Как да представите презентация на PowerPoint, когато не можете да бъдете там лично

PowerPoint 2019 не е просто мощен инструмент за представяне на презентации (въпреки че определено е така), той е и добър начин да разкажете на отдалечена аудитория. Как доставяте вашата PowerPoint презентация от отделно място? Нека преброим начините, по които можете да представите презентация, без да сте там лично:

• Представете вашата презентация под формата на разпечатка, отпечатана версия на презентацията с миниатюрни слайдове.
• Създайте самостоятелно работеща презентация.
• Създайте стартирана от потребителя презентация с бутони за действие, върху които другите могат да щракват, за да преминават от слайд на слайд.
• Покажете презентацията си в интернет.
• Опаковайте презентацията си на CD или DVD.
• Направете видео на вашата презентация.

Предоставяне на материали за вашата аудитория, които да вървят с вашата презентация на PowerPoint

Раздатките са миниатюрни версии на слайдове, които отпечатвате и разпространявате сред публиката. Изображението по-долу показва примери за разпечатки. Раздатките се предлагат в един, два, три, четири, шест или девет слайда на страница. Ако изберете три слайда на страница, материалът включва редове, върху които вашата аудитория може да си води бележки; другите размери не предлагат тези линии.

Примери за разпечатки (отляво надясно) на един, три, шест и девет слайда на страница.

За да кажете на PowerPoint как да съставя разпечатки, отидете в раздела Изглед и щракнете върху бутона Мастер на разпечатките. В изгледа Образец на разпечатки, в раздела Основен материал, можете да направите редица неща, за да направите вашите разпечатки по-полезни и привлекателни. Докато правите своя избор, следете примерната страница с разпечатки; показва какво означават вашите избори в реални условия.

• Ориентация на материала: Изберете Портрет или Пейзаж. В пейзажен режим страницата е обърната настрани и е по-дълга, отколкото е висока.
• Размер на слайда: Изберете стандартен или широкоекранен.
• Слайдове на страница: Отворете падащия списък и изберете колко слайда да се показват на всяка страница.
• Заглавие: Поставете отметка в квадратчето Заглавие и въведете заглавка в текстовата рамка, за да се появи заглавка в горния ляв ъгъл на всички страници с разпечатки. Кандидатите за заглавия включват вашето име, името на вашата компания и местоположението на конференция или семинар. Въпросът е да помогнете на публиката да идентифицира раздаването.
• Долен колонтитул: Поставете отметка в квадратчето Долен колонтитул и въведете долен колонтитул в текстовата рамка в долния ляв ъгъл на страниците с разпечатки. Кандидатите за долни колонтитули са същите като кандидатите за горни колонтитули.
• Дата: Поставете отметка в това квадратче, ако искате датата, на която отпечатате разпечатката, да се показва на страниците с разпечатки.
• Номер на страница: Поставете отметка в това квадратче, ако искате номерата на страниците да се показват на страниците с разпечатки.
• Фонови стилове: Отворете падащия списък Стилове на фона и изберете градиент или цвят, ако сте толкова склонни. Уверете се, че фонът не закрива миниатюрите на слайда и не натоварва вашия принтер твърде много.

За да отпечатате разпечатки от вашата презентация на PowerPoint, отидете в раздела Файл и изберете Печат (или натиснете Ctrl+P; вижте други клавишни комбинации на Office 2019 ). Виждате прозореца Печат. Под Настройки отворете втория падащ списък и под Раздатки изберете колко слайда на PowerPoint да отпечатате на всяка страница. След това щракнете върху бутона Печат.

Създаване на самостоятелно работеща презентация в стил павилион с помощта на PowerPoint 2019

Самостоятелна презентация в стил павилион е тази, която се изпълнява самостоятелно. Можете да го накарате да играе от павилион или просто да го изпратите на колеги, за да могат да го играят. В самостоятелно работеща презентация слайдовете се появяват на екрана един след друг, без вие или някой друг да трябва да премествате презентацията от слайд на слайд. Когато презентацията приключи, тя започва отначало от Слайд 1.

