Как да отстраните 10 проблема с Common Access 2019

Ето десет от най-често срещаните проблеми с Microsoft Access и техните решения. Не губете надежда, ако вашият проблем не е в този списък. Вероятно е, ако имате проблем, някой друг вече го е имал и е намерил решението. Ето защо Интернет е ценен ресурс.

Това просто не е нормално - нормализиране на празните таблици на Access

Едно от най-трудните неща за правене (но най-важното при изграждането на база данни) е правилното изграждане на структурите на таблиците. Този процес е известен като нормализиране. Правилно нормализираната база данни никога не трябва да има само една таблица, съдържаща излишна информация. Помислете за следната таблица:

Клиент	Адрес	град	състояние	Цип	Телефон
Джоунс	Главна улица 125	Джонстаун	Ню Джърси	08000	609-555-1244
Джоунс	Главна улица 125	Джонстаун	Ню Джърси	08000	609-555-7890
Смит	1542 Jones Hwy	Ларами	WY	82051	307-555-5412
Уилсън	78 Смит кръг	Джоунс	CA	90000	451-555-8645

Виждате ли излишната информация? Прав си. Това е името и адреса на клиента. Какво причинява излишъка? Отново точно! Това са двата телефонни номера на клиента Джоунс. Правилният начин да нормализирате тази таблица е да я разделите на две таблици – едната за име на клиента и информация за адреса, а втората за телефонни номера. Това би елиминирало необходимостта от повторение на втория запис на Джоунс в таблицата на клиентите.

Ако имате проблеми с нормализирането на празни таблици, попълнете всяка таблица с пет до десет записа. Преглеждането на таблиците с данни обикновено улеснява откриването на проблеми с нормализирането.

Ето как да започнете да нормализирате таблиците си:

Разгледайте всяка таблица, както е структурирана в момента.
Повтаряте ли ненужно някаква информация (както видяхте с адреса и името на клиента по-рано)?

Ако имате дублирана информация, определете защо я повтаряте (например множеството телефонни номера за един клиент).

Разбийте едната таблица на две таблици, за да премахнете излишъка.

Повторете стъпки от 1 до 3 за всяка таблица, докато се елиминира излишъкът.

Може да откриете, че разделянето на една таблица на две все още не елиминира всички излишъци в една таблица. В този случай продължете да разделяте таблиците, докато всички излишъци не изчезнат.

Въведете 73.725, но Access го променя на 74

Автоматичното закръгляване може да осуети живата дневна светлина от вас, но коригирането е лесно. По подразбиране Access задава всички числови полета да приемат дълги цели числа. Както може би си спомняте от гимназиалните си дни по математика, цяло число е отрицателно или положително цяло число. За да приемете десетичните знаци, променяте настройката за размера на полето, така че да приема десетични знаци. Ето как:

Отворете таблицата в изглед за проектиране и след това щракнете върху полето, което не съдейства.

В раздела Общи на областта Свойства в долната част на екрана щракнете върху полето Размер на полето.

Щракнете върху стрелката надолу в края на полето и след това изберете Единично, Двойно или Десетично от падащото меню, което се показва.

Запазете таблицата и вашият проблем с автоматичното закръгляване приключи.

За подробности относно разликата между единични, двойни и десетични размери на полето, натиснете клавиша F1, докато сте в полето за свойство Размер на полето. Екранът за помощ дава подробно описание на всеки размер на полето, числата, които ще съдържа, и количеството място, запазено за този размер. Access изисква интернет връзка, за да използва неговата помощна система.

Думите, които те се променят – проблеми с автоматичната корекция на достъпа

Понякога тези „полезни“ функции в Access могат да се превърнат в неудобство. Една такава функция се нарича AutoCorrect. Може да сте запознати с него от Microsoft Word, където често е страхотно нещо. Базите данни обаче често съдържат акроними, номера на части и други подобни. AutoCorrect може да има полеви ден с такива „думи“. Може дори да не го осъзнаете, докато въвеждате данните си.

Имате два избора да разрешите този проблем.

• Отменете ефектите на AutoCorrect, когато се появят. Натиснете Ctrl+Z веднага след като AutoCorrect е сбъркал въвеждането на вашите данни. Access връща данните към начина, по който сте ги въвели. За съжаление, за да работи това, всъщност трябва да забележите, че Access е променил това, което сте въвели.
• Изключете напълно автоматичната корекция. За да изключите AutoCorrect, изпълнете следните стъпки:

1. Щракнете върху раздела Файл в горния ляв ъгъл на екрана за достъп.

