Как да разработим план за управление на комуникациите на Microsoft Project

Когато планирате проект в Microsoft Project 2019, помислете каква информация вие (или всяка друга заинтересована страна) трябва да проследявате, кой разполага с информацията, как ще бъде доставена и колко често трябва да се актуализира. Често тази информация се съхранява в отделен документ, известен като план за управление на комуникациите. Следващата таблица показва прост пример.

План за управление на комуникациите

Планът за управление на комуникациите може да бъде сложен - или толкова прост като таблица на Word или електронна таблица в Excel. Въведете името или позицията на всяка заинтересована страна в най-лявата колона и след това в горната част въведете необходимата информация, нейния метод и честота на доставка.

Това не е ракетна наука, но все пак трябва да определите предварително коя информация може да искате да проследите, кога може да я искате и под каква форма. Може да искате да разгледате Как да избегнете общите клопки при управлението на проекти .

Стъпка 1 от вашия план за управление на комуникациите на проекта: събиране на данни

Първата стъпка в проследяването на напредъка по даден проект е да се събере информация за това какво се случва. Колкото по-лесно е да се отчита напредъка на даден проект, толкова по-добре, защото хората ще го направят . Колкото по-рутинно можете да направите отчитането – например всеки петък, в конкретен формуляр, предаван на едно и също лице – толкова по-лесно е да събирате данни.

След това можете да въведете тази информация в Project по няколко начина: Използвайте различни изгледи и таблици, за да въведете информация в листове с данни, въведете информация в диалоговия прозорец Информация за задачата или използвайте инструментите за проследяване в групата График на раздела Задача на лентата .

Количеството данни, които събирате, се определя от информацията, която трябва да проследявате, и нивото на детайлност. Например, някои хора използват Project само за създаване на времева линия за своите дейности. Други използват ресурси и проследяват общата си работа по задачите, просто не до нивото на детайлност, което разглежда внимателно извършената почасова работа. За някои хора просто маркирането на една задача на 50 процента завършена и друга на 100 процента завършена - и оставянето на Project да приеме, че всички ресурси са завършили очакваното количество работа - е добре.

Стъпка 2 от вашия план за управление на комуникациите на проекта: приложете метод за проследяване

Трябва да определите най-добрия метод за проследяване за вас, който се определя от количеството и вида информация, която трябва да наблюдавате. Microsoft предоставя четири метода за проследяване в Project 2019:

• Задача – общо
• Задача – поетапно
• Задание – общо
• Задание – поетапно

Можете да започнете да разбирате тези методи, като сравните проследяването на задачите и проследяването на заданията. Можете да проследявате информация по задача, указвайки към настоящия момент (или избрана от вас дата на състояние) общата завършена работа или разходите за задачата. Или можете да проследявате информация по задание, което е по-подробно проследяване, което ви показва общата извършена работа или разходите за всеки ресурс.

Да предположим, че задачата за тестване на електрически компоненти се очаква да отнеме 12 часа работа, според базовата линия на проекта. Инженер, електротехник и асистент - три човешки ресурса - са назначени на 100 процента от времето си. Проследяване по задача – общо, можете просто да отбележите, че задачата е изпълнена на 75 процента, което се изразява в девет часа завършена работа.

Проектът предполага, че трите ресурса разделят работата поравно - по три часа за всеки ресурс. В действителност обаче инженерът прекара един час, електротехникът – шест, а помощникът – два. Следователно фазираната във времето променлива влиза в картината. Поетапното проследяване на времето използва специфични увеличения на времето, независимо дали изберете да проследявате работа по задача или работа, завършена от отделни ресурси по задачата.

Така че, в задачата Тестване на електрически компоненти, можете да използвате задачата – поетапен подход във времето , за да проследявате деветте часа на дневна база. Или можете да използвате подхода за възлагане – поетапен във времето , за да проследявате работата на всеки ресурс, почасово или ежедневно.

