Как да разработим план за управление на комуникациите в Project 2013

Когато планирате проект в Project 2013, помислете каква информация вие (или всяка друга заинтересована страна) трябва да проследявате. Често тази информация се съхранява в отделен документ, известен като план за управление на комуникациите.

Планът за управление на комуникациите може да бъде сложен - или толкова прост като таблица на Word или електронна таблица в Excel. Въведете името или позицията на всяка заинтересована страна в най-лявата колона и след това в горната част въведете необходимата информация, нейния метод и честота на доставка.

Това не е ракетна наука, но все пак трябва да определите предварително коя информация може да искате да проследите, кога може да я искате и под каква форма.

Първата стъпка в проследяването на напредъка по даден проект е да се събере информация за това какво се случва. Колкото по-лесно е да се отчита напредъка на даден проект, толкова по-добре, защото хората ще го направят . Колкото по-рутинно можете да направите отчитането – например всеки петък, в конкретен формуляр, превърнат в едно и също лице – толкова по-лесно е да събирате данни.

След това можете да въведете тази информация в Project 2013 по няколко начина: Използвайте различни изгледи и таблици, за да въведете информация в листове с данни, въведете информация в диалоговия прозорец Информация за задачата или използвайте инструментите за проследяване в групата График на раздела Задача на Лента.

Количеството данни, които събирате, се определя от информацията, която трябва да проследявате, и нивото на детайлност. Например, някои хора използват Project 2013 само за създаване на времева линия за своите дейности. Други използват ресурси и проследяват общата си работа по задачите, просто не до нивото на детайлност, което разглежда внимателно извършената почасова работа.

Трябва да определите най-добрия метод за проследяване за вас, който се определя от количеството и вида информация, която трябва да наблюдавате. Microsoft предоставя четири метода за проследяване в Project 2013:

• Задача – общо

• Задача – поетапно

• Задание – общо

• Задание – поетапно

Можете да започнете да разбирате тези методи, като сравните проследяването на задачите и проследяването на заданията. Можете да проследявате информация, като t ask , указвайки към настоящия час (или избрана от вас дата на състояние) общата завършена работа или разходите за задачата. Или можете да следите информация от един ssignment, което е по-подробно проследяване, който ви показва завършена общата работа или разходи от всеки ресурс.

Проект 2013 предполага, че ресурсите ще разделят работата по равно. Следователно фазираната във времето променлива влиза в картината. Поетапното проследяване на времето използва специфични увеличения на времето, независимо дали изберете да проследявате работа по задача или работа, завършена от отделни ресурси по задачата.

Ако проектът или организацията не изискват подробно възлагане или поетапно проследяване, по-добре е да използвате метода на задачата – тотално . Тогава можете да отделите по-малко време за въвеждане на информация в Project 2013 и повече време за управление на екипа и заинтересованите страни.