Указване на PowerPoint колко дълго да държи слайдовете на екрана

PowerPoint предлага два начина да посочите колко дълго искате всеки слайд да остане на екрана:

• Въведете сами периодите от време: Превключете към изглед за сортиране на слайдове и отидете на раздела Преходи. След това премахнете отметката от квадратчето При щракване с мишката и поставете отметка в квадратчето След, както е показано по-долу. След това кажете на PowerPoint да държи всички слайдове на екрана еднакво време или да изберете различен период от време за всеки слайд:
  • Всички слайдове по едно и също време: Въведете период от време в текстовото поле След и щракнете върху бутона Приложи към всички.
  • Всеки слайд различно време: Един по един изберете всеки слайд и въведете период от време в текстовото поле След.
• Репетиране на презентацията: Репетирайте презентацията и запазете времето. Не забравяйте да запазите времето на слайдовете, след като приключите с репетицията. В изгледа за сортиране на слайдове можете да видите колко дълго всеки слайд ще остане на екрана.

Въведете колко дълго искате всеки слайд или всички слайдове да останат на екрана.

Кажете на PowerPoint, че вашата презентация се изпълнява самостоятелно

Преди да можете да „самостоятелно стартирате“ презентация, трябва да кажете на PowerPoint, че искате той да направи това. Самостоятелните презентации нямат контролни бутони в долния ляв ъгъл. Не можете да щракнете върху екрана или да натиснете клавиш, за да се придвижите напред или назад към следващия или предишен слайд. Единственият контрол, който имате върху самостоятелно работеща презентация, е натискането на клавиша Esc (натискането на Esc прекратява презентацията).

Следвайте тези стъпки, за да направите своя PowerPoint самоизпълняваща се презентация в стил павилион:

Отидете в раздела Слайдшоу.

Щракнете върху бутона Настройка на слайдшоу.

Виждате диалоговия прозорец Настройка на слайдшоу.

Под Тип на показване изберете опцията Разгледан в павилион (цял екран).
Когато изберете тази опция, PowerPoint автоматично поставя отметка в квадратчето Loop Continuously до 'Esc'.

Щракнете върху OK.
Това е всичко.

Създаване на презентация на PowerPoint, управлявана от потребителя

А потребителското управляван или интерактивно представяне на PowerPoint е тази, която зрителят получава за контрол. Зрителят решава кой слайд да се появи следващия и колко дълго всеки слайд остава на екрана. Презентациите, управлявани от потребителя, са подобни на уебсайтовете. Потребителите могат да разглеждат от слайд на слайд със собствена скорост. Те могат да избират какво искат да разследват. Те могат да се връщат назад и да преглеждат слайдове, които са видели преди, или да се върнат към първия слайд и да започнат отначало.

Самостоятелно стартираните презентации на PowerPoint се показват в изглед за четене (щракнете върху бутона Изглед за четене в лентата на състоянието, за да видите как изглеждат самостоятелно стартираните презентации). В долната част на екрана се появява лента на задачите. От дясната страна на лентата на задачите зрителите могат да щракнат върху бутона Предишен или Следващ, за да преминат от слайд на слайд. Те могат също да щракнат върху бутона Меню, за да отворят изскачащо меню с команди за навигация в слайдове.

Друг начин да помогнете на читателите да преминават от слайд на слайд е да създадете бутони за действие. Един бутон за действие е бутон, който можете да кликнете, за да отиде в друг слайд във вашата презентация или предишния слайд ви гледа, каквото и да е пързалка. PowerPoint предоставя 12 бутона за действие в галерията Shapes.

Бутони за действие.

Рисуване на бутон за действие

След като нарисувате бутон за действие от галерията Shapes, се появява диалоговият прозорец Настройки за действие, за да можете да кажете на PowerPoint кой слайд да отиде при щракване върху бутона. Изберете слайда (или главния слайд), който се нуждае от действие и следвайте тези стъпки, за да го украсите с бутон за действие:

В раздела Начало или Вмъкване отворете галерията с форми и превъртете до категорията Бутони за действие в долната част.

Щракнете върху бутон за действие, за да го изберете.
Изберете бутона, който най-добре илюстрира кой слайд ще се появи при щракване върху бутона.

Начертайте бутона на слайда.
За да направите това, плъзнете показалеца по диагонал. (Що се отнася до рисуването им, бутоните за действие работят по същия начин като всички други форми и други обекти.) Диалоговият прозорец Настройки за действие се появява, след като приключите да рисувате бутона.

Отидете в раздела Mouse Over, ако искате потребителите да активират бутона, като преместват показалеца на мишката върху него, а не щракват върху него.

Изберете бутона за опция за хипервръзка към.

От падащия списък с хипервръзка към изберете действие за бутона.
Можете да отидете на следващия слайд, предишния слайд, първия или последния слайд в презентация, последния слайд, който сте прегледали, или конкретен слайд.