2. Щракнете върху бутона Опции в менюто в лявата част на екрана.

Появява се диалоговият прозорец Опции на Access.

3. Щракнете върху Проверка от списъка вляво.

Появяват се вашите избори за проверка.

4. Щракнете върху бутона AutoCorrect Options.

Появява се диалоговият прозорец AutoCorrect.

5. Премахнете отметката от някои или всички квадратчета в диалоговия прозорец Автокоригиране.

Можете да деактивирате някои или всички функции за автоматично коригиране, в зависимост от това какво прави автокоригирането, за да ви дразни в момента. Премахнете отметката от опцията Замяна на текста, докато пишете, ако вече не искате Access да „поправя“ вашите „правописни грешки“ вместо вас.

6. Щракнете върху OK два пъти, за да запазите промените си.

Вече можете да въведете вашия проблемен текст правилно, без намесата на AutoCorrect, и той да остане така, както сте го написали.

Имаше ли го и сега го няма – случайно изтриване на данни в Access

Може би сте чували това много през годините: „Базата данни изтри записа ми!“ Е, имам новини за вас: Базата данни не прави нищо, без ние, хората, да я командваме. И хората могат да направят няколко грешки:

• Случайно изтриване: Има няколко начина да изтриете случайно запис. Обикновено се натиска клавишна комбинация за Delete, като Ctrl+– (изтриване на запис) или Ctrl+X (изрязване).

Командата за отмяна (Ctrl+Z) няма да отмени изтриването на запис.

• Грешка в данните: Записът може да изглежда изтрит, ако някой по невнимание промени особено важна част от информацията. Например, да предположим, че въпросният запис съдържа дата на поръчка от 15.12.2019 г. и някой по невнимание променя датата на 15.12.2009 г. Датата на поръчката не е това, което се очаква, така че записът може да изглежда, че е изтрит.
• Ако грешка в данните кара записът да изглежда изтрит, има няколко възможни корекции, както е посочено в следващите раздели.

Отмяна

Не се паникьосвайте. Преди да направите нещо друго, натиснете Ctrl+Z. Това е командата Отмяна. Ако записът се върне, имате късмет. Отмяната отменя грешките при въвеждане на данни, които могат да доведат до това, че записът изглежда изтрит. Това обаче ще работи само ако отмените веднага след грешката при въвеждане на данни.

Потърсете липсващия запис

Ако опитате командата Отмяна и записът не се върне, все още има вероятност грешка при въвеждане на данни да го скрие, като го поставите там, където не очаквате да бъде. Отворете таблицата, съдържаща записа, и я потърсете по начин, различен от обикновено. Потърсете нещо необичайно в подобни записи. Ето няколко примера:

• Ако обикновено търсите поръчки по дата, търсете по клиент. Вижте дали поръчка, подобна на липсващата, съществува за този клиент и има необичайна дата (да речем същият месец и ден като липсващата поръчка, но с грешна година).
• Опитайте да разгледате всички поръчки на въпросната дата, за да видите дали клиентът на всяка поръчка изглежда е правилен. Възможно е клиентът да е променен по невнимание при липсващата поръчка.

Възстановяване на резервно копие

Ако не можете да намерите записа никъде, копирайте записа от резервно копие на файла на базата данни.

Това решение работи само ако сте архивирали вашата база данни, след като записът е добавен първоначално. Ако архивирате през нощта и записът е бил въведен през същия ден, когато е изчезнал, този запис няма да бъде във вашето резервно копие.

Изпълнявате заявка за Access, но резултатите са неочаквани

Писането на заявки е форма на изкуство. Дори експертите бъркат от време на време. Ето някои често срещани решения за неочаквани резултати от заявка:

• Проверете критериите за точност. Едно неправилно натискане на клавиш е всичко, което е необходимо, за да превърнете заявката си в грешка. Проверете критериите си за правописни или синтактични грешки — и след това изпълнете заявката отново.
• Опитайте свойството Unique Values. Виждали ли сте някога две копия на всеки запис в резултатите от заявката си, когато сте очаквали само един? Бързо решение често идва от използването на свойството Unique Values. Това свойство казва на Access вече да спре с удвояването и, ако резултатите от заявката съдържат група от точни дубликати, да върне само един ред от групата. Ето как да използвате това свойство:

1. Отворете проблемната заявка в изглед за проектиране.

