Как да проектирате работна книга на Excel 2016

Не всички работни листове на Excel 2016 идват от шаблони. Много пъти трябва да създадете доста уникални електронни таблици, които не са предназначени да функционират като стандартни модели, от които се генерират определени типове работни книги. Всъщност повечето от електронните таблици, които създавате в Excel, може да са от този вид, особено ако вашият бизнес не разчита на използването на силно стандартизирани финансови отчети и формуляри.

Планиране на вашата работна книга

Когато създавате нова работна книга от нулата, трябва да започнете, като вземете предвид оформлението и дизайна на данните. Когато правите това умствено планиране, може да искате да си зададете някои от следните въпроси:

• Оформлението на електронната таблица изисква ли използването на таблици с данни (и със заглавия на колони и редове) или списъци (само със заглавия на колони)?

• Трябва ли тези таблици и списъци с данни да бъдат изложени на един работен лист или могат да бъдат поставени в една и съща относителна позиция на множество работни листа на работната книга (като страници от книга)?

• Таблиците с данни в електронната таблица използват ли същия тип формули?

• Някои от колоните в списъците с данни в електронната таблица получават ли входните си данни от изчисление на формула или получават своите данни от други списъци (наречени справочни таблици ) в работната книга?

• Дали някои от данните в електронната таблица ще бъдат изобразени на графики и тези диаграми ще се появят ли в един и същ работен лист (наричан като вградени диаграми ) или ще се появят на отделни работни листове в работната книга (наречени диаграмни листове )?

• Някои от данните в електронната таблица идват ли от работни листове в отделни файлове с работни книги?

• Колко често ще се актуализират или добавят данните в електронната таблица?

• Колко данни в крайна сметка ще побере електронната таблица?

• Ще се споделят ли данните в електронната таблица предимно в печатна или онлайн форма?

Всички тези въпроси са опит да ви накарат да помислите за основната цел и функция на новата електронна таблица, преди да започнете да я създавате, така че да можете да излезете с дизайн, който е едновременно икономичен и напълно функционален.

Икономика

Икономичността е важно съображение, защото когато отворите работна книга, всички нейни данни се зареждат в динамичната памет на вашия компютър (известна просто като памет ). Това може да не създава проблеми, ако устройството, на което използвате Excel 2016, е едно от най-новото поколение компютри с повече памет, отколкото можете да си представите да използвате наведнъж, но може да създаде голям проблем, ако използвате Excel на малък таблет с Windows с минимум памет или смартфон с ограничена памет или споделете файла с работната книга с някой, чийто компютър не е толкова добре оборудван. Освен това, в зависимост от това колко данни натъпквате в работната книга, може дори да видите, че Excel пълзи и обхожда, колкото повече работите с него.

За да помогнете да се предпазите от този проблем, уверете се, че не допълвате таблиците с данни и списъците в работната си книга с допълнителни празни клетки с „спейсър“. Дръжте таблиците възможно най-близо една до друга на един и същ работен лист (с не повече от една празна колона или ред като разделител, който можете да коригирате, за да направите толкова широки или високи, колкото искате) или — ако дизайнът позволява — ги запазете в същия регион на последователни работни листове.

Функционалност

Наред с икономичността, трябва да обърнете внимание и на функционалността на електронната таблица. Това означава, че трябва да позволите бъдещ растеж, когато избирате разположението на неговите таблици с данни, списъци и диаграми. Това е особено важно в случай на списъци с данни, тъй като те имат тенденция да стават все по-дълги, докато продължавате да добавяте данни, което изисква все повече и повече редове от същите няколко колони в работния лист. Това означава, че обикновено трябва да разглеждате всички редове на колоните, използвани в списък с данни, като „изключени граници“. Всъщност винаги позиционирайте диаграмите и другите поддържащи таблици вдясно от списъка, а не някъде под последния използван ред. По този начин можете да продължите да добавяте данни към списъка си, без да се налага да спирате и първо да премествате някой несвързан елемент от пътя.

