирам.

Когато използвате записи за генериране на етикети за пощенски съобщения за масово изпращане, искате записите в пощенски код. Когато генерирате отчет за представителите на вашия акаунт, показващ кои клиенти са на чиято територия, имате нужда от записите по азбучен ред по държави и може би дори по град.

За да може Excel правилно да сортира записите в списък с данни, трябва да посочите стойностите на кое поле определя новия ред на записите. (Такива полета са технически известни като ключове за сортиране на езика на ентусиаста на базата данни.) Освен това трябва да посочите какъв тип поръчка искате да създадете, използвайки информацията в тези полета. Изберете от две възможни поръчки:

• Възходящ ред: Текстовите записи са поставени в азбучен ред от A до Z, стойностите са поставени в числов ред от най-малкия към най-големия, а датите са поставени в ред от най-старите към най-новите.

• Низходящ ред: Това е обратен на азбучния ред от Z до A, числовият ред от най-големия към най-малкия и датите от най-новия към най-стария.

Когато трябва да сортирате списъка с данни само в едно конкретно поле (като полето на записа, фамилията или фирмата), просто щракнете върху бутона AutoFilter на това поле и след това щракнете върху подходящата опция за сортиране в падащия му списък:

• Сортиране от А до Я или Сортиране от Я до А в текстово поле

• Сортиране от най-малко към най-голямо или Сортиране от най-голямо към най-малко в числово поле

• Сортирайте от най-старите до най-новите или Сортирайте от най-новите до най-старите в поле за дата

След това Excel пренарежда всички записи в списъка с данни в съответствие с новия възходящ или низходящ ред в избраното поле. Ако установите, че сте сортирали списъка по погрешка, просто щракнете върху бутона Отмяна в лентата с инструменти за бърз достъп или натиснете Ctrl+Z веднага, за да върнете списъка в неговия ред, преди да изберете една от тези опции за сортиране.

Excel показва кога поле е било използвано за сортиране на списъка с данни чрез добавяне на стрелка нагоре или надолу към неговия бутон за автоматично филтриране. Стрелка, сочеща нагоре, показва, че е използван възходящият ред на сортиране, а стрелка, сочеща надолу, показва, че е използван низходящият ред.