За да накарате щракването върху бутона за действие да отведе потребителите до конкретен слайд, изберете Слайд от списъка. Виждате диалоговия прозорец Хипервръзка към слайд, който изброява всеки слайд във вашата презентация. Изберете слайд и щракнете върху OK.

За да възпроизведете звук, когато бутонът ви за действие е активиран, поставете отметка в квадратчето Пусни звук и изберете звук от падащия списък.

Хипервръзките за „задържане на мишката“ изискват звуков съпровод, така че потребителите да разберат кога са активирали бутон за действие.

Щракнете върху OK в диалоговия прозорец Настройки за действия.

За да тествате бутона си, можете да щракнете с десния бутон върху него и да изберете Open Link.

За да промените действието на бутон, изберете го и след това щракнете върху бутона Действие в раздела Вмъкване или щракнете с десния бутон върху бутона за действие и изберете Редактиране на връзката. В диалоговия прозорец Настройки за действие изберете ново действие (или Няма) и щракнете върху OK.

Направете вашата презентация, управлявана от потребителя

Следвайте тези стъпки, за да декларирате вашата презентация, управлявана от потребителя:

Отидете в раздела Слайдшоу.

Щракнете върху бутона Настройка на слайдшоу.
Виждате диалоговия прозорец Setup Show.

Изберете бутона за опция Прегледан от отделен (прозорец).

Щракнете върху OK.

Презентацията ви вече не е съвсем ваша. Той също принадлежи на всички хора, които го гледат във ваше отсъствие.

Представяне на презентация на PowerPoint онлайн

Представянето онлайн означава да пуснете презентация на вашия компютър за други, които я гледат през интернет. Докато преминавате от слайд на слайд, членовете на публиката виждат слайдовете в своите уеб браузъри. Представянето онлайн е отличен начин да покажете презентация на други по време на конферентен разговор или на други, които нямат PowerPoint.

Представянето онлайн става възможно благодарение на услугата за презентации на Office, безплатна услуга за всеки, който има софтуер на Office и акаунт в Office 365 . Първият път, когато се опитате да покажете презентация онлайн, ще бъдете помолени да предоставите вашето потребителско име и парола за Office 365.

Услугата за презентация на Office създава временен уеб адрес, за да покажете вашата презентация. Преди да го покажете, изпращате на членовете на публиката връзка към този уеб адрес. Членовете на аудиторията от своя страна щракват върху връзката, за да отворят и гледат вашата презентация в своите уеб браузъри.

Преди да представите онлайн, уверете се, че знаете имейл адресите на хората, които ще гледат вашата презентация. Уверете се също, че те са достъпни, за да го видите. Онлайн презентациите се показват в реално време. След като затворите презентация, връзката към нея е прекъсната и публиката вече не може да я гледа в своите уеб браузъри.

Следвайте тези стъпки, за да покажете онлайн презентация на PowerPoint:

В раздела Слайдшоу щракнете върху бутона Представяне онлайн.
Появява се диалоговият прозорец Present Online.

Изберете Разрешаване на отдалечени зрители за изтегляне на презентацията, ако искате членовете на аудиторията да имат копие на презентацията, както и да я гледат.

Щракнете върху бутона Свързване.
Услугата за презентации на Office генерира URL връзка, която да изпратите до хората, които ще видят вашата презентация.

Други могат да щракнат върху URL връзката (отгоре), за да видят онлайн презентация в прозореца на браузъра (отдолу).

Изпратете връзката на вашата аудитория.

Можете да изпратите връзката с Outlook или друг имейл софтуер.

• Копирайте и изпратете връзката по имейл: Щракнете върху Копиране на връзката, за да копирате връзката в клипборда. След това във вашия имейл софтуер поставете връзката в поканите, които изпращате до членовете на аудиторията.
• Изпращане на връзката с Outlook: Щракнете върху връзката Изпращане по имейл. Появява се прозорец за съобщение на Outlook. Адрес и изпратете съобщението.

Уверете се, че членовете на аудиторията са получили поканата по имейл и са готови да гледат вашата презентация.

Щракнете върху бутона Стартиране на презентацията.

Членовете на аудиторията виждат презентацията в своите браузъри.

Дайте презентацията.
Използвайте същите техники за придвижване или отдръпване от слайд на слайд, както използвате във всяка презентация.

Когато презентацията приключи, попадате в раздела Present Online.

