Как да сортирате данни в Access 2016

Много малко бази данни на Access са организирани в хубави, удобни азбучни списъци. Вие не въвеждате своите записи по азбучен ред; въвеждате ги по реда, в който идват при вас. И така, какво правите, когато имате нужда от списък с продукти в ред с номера на продукта или списък с адреси в пощенски код в момента?

Сортиране по едно поле

Решението се крие в командите за сортиране, които са невероятно лесни за използване. Командите за сортиране са в раздела Начало на лентата, в секцията Сортиране и филтриране. Двата бутона (възходящ и низходящ) вършат работата доста добре:

• Възходящо сортиране сортира вашите записи отгоре надолу:

  • Записите, които започват с A, са в началото, а записите, които започват с Z, са в края.

  • Ако полето ви съдържа числови данни (независимо дали са истински числа или полета за кратък текст, съхраняващи пощенски кодове, или полета за валута, съхраняващи цени), сортирането по възходящ начин ги подрежда от най-ниското число до най-високото.

• Сортиране по низходящо сортиране на вашите записи отдолу нагоре:

  • Записите, които започват с Z, са в горната част, а записите, които започват с A, са в долната част на списъка.

  • Ако полето ви съдържа числови данни, низходящо сортиране подрежда записите от най-голямото число към най-ниското.

Ако след сортиране във възходящ или низходящ ред искате да върнете нещата така, както са били – в реда, точно преди да щракнете върху някой от тези бутони – щракнете върху бутона Премахване на сортиране, разположен точно под бутоните Възходящ и Низходящ в Сортиране и Група филтри.

Сортиране по повече от едно поле

Ами ако искате да сортирате по множество полета – например по пощенски код, а след това в рамките на това сортиране искате всички хора с един и същ пощенски код да се показват в ред на фамилното име? Или може би искате да сортирате всичките си клиенти по поле Статус и след това във всяка група клиенти, която създава, да сортирате по текущ баланс? Ще трябва да използвате следните стъпки, за да вложите един сорт в друг.

Можете да сортирате по повече от една колона наведнъж, както следва:

Щракнете върху заглавието на първата колона, по която да сортирате.

Цялата колона е подчертана.

Задръжте натиснат клавиша Shift и щракнете върху заглавието на последната колона, по която да сортирате.

Всички колони от първата до последната са маркирани.

Изберете или сортиране възходящо или низходящо сортиране.

Сортирането винаги се извършва отляво надясно.

С други думи, не можете да сортирате по съдържанието на четвъртата колона и в нея по съдържанието на третата колона.

Сортирането има своя особеност при работа с числа в текстово поле. Когато сортирате поле, което има числа, смесени с интервали и букви (като улични адреси), Access класира числата, сякаш са букви, а не цифри. Това поведение означава, че Access поставя (да речем) „1065 W. Orange Street“ преди „129 Mulberry Street“. (Благодарение на особения начин, по който вашият компютър сортира информацията, 0 на втората позиция от 1065 идва преди 2 на втората позиция от 129.)