Повечето промени в документа се правят последователно: Вие пишете нещо, записвате и след това някой друг работи върху документа. Ако този хаос не ви е достатъчен, Word ви позволява да каните хора да редактират документ, докато работите върху него. Тази функция за сътрудничество се нарича споделяне, вероятно защото не е било налично по-добро име или Microsoft е била притисната от време.
За да накарате споделянето на документи да работи, запазете документа си в облака или в интернет хранилището. По-конкретно, документът трябва да бъде запазен в хранилището на Microsoft OneDrive.
Как да споделите документ на Microsoft Word
След като запазите документ в онлайн хранилище на OneDrive, изпълнете следните стъпки, за да направите документа достъпен за съвместна работа:
Щракнете върху бутона Споделяне.
Бутонът Споделяне се намира над лентата, близо до горната дясна част на прозореца на документа. При успех се появява панелът за споделяне. При неуспех виждате подкана с молба да запишете документа в OneDrive.
Въведете имейл адрес, за да поканите сътрудник.
Ако използвате Outlook като адресна книга на вашия компютър, щракнете върху иконата Адресна книга вдясно от полето Покани хора, за да добавите автоматично хора.
Изберете дали сътрудниците могат да редактират.
Изберете Can View от менюто и хората, които поканите, могат да прочетат документа. Изберете Може да редактира и те могат да правят промени.
Въведете съобщение в полето Включване на съобщение.
Щракнете върху бутона Споделяне.
Поканите са изпратени.
В крайна сметка получателите получават поканата по имейл. За достъп до споделения документ те щракват върху връзката в имейл адреса. Програмата им за уеб браузър се отваря и показва документа. Ако искат да редактират документа, те щракват върху връзката Редактиране в браузъра. В този момент техният уеб браузър показва документа, както се появява в Word, в комплект с персонализирана версия на лентата. Хак далеч.
Как да проверите актуализациите в Microsoft Word
За да определите дали някой е редактирал вашия споделен документ, отворете споделения документ и щракнете върху бутона Споделяне, намиращ се близо до горния десен ъгъл на прозореца на документа. Екранът за споделяне изброява всички сътрудници и дали в момента редактират. Сътрудниците, които в момента редактират, показват иконите на аватар вляво от иконата Споделяне в горната част на прозореца на документа. Ако те активно редактират, виждате цветно кодиран указател за вмъкване да се появява във вашия документ, показващ къде работи сътрудникът.
Ако сътрудниците са променили документа, запазете вашето копие, за да видите актуализации: Щракнете върху иконата Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп или натиснете Ctrl+S. Всяко променено съдържание се появява в документа с цветно наслагване, подобно на това как се показват знаците за ревизия.
За да проверите дали предстоят актуализации, щракнете върху раздела Файл и на екрана Информация потърсете и щракнете върху бутона, озаглавен Налични актуализации на документи.