Резервът за непредвидени обстоятелства е или време, или пари, които са включени в графика или бюджета за смекчаване на идентифицираните рискове. А риск е несигурно събитие или условие, че ако това се случи, се отразява на графика (или друга цел на проекта, като например разходи, ресурси или на изпълнението). Правилният начин за справяне с несигурността по даден проект е да се извърши задълбочен анализ на риска.
За тези рискове, които приемате, тъй като или избирате да не развивате реакция, или не можете допълнително да смекчите вероятността или въздействието им, можете да отделите резерв за непредвидени обстоятелства, за да се справите със събитието, когато и ако настъпи. Никакво предписано уравнение не може да определи подходящото количество резерв за заделяне; всеки проект е различен. Ето списък с фактори, които обикновено показват, че трябва да отделите повече резерв:
- Нова или недоказана технология
- Сложни проекти с множество интерфейси
- Проекти, които са непознати за вашата организация
- Ресурси, които не са запознати с вида работа, която трябва да бъде извършена
- Ограничен бюджет
- Бизнес критичен или високопрофилен проект
За да се осигури резерв за непредвидени обстоятелства в графика, задача без ресурси обикновено се добавя в края на всяка фаза на проекта или преди да се наложи да се изпълни основната доставка. Тази стратегия увеличава вероятността да изпълните крайния етап или фаза.
Фигурата показва как е добавена задача, наречена Непредвидени случаи при регистрация, за да се намали вероятността пропуск на която и да е задача в работните пакети за регистрация да забави етапа „Налична регистрация“. Ако всичко върви по план, тогава непредвидените средства няма да бъдат използвани. Въпреки това, ако има задачи, които трябва да бъдат преработени, или ако има проблеми с ресурс, или ако заинтересована страна не е на разположение за обратна връзка, има вграден резерв.
Добавяне на непредвидени неща в графика.
Заделете резерв за непредвидени обстоятелства както за графика, така и за бюджета.