Появява се разделът Дизайн на лентата.

2. Щракнете върху бутона Property Sheet от групата Show/Hide Ribbon на раздела.

Прозорецът Property Sheet се отваря вдясно от мрежата на заявката.

3. Щракнете в сивата зона между списъците с полета в горната половина на мрежата на заявката.

Листът със свойства вече трябва да показва свойствата на заявката. (Погледнете точно под заглавната лента на листа със свойства, за да потвърдите това.)

4. Щракнете върху реда Уникални стойности на листа със свойства.

В края на реда Уникални стойности се появява стрелка за падащ списък.

5. Изберете Да от падащия списък и стартирайте заявката.

Удвояването трябва да изчезне.

• Коригирайте логиката на избора. Жонглирането на куп връзки И и ИЛИ в заявка може бързо да обърка дори най-издръжливите дизайнери на бази данни.
• Поправете релациите в таблицата. Ако резултатите от заявката показват начин твърде много записи, и заявката използва два или повече маси, неуместни взаимоотношения (наричани също се присъединява) са вероятната причина.
• Проверете типовете отношения на таблицата. Ако вашата заявка включва две или повече таблици и получавате по-малко записи, отколкото сте очаквали, вероятната причина са неправилните връзки на таблици. Например, ако имате база данни за въвеждане на поръчки и стартирате заявка, изброяваща всички клиенти и техните поръчки, по подразбиране ще виждате само онези клиенти, които са направили поръчка. За да видите всички клиенти, независимо дали са направили поръчки, направете следното:

1. В изгледа за проектиране щракнете с десния бутон върху свързването (линията, свързваща двете таблици) и изберете Join Properties от менюто, което се показва.

2. Разгледайте предлаганите типове обединения и изберете този, който казва нещо от рода на „Включете ВСИЧКИ записи от „Клиенти“ и само онези записи от „Поръчки“, където обединените полета са равни“.

Действителният текст, който виждате, се различава в зависимост от имената на вашите таблици. За да запитате феновете, това се нарича външно присъединяване. Много яко.

3. Щракнете върху OK и стартирайте заявката.

Вече трябва да имате всички записи от таблицата Клиенти, независимо дали има съответни записи в таблицата Поръчки.

Ако заявката ви включва няколко критерия, някои изчислени полета и множество връзки, опитайте да разделите задачата на няколко по-малки стъпки, вместо да се опитвате да решите проблема наведнъж. Подходът стъпка по стъпка ви позволява да се съсредоточите върху всяко парче, едно по едно, като се уверите, че всяко работи перфектно, преди да преминете към следващото.

Ако вашата заявка все още не работи, независимо какво правите, помолете някой друг да погледне. Често съм работил с часове върху труден проблем със заявка, показвал съм го на някой друг и съм чувал тези магически думи: „Това е просто. Просто направи това.” И проблемът е решен. Получаването на нов чифт очи върху проблема често решава нещата бързо.

Страшният диалогов прозорец за параметри в Access

В даден момент, когато отваряте заявка, формуляр или отчет, ще видите диалогов прозорец за параметри, когато не искате да виждате диалогов прозорец за параметри. Хвърляш ли ръце във въздуха и проклинаш Вселената? Разбира се, че не! Всеки път, когато видите диалогов прозорец с параметри неочаквано (можете да ги зададете нарочно), това означава, че Access не може да намери поле, препращано от формуляра или отчета, или от заявката зад формуляра или отчета. Кажете, че проблемът е в доклада. За да отстраните неизправности, започнете със заявката зад отчета. Отворете тази заявка в изглед на лист с данни и вижте дали получавате параметъра. Ако го направите, какво поле иска? Това поле е полето, което Access не може да намери. Така че, превключете заявката към изглед за проектиране и намерете колоната с полето, което Access не може да намери. Проблемното поле обикновено е изчислено поле, което препраща към други полета. Правилно ли е изписано името на всяко поле и таблица? Ако не, коригирайте правописните грешки. Всяко поле в таблицата ли трябва да бъде? Например, ако вашата справка гласи Orders.LastName и полето LastName е в таблицата Customers, коригирайте грешката, като напишетеКлиенти.Фамилно име .

