Как да работите с екранни инструменти в Access 2019

Когато отворите база данни на Microsoft Access — било то съществуваща или такава, която току-що започвате от празна база данни или шаблон — работното пространство се променя, предлагайки лентата и нейните раздели, показани тук (Начало, Създаване, Външни данни и База данни Инструменти). Тези раздели не трябва да се бъркат с контекстно-чувствителните раздели, които се появяват, когато се създават или редактират различни обекти на база данни (таблици, формуляри, заявки или отчети, които съставляват вашата база данни).

Основните раздели на лентата се появяват, когато отворите база данни.

Когато разделите на лентата се появят за първи път, много от техните бутони са затъмнени — защото не стават достъпни, докато не направите нещо, което гарантира използването им. Например, ако не сте отворили никакви таблици, формуляри, отчети или заявки във вашата отворена база данни, инструментите за редактиране или форматиране на вашата база данни ще се покажат в разделите, но те ще бъдат затъмнени, което показва, че са недостъпен. Инструментите за създаване на нови компоненти са налични в раздела Създаване, но всичко, което работи със съществуващи данни, ще бъде затъмнено.

След като отворите таблица, отчет, заявка или формуляр, инструментите за този обект стават достъпни. Показването на формуляр в изглед на оформление, например, добавя групата раздели Инструменти за оформление на формуляри към основния набор от пет раздела, както е показано.

Бутоните, свързани с това, което е отворено и активно във вашата база данни, са налични, когато имате нужда от тях.

Щракване върху раздели в Access 2019

За да преминете от един раздел на лентата към друг, просто щракнете върху името на раздела. Лесно е да видите кой раздел е отворен в момента — както е показано тук, разделът Създаване се откроява от всички останали раздели и можете да видите всичките му бутони. Когато поставите курсора на мишката върху друг раздел, този раздел също осветява, но не виждате бутоните му, докато не щракнете върху раздела.

Можете лесно да различите активния раздел (Създаване) от неактивния.

След като сте създали обект — да речем таблица, като щракнете върху Таблица в раздела Създаване — се показва разделът Начало и нов етикет (Инструменти за таблица) се появява над контекстно-чувствителните раздели Полета и Таблица. Виждаш ли? Access знае от какво се нуждаете въз основа на всичко, което току-що сте направили в приложението.

Използване на бутоните на Access 2019

Бутоните за достъп се предлагат в две разновидности:

• Бутони, които правят нещо при щракване: или отваряне на диалогов прозорец или съветник, или извършване на някаква промяна или задача във вашата отворена таблица, отчет, заявка или формуляр.
• Бутони, които представляват списъци или менюта с избор: Последното разнообразие се предлага в два собствени вкуса:

Бутоните за падащ списък са придружени от малък, насочен надолу триъгълник, който се появява отдясно на бутона. Когато щракнете върху триъгълника, се появява списък с опции, както е показано.

Щракнете върху триъгълника вдясно от бутона и направете избор.

• Някои бутони имат триъгълник, насочен надолу в долната част на бутона (както е показано тук). Щракнете върху долната половина на бутона (или върху триъгълника) и се появява меню.

Бутоните на менюто показват a — изненада! — меню при щракване.

Разделът Файл и инструменти за бърз достъп

Ако не сте използвали версия на Office преди 2007 г. (XP и предишна), ще бъдете облекчени да видите раздел Файл. Потребителите на Office 2007 загубиха тази позната дума в интерфейса на тази версия, заменена след това с бутон на Office, без утешителна дума File върху него. Думата Файл се завърна през 2010 г., обаче, показвайки изглед Backstage, за отваряне на файлове, запазване на файлове, стартиране на нови файлове, отпечатване и персонализиране на Access чрез командата Options. Разделът Файл остава в Access 2019 и е показан тук.

Жадувате за инструментите на менюто Файл? Щракнете върху раздела Файл, за да изберете от поредица от команди вляво.

Когато сте в база данни и щракнете върху раздела Файл, ще бъдете отведени до информационния дисплей, показващ информация за отворената база данни.

Къде е лентата с инструменти за бърз достъп? Показва се, докато сте в база данни, но изчезва, когато отидете в раздела Файл. Няма проблем; за да го видите отново, просто щракнете върху бутона Назад в панела Файл и ще се върнете към вашата база данни с лентата с инструменти за бърз достъп в най-горе вляво на работното пространство. Ако искате да персонализирате лентата с инструменти за бърз достъп, щракнете върху триъгълника в десния край на лентата с инструменти. Той предлага изскачащо меню с няколко възможности за избор, от списък с команди, които можете да добавите към лентата с инструменти (като ново, отваряне, имейл или бърз печат - тези, които вече се използват, имат отметка до тях) до команди които ви позволяват да персонализирате лентата с инструменти за бърз достъп и да показвате под лентата.

Достъп до панели, панели и контекстно-чувствителни инструменти

В зависимост от това какво се случва в работното пространство – тоест какво сте направили току-що, докато редактирате своята таблица, отчет, заявка или формуляр, или кой бутон сте щракнали в един от разделите на лентата – Access предлага подходящи инструменти на екрана и панели. Като пример за тази зависима от контекста функция, ако отворите таблица и щракнете върху бутона Отчет в раздела Създаване (вижте раздела Отчети на раздела Създаване), не само се появява отчет, но и получавате нови раздели — Дизайн (показано тук), подреждане, форматиране и настройка на страницата, под заглавието „Инструменти за оформление на отчети“.

Инструментите, свързани с отчитането, се появяват точно когато са необходими.

Докато работите с Access, ще усетите какво ще се появи, когато правите определени неща. Нещата се появяват и изчезват, докато работите, защото Access ви предлага точно това, от което се нуждаете за задачата, която изпълнявате, или функцията, която използвате.