Ако проектът или организацията не изискват подробно възлагане или поетапно проследяване, по-добре е да използвате метода на задачата – тотално. Тогава можете да отделите по-малко време за въвеждане на информация в проекта и повече време за управление на екипа и заинтересованите страни.

Стъпка 3 от вашия план за управление на комуникациите на проекта: използвайте инструментите за проследяване

Понякога изглежда, че Project предоставя удобен бутон за всичко, което трябва да правите по даден проект, така че защо проследяването трябва да е различно? Инструментите за проследяване в горната част на групата График в раздела Задача извършват актуализации на избрани задачи във всеки изглед на лист. Фигурата показва инструментите за проследяване. Петте вляво са бутоните за процента на завършеност, а бутонът вдясно ви позволява да маркирате задачи за проследяване или актуализиране.

Бутоните за проследяване.

Тези инструменти правят конкретни актуализации на избрани задачи:

• Процент завършен: Щракнете върху този инструмент, за да маркирате бързо напредъка на задачата, като използвате грубо изчисление на процента на извършената работа на стъпки от 25 процента.
• Маркиране при проследяване: Избирането на задача и щракването върху този инструмент записва дейността автоматично до датата на състоянието, както сте я насрочили в базовата линия.
• Актуализиране на задачи: За да покажете диалогов прозорец, който съдържа информация за проследяване за напредъка, продължителността, началните и крайните дати, намерете този инструмент в менюто, което се отваря, когато щракнете върху стрелката надолу върху бутона Маркиране при проследяване. Например, можете да посочите дали действителната начална дата на дадена задача се различава от текущата й начална дата. Следващата фигура показва диалоговия прозорец Актуализация на задачи.

Диалоговият прозорец Актуализиране на задачи.

Можете да използвате още няколко инструмента, намиращи се другаде в Project, за да проследите и илюстрирате напредъка:

• Актуализиране на проекта: Маркирайте всички задачи в проекта като завършени до конкретна дата на състоянието. Можете също да използвате този инструмент, за да разсрочите незавършена работа.
• Преместване на задача: Пренасрочете цялата или част от избрана задача. Можете да използвате този инструмент, намиращ се в групата Задачи в раздела Задача на лентата, за да преместите задача напред или назад или да пренасрочите части от нея до датата на състоянието.
• Добавяне на линия за напредък: Включете тип инструмент за рисуване. В раздела Формат, в групата Формат щракнете върху Линии на мрежата. Щракнете върху стрелката надолу и изберете Линии за напредък. Появява се диалогов прозорец, за да можете на определени дати да настроите линии за напредък: Те показват кои задачи изпреварват или изостават от графика чрез вертикална линия, която свързва текущите задачи.

За всичко има изглед на Microsoft Project

Може би вече знаете, че Project има изглед за всичко, което искате да направите. Например, можете да използвате изглед на лист със задачи и изглед за използване на задачи, за да актуализирате лесно информация за задача или ресурс. Налични са толкова много вариации, че може да повярвате, че Microsoft таксува от изгледа.

Таблица със задачи—Изглед на таблица за проследяване.

Използване на задачата — изглед на таблицата за проследяване.

Използване на задачите — изглед на таблицата за използване.

Когато проследявам с помощта на изгледа на Task Sheet, вмъквам колона, която показва процента на завършеност. За да вмъкнете колоната, просто щракнете с десния бутон върху главата на колона и щракнете върху Вмъкване на колона, след което щракнете върху % Завършено.

В зависимост от метода на проследяване се нуждаете от различни изгледи, които служат за различни цели. Следващата таблица определя най-добрия изглед, който да се използва за всеки метод на проследяване.

Проследяване на изгледи

Когато намерите подходящия изглед с правилните показани колони, въвеждането на информация за проследяване е толкова просто, колкото въвеждането на брой часове, сума в долари за фиксирани разходи или начална или крайна дата в съответната колона за задачата, която актуализирате.