Ако заявката се изпълнява без параметър, значи проблемът е в отчета. Така че, отворете отчета в изглед за проектиране и проверете всяка контрола в отчета, която е свързана с поле. Ако Access не може да намери едно от полетата, които контролата трябва да показва, ще постави зелен триъгълник в горния ляв ъгъл на контролата. Проверете всеки един за зеления триъгълник. Ако намерите зеления триъгълник, проверете правописа на полето, посочено от контролата. Например, ако контролата трябва да показва LastName (без интервал) и препратката в контролата казва Last Name (space), тогава премахнете интервала, така че контролата в отчета да съвпада с името на полето от заявката. Също така проверете основната заявка на отчета, за да потвърдите, че проблемното поле е избрано в заявката.

Най-бавната база данни на Access в града

Базата данни на Access може да се окаже на споделения диск на даден бизнес, така че да е достъпна за всеки, който се нуждае от нея. Проблемът с поставянето на цялата база данни на Access на споделеното устройство е, че тя често работи бавно на работната станция на всеки потребител (това е фантастична дума за отделен компютър). Вероятно ще се сблъскате и с грешки, ако няколко души се опитат да използват базата данни едновременно. Оплакванията започват да се натрупват, а вие не знаете какво да правите.

Решението на този проблем се крие в разделянето на файла на базата данни на Access на два отделни файла:

• Преден край: Съдържа всички обекти на базата данни с изключение на таблиците

Предният край се намира на потребителската работна станция.

• Заден край: Съдържа само таблиците

Задният край се намира на споделения сървър.

Предният край е свързан с маси в задния край.

Всичко, което наистина споделяте, са данните - така че данните са всичко, което трябва да отиде на споделения диск. Като настроите нещата по този начин, единствената информация, която трябва да пътува в мрежата, са данните, поискани от потребителя. Такава настройка драстично ускорява производителността на базата данни и позволява на множество потребители да въвеждат и редактират данни едновременно.

Разделянето на набора от данни не е толкова трудно, колкото си мислите. Access го прави бързо със съветника за разделяне на база данни. Следвайте тези стъпки, за да разделите вашата база данни:

Архивирайте базата данни, която искате да разделите.
Ако нещо се обърка (малко вероятно, но хей, никога не можете да бъдете твърде в безопасност, когато става въпрос за данни!), можете да опитате отново с резервното копие.

Ако е необходимо, преместете базата данни, която искате да разделите, в папка на вашия споделен диск.
Тази стъпка позволява на Database Splitter да настрои правилно връзките към таблицата вместо вас.

Отворете файла на базата данни, който искате да разделите от споделената папка.
Уверете се, че имате резервно копие на тази база данни, преди да продължите. Също така се уверете, че всички обекти на базата данни са затворени.

Щракнете върху раздела Инструменти за база данни на лентата.
Групата Move Data се появява на лентата. Той съдържа бутон, наречен Access Database.

Щракнете върху бутона Access Database.
Появява се диалоговият прозорец Database Splitter Wizard.

Щракнете върху бутона Разделяне на база данни и оставете съветника да свърши своето.
Ще бъдете подканени за име на файла на базата данни в задния край. Въведете име, седнете и гледайте как забавлението се разгръща пред очите ви.

Копирайте предния файл (оригиналният файл, който сте разделили) на работната станция на всеки потребител.
Накарайте потребителите да отворят файла от своите работни станции – и вижте как се удивляват на подобрената скорост на базата данни! ти си герой. да!

Нямате споделен диск или искате да се отървете от него? Все още можете да имате няколко потребители във вашата база данни наведнъж, като поставите данните си в облака.

Вашият файл с база данни на Access е голям колкото къща

С течение на времето ще откриете, че вашият файл с база данни става все по-голям и по-голям. Това е резултат от изтриване на обекти и записи с течение на времето. Ако например създадете заявка и след това я изтриете, защото вече не е необходима, Access не премахва автоматично пространството, заето от тази заявка, от файла на базата данни. Същото важи и за записите. Докато изтривате записи от таблица, остава пространството, което тези записи заемат във файла на базата данни. В крайна сметка файлът може да стане четири или пет пъти по-голям, необходим за съхраняване на данните и обектите в него.

Защо трябва да се интересувате дали размерът на файла се увеличава? Ето две причини:

• По-малък файл с база данни работи по-бързо. Производителността е ключов компонент за щастливите потребители на база данни. Искате вашите формуляри да се зареждат бързо и вашите заявки и отчети да работят възможно най-бързо.
• Редовно уплътнената база данни е по-стабилна. Ако базата данни се използва често, редовното уплътняване помага да се предотврати повреда на файлове и таблици.