В раздела Представяне онлайн щракнете върху бутона Край на онлайн презентацията; щракнете върху Край на онлайн презентацията в диалоговия прозорец за потвърждение.
Вашата публика вижда това известие: „Презентацията приключи.“

Опаковане на вашата PowerPoint презентация на CD или DVD

Командата Package for CD копира презентация на CD или DVD, така че да можете да направите презентация на път или да я разпространите на други. Следвайте тези стъпки, за да копирате вашата презентация и PowerPoint Viewer на CD, DVD или папка:

Отворете презентацията, която искате да опаковате.

В раздела Файл изберете Експортиране.

Изберете Package Presentation for CD и щракнете върху бутона Package for CD.
Виждате диалоговия прозорец Пакет за CD.

Опаковане на компактдиск за разпространение на други.

Въведете име за CD, DVD или папка в текстовото поле Име на CD.

Името, което въведете, ще се появи като име на CD или DVD, ако го прегледате във File Explorer; ако копирате презентацията си в папка, въведеното от вас име ще бъде дадено на папката, която PowerPoint създава, когато създава пакетирания файл за презентация.

Създайте пакетираната презентация и я копирайте на CD, DVD или папка на вашия компютър.
Копирайте презентацията в папка, ако искате да изпратите презентацията по имейл.

• Копиране на CD или DVD: Щракнете върху бутона Copy to CD.
• Копиране в папка: Щракнете върху бутона Копиране в папка. В диалоговия прозорец Копиране в папка щракнете върху бутона Преглед и в диалоговия прозорец Избор на местоположение изберете папка за съхранение на папката, в която ще съхранявате пакетираната си презентация. След това щракнете върху бутона Избор и щракнете върху OK в диалоговия прозорец Копиране в папка.

Щракнете върху Да в полето за съобщение, което пита дали искате да включите свързано съдържание в презентацията.

Може да отнеме на PowerPoint няколко минути, за да събере файловете и да ги копира на CD, DVD или папка.

Ако копирате презентацията си на CD или DVD, PowerPoint пита дали искате да копирате същата презентация на друг CD или DVD. Или поставете нов CD или DVD и щракнете върху Да, или щракнете върху бутона Не.

Създаване на видеоклип за презентация на PowerPoint

Друг начин за разпространение на видео е да го запишете в MPEG-4 файл и да го разпространите на CD или DVD, да го разпространите по имейл или да го публикувате в Интернет. PowerPoint предлага команда за създаване на MPEG-4 версия на презентация. Всеки аспект на презентацията на PowerPoint, включително преходи, анимации, звук, самото видео и гласови разкази, се записва във видеоклипа за презентация.

Тук виждате MPEG-4 версия на презентация на PowerPoint, която се възпроизвежда в Windows Media Player.

Преглед на MPEG-4 версия на презентация на PowerPoint в Windows Media Player.

Преди да създадете видеоклип за презентация, помислете колко дълго искате всеки слайд да се показва на екрана. Можете да накарате всеки слайд да се показва за определен период от време или да накарате всички слайдове да се показват за същия период от време. За да решите сами колко дълго да се показва всеки слайд, превключете на изглед за сортиране на слайдове, отидете на раздела Преходи и за всеки слайд поставете отметка в квадратчето След и въведете измерване в текстовото поле След.

Следвайте тези стъпки, за да създадете MPEG-4 версия на презентация на PowerPoint:

В раздела Файл изберете Експортиране.

Изберете Създаване на видео.
Виждате прозореца Създаване на видео.

Отворете първия падащ списък и изберете разделителна способност на дисплея за вашето видео.

Open the second drop-down list and choose whether to use recorded timings and narrations.
Your choices are twofold. If you recorded a voice narration for your PowerPoint presentation, choose the second option if you want to preserve the voice narration in the video.

• Don’t Use Recorded Timings and Narrations: Each slide stays onscreen for the same amount of time. Enter a time period in the Seconds to Spend on Each Slide box to declare how long each slide stays onscreen.
• Use Recorded Timings and Narrations: Each slide stays onscreen for the time period listed on the Transition tab.

  Your presentation video plays. How do you like it? This is what your video will look and sound like after you save it as a video file.

Щракнете върху бутона Създаване на видео.
Отваря се диалоговият прозорец Запиши като.

Изберете папка за съхраняване на MPEG-4 файла, въведете име за файла и щракнете върху бутона Save.
Лентата на състоянието в долната част на екрана на PowerPoint показва напредъка на видеоклипа, докато се създава. Създаването на видеоклип може да отнеме няколко минути, в зависимост от това колко голяма е вашата PowerPoint презентация и колко фантастични вещи, като звук и анимация, съдържа.