Как да проверите правописа в Excel 2013

Ще бъдете облекчени да разберете, че Excel 2013 има вградена проверка на правописа, която може да улови и премахне всички тези неудобни малки правописни грешки. Имайки това предвид, вече нямате извинение да публикувате работни листове с печатни грешки в заглавията или заглавията.

За да проверите правописа в работен лист, имате следните опции:

• Щракнете върху бутона за команда Правопис в раздела Преглед на лентата

• Натиснете Alt+RS

• Натиснете F7

Както и да го направите, Excel започва да проверява правописа на всички текстови записи в работния лист. Когато програмата срещне непозната дума, тя показва диалоговия прозорец за правопис.

Excel предлага замествания на неизвестната дума, показана в текстовото поле Не в речника, с вероятна замяна в списъчното поле Предложения на диалоговия прозорец Правопис. Ако тази замяна е неправилна, можете да превъртите през списъка с предложения и да щракнете върху правилната замяна. Използвайте опциите на диалоговия прозорец Правопис, както следва:

• Игнориране веднъж и Игнориране на всички: Когато проверката на правописа на Excel срещне дума, която неговият речник намира за подозрителна, но знаете, че е жизнеспособна, щракнете върху бутона Игнориране веднъж. Ако не искате инструментът за проверка на правописа да се притеснява да ви пита отново за тази дума, щракнете върху бутона Игнориране на всички.

• Добавяне към речника: Щракнете върху този бутон, за да добавите неизвестната (в Excel) дума — като вашето име — към персонализиран речник, така че Excel да не я маркира отново, когато проверите правописа в работния лист по-късно.

• Промяна: Щракнете върху този бутон, за да замените думата, посочена в текстовото поле Не в речника, с думата, която Excel предлага в списъчното поле Предложения.

• Промяна на всички: Щракнете върху този бутон, за да промените всички срещания на тази грешно изписана дума в работния лист на думата, която Excel показва в полето със списък с предложения.

• Автокоригиране: Щракнете върху този бутон, за да накара Excel автоматично да коригира тази правописна грешка с предложението, показано в списъчното поле Предложения (чрез добавяне на правописна грешка и предложение към диалоговия прозорец Автокоригиране).

• Език на речника: За да превключите към друг речник (като английски речник на Обединеното кралство или френски речник, когато проверявате френски термини в многоезичен работен лист), щракнете върху този бутон за падащо меню и след това изберете името на желания език в списъка.

• Бутон Опции, за да отворите раздела Проверка в диалоговия прозорец Опции на Excel, където можете да промените текущите настройки за проверка на правописа на Excel, като Игнориране на думи с главни букви, Игнориране на думи с числа и други подобни.

Обърнете внимание, че програмата за проверка на правописа в Excel не само маркира думи, които не са намерени във вградения или персонализиран речник, но също така маркира появата на двойни думи в запис в клетка (като общо общо ) и думи с необичайно изписване с главни букви (като Ню Йорк вместо Ню Йорк ).

По подразбиране инструментът за проверка на правописа игнорира всички думи с числа и всички интернет адреси. Ако искате да игнорира и всички думи с главни букви, щракнете върху бутона Опции в долната част на диалоговия прозорец Правопис и след това поставете отметка в квадратчето Игнориране на думи в ГОРИ, преди да щракнете върху OK.

Можете да проверите правописа само на определена група записи, като изберете клетките, преди да щракнете върху бутона за команда Правопис в раздела Преглед на лентата или натиснете F7.

Excel също има панел „Тезаурус“, който ви позволява да намерите синоними за етикета, въведен в клетката, която е текуща, когато отворите прозореца (или въвеждате в текстовото му поле). За да отворите екрана „Тезаурус“, изберете „Преглед→ Тезаурус“ в групата „Проверка“ в началото на раздела „Преглед“ на лентата или натиснете Shift+F7.

След това Excel отваря прозорец, показващ списък с всички синоними за етикета в текущата клетка или термина, въведен ръчно в текстовото му поле. За да видите повече синоними за определен термин в списъка, изберете го. За да замените етикета, въведен в текущата клетка с термин в списъка Тезаурус, изберете Вмъкване от падащото меню на термина.