Основният инструмент за заявки в Access 2016, създаден, за да улесни живота ви, е заявката Select – наречена така, защото избира съвпадащи записи от вашата база данни и показва резултатите според вашите инструкции.
Най-добрият процес за създаване на заявка Select зависи от следното:
-
Ако сте нов в писането на заявки, съветникът за заявки е бърз и лесен начин да започнете. Той ви превежда през процеса на избор на таблици и полета за вашата заявка - и дори може да добави някои обобщени изчисления (като броене на записи) към вашата заявка.
-
Ако вече сте написали някои заявки и сте удобни с прозореца за проектиране на заявки, вероятно ще искате да заобиколите съветника за заявки и да създадете заявките си от нулата.
Стабилните взаимоотношения са ключът към получаването на всичко (от вашите маси)
В живота стабилните връзки правят по-щастлив човек; в Access стабилните връзки осигуряват по-щастливо изживяване при заявки.
За да направите ефективно запитване на вашата база данни, трябва да знаете следното за нейната структура