Командата Compact and Repair премахва излишното. Добра практика е редовно да компактирате вашата база данни (обикновено е добре веднъж седмично). Винаги го уплътнявайте, след като направите каквито и да е промени в дизайна. Ето как:

Отворете раздутата база данни и щракнете върху раздела Инструменти за база данни на лентата.
Групата Инструменти се появява в най-лявата част на лентата.

Щракнете върху бутона Compact and Repair Database от групата Tools.
Лентата на състоянието (долния десен ъгъл на екрана) показва лента за напредък, която ви уведомява за това как протича компактният процес. Когато лентата за напредък изчезне, уплътняването е завършено — и ще останете с много тример (по-бърз и по-стабилен) файл с база данни. Ако сте разделили вашата база данни, не забравяйте да компактирате както предните, така и задните файлове.

Искате файл с база данни да се уплътнява всеки път, когато го затваряте? Следвай тези стъпки:

Щракнете върху раздела Файл на лентата.

Щракнете върху бутона Опции за достъп в лентата с менюта в лявата част на екрана.
Появява се диалоговият прозорец Опции на Access.

Щракнете върху Текуща база данни от списъка вляво.
Появяват се опции за текущата база данни.

Поставете отметка в квадратчето Compact при затваряне.

Щракнете върху OK, за да запазите промените си.

Щракнете върху OK от полученото съобщение.

Затворете базата данни и отбележете долната дясна лента на състоянието.
Базата данни се уплътнява, преди да се затвори!

Compact on close се използва най-добре само за предния файл. Уплътняването на задния край при затваряне може да причини повреда на задния файл, ако друг потребител е в него, когато го затворите. Не включвайте Compact при Close на задния файл.

Получавате бъркотия, когато импортирате вашата електронна таблица в Access

Обичайна практика е да надстроите колекция от електронни таблици до база данни на Access, след като решението за електронни таблици вече не отговаря на вашите нужди. Също така е обичайно да намерите импортираните данни от електронна таблица (сега таблица) в състояние на безпорядък. Най-лесният начин да решите този проблем е като почистите електронната таблица, преди да я импортирате. Ето няколко съвета за подреден импорт:

• Проверете отново информацията, идваща от всяка програма за електронни таблици, за да сте сигурни, че е последователна и пълна.
  Преди всичко, уверете се, че всички записи във всяка колона (поле) са от един и същ тип данни (всички числа, целият текст или всичко друго).
• Премахнете всички заглавия и празни редове от горната част на електронната таблица.
  Идеалната електронна таблица за импортиране ще има имена на полета (заглавия на колони) в ред 1 и данни, започващи от ред 2.
• Уверете се, че заглавията на колоните ви в електронната таблица са кратки и уникални, за да може Access лесно да ги преведе в имена на полета по време на импортиране.

Съжаляваме; вашият файл с база данни на Access е повреден

Започна като ден като всеки друг. Въпреки това, на този ден получавате грешка, когато отворите предния край на вашата разделена база данни на Access. Изглежда не можете да отворите никакви формуляри или отчети. Смешно е как няколко малки съобщения могат да развалят деня ви. Започвате да се чудите дали сте архивирали файла с данни снощи и кога файлът всъщност е бил повреден. Тогава започваш да се чудиш как ще се измъкнеш от тази каша.

Не се страхувайте. Има просто решение за повредена база данни. Ето стъпките:

Прегледайте папката, която съдържа архивния файл.

Щракнете двукратно върху файла, за да го отворите.
Access ще стартира и ще се опита да поправи файла. Трябва да видите лента за напредъка на ремонта в дясната част на лентата на състоянието. Ако всичко е наред, файлът се отваря.

Затворете архивния файл с данни.

Отворете отново предния файл и всичко трябва да работи нормално.

Ако след като следвате предходните указания, повреденият файл все още не се отвори, имате сериозен проблем, който може да отнеме известно усилие за почистване. Следващата стъпка е да се прибегне до резервно копие на базата данни. Проверете какви данни липсват между архивирането и спомените ви за повредения файл. Да, ще трябва да въведете отново всички липсващи данни. Съжалявам!

Ако нямате резервно копие, всяка надежда не е загубена. Можете да закупите софтуер, предназначен специално за поправяне на повредени файлове с база данни на Access. Опитайте да потърсите в мрежата за ремонт на повредени файлове на базата данни на Microsoft Access. Уверете се, че софтуерът работи с Microsoft Access 2019 и е от легитимна компания.