Дори и да не организирате срещи и да не изпращате покани в Outlook 2013, може да бъдете поканени на срещи от време на време, така че е добра идея да знаете как да отговорите на заявка за среща, ако получите такава. („Вежливо“ е добра концепция за начало.)
Когато сте поканени на среща, получавате специално имейл съобщение, което предлага следните бутони:
-
Приемам: Outlook автоматично добавя срещата към вашия график и създава ново имейл съобщение до човека, който е организирал срещата, като казва на този човек вашето решение.
-
Предварително: Срещата автоматично се добавя към вашия график. Ново имейл съобщение отива до човека, който е организирал срещата.
-
Отказ: Просто не можете да успеете? Ако щракнете върху Отказ, Outlook изпраща съобщение до организатора на срещата, за да съобщи лошите новини. Добра форма е да добавите бизнес причина, за да обясните защо пропускате среща – „Съжалявам, имам краен срок“, а не „Трябва да си измия мъртвия косъм“ или „Съжалявам, планирам да бъда разумен този ден“.
-
Предложете ново време: Ако организаторът на срещата е избрал неудобен час, можете да предложите друго, като щракнете върху Предложете ново време. Outlook ви дава два начина да предложите ново време: Изберете Отказ и след това щракнете върху Предложете ново време, ако първоначалното време е просто невъзможно; изберете Предварително и след това щракнете върху Предложете ново време, ако не сте сигурни дали предложеното време ще работи и искате да предложите алтернатива.
-
Отговор: Тъй като поканата за среща пристига като имейл, можете да щракнете върху Отговор, за да отговорите с имейл съобщение, без да се ангажирате по един или друг начин към планираната среща.
-
Календар: Outlook показва пълния ви календар в отделен прозорец, за да можете да получите по-голяма представа за това как изглежда графикът ви.
Можете да изберете Редактиране на отговора преди изпращане, ако искате да включите обяснение към съобщението, или просто да изберете Изпратете отговора сега, за да доставите съобщението си.
Когато получите покана за среща, съобщението има предварителен преглед на календара ви за датата и часа на срещата — като ви дава бърза снимка на вашата наличност. Тази визуализация е само малка част от графика ви, показваща се около час преди началото на срещата и около час след началото на срещата.
Ако срещата е насрочена за повече от два часа, можете да превъртите надолу, за да видите повече от графика си – и ако срещата е насрочена да продължи повече от два часа, може също да искате да опаковате обяд.