Тази пространствена загриженост не е същата при поставянето на таблица с данни, която ще сумира стойностите както надолу по редовете, така и в таблицата с колони - например таблица за продажби, която сумира вашите месечни продажби по артикул с формули, които изчисляват месечните суми в последния ред на таблицата и формулите, които изчисляват общите стойности на артикулите в последната колона. В тази таблица не се притеснявате, че трябва да премествате други елементи, като например вградени диаграми или други поддържащи или несвързани таблици с данни, тъй като използвате способността на Excel да разширява редовете и колоните на таблицата отвътре.

Тъй като масата се разширява или свива, околните елементи се движат по отношение и с разширяването и свиването на таблицата. Правите този вид редактиране на таблицата, защото вмъкването на нови редове и колони в таблицата пред формулите гарантира, че те могат да бъдат включени в общите изчисления. По този начин редът и колоната с формули в таблицата с данни действат като граница, която се изплува с разширяването или свиването на нейните данни, но която държи всички други елементи на разстояние.

Финализиране на дизайна на вашата работна книга

След като повече или по-малко сте планирали къде отива всичко в новата ви електронна таблица, вие сте готови да започнете да създавате новите таблици и списъци. Ето няколко общи указания как да настроите нова таблица с данни, която включва прости сумиращи изчисления:

• Въведете заглавието на таблицата с данни в първата клетка, която образува левия и горния ръб на таблицата.

• Въведете реда със заглавия на колони в реда под тази клетка, като започнете от същата колона като клетката със заглавието на таблицата.

• Въведете заглавията на редовете надолу в първата колона на таблицата, като започнете от първия ред, който ще съдържа данни. (Това оставя празна клетка, където колоната със заглавия на редове пресича реда със заглавия на колони.)

• Създайте първата формула, която сумира колони от (все още празни) записи в клетки в последния ред на таблицата и след това копирайте тази формула във всички останали колони на таблицата.

• Създайте първата формула, която сумира редовете от (все още празни) записи в клетката в последната колона на таблицата и след това копирайте тази формула надолу по останалите редове на таблицата.

• Форматирайте клетките, за да задържат стойностите на таблицата и след това ги въведете в клетките им или въведете стойностите, които ще бъдат изчислени, и след това форматирайте клетките им. (Това наистина е вашият избор.)

Когато настройвате нов списък с данни в нов работен лист, въведете името на списъка в първата клетка на таблицата и след това въведете реда със заглавия на колони в реда по-долу. След това въведете първия ред с данни под съответните заглавия на колони.

Отваряне на нови празни работни книги

Въпреки че можете да отворите нова работна книга от екрана на Excel в изгледа Backstage, когато за първи път стартирате програмата, която можете да използвате за създаване на нова електронна таблица от нулата, ще срещнете случаи, когато трябва да отворите своя собствена празна работна книга от работния лист самата зона. Например, ако стартирате Excel, като отворите съществуваща работна книга, която се нуждае от редактиране, и след това преминете към изграждане на нова електронна таблица, ще трябва да отворите празна работна книга (което можете да направите преди или след затваряне на работната книга, с която сте стартирали Excel ).

Най-лесният начин да отворите празна работна книга е да натиснете Ctrl+N. Excel отговаря чрез отваряне на нова работна книга, на която се дава общо име на книга със следващия неизползван номер (Книга2, ако сте отворили Excel с празна Книга1). Можете също да направите същото в изглед Backstage, като изберете Файл→Нов и след това щракнете върху миниатюрата на Празна работна книга.

Веднага след като отворите празна работна книга, Excel прави нейния прозорец активен. За да се върнете към друга работна книга, която сте отворили (което бихте направили, ако искате да копирате и поставите някои от нейните данни в един от празните работни листове), щракнете върху нейния бутон в лентата на задачите на Windows или натиснете Alt+Tab, докато иконата на файла е избран в диалоговия прозорец, който се появява в средата на екрана.

Ако някога отворите празна работна книга по погрешка, можете просто да я затворите веднага, като натиснете Ctrl+W, изберете File→Close или натиснете Alt+FC. След това Excel затваря прозореца на своя документ и автоматично ви връща към прозореца на работната книга, който първоначално е бил отворен в момента, в който погрешно сте отворили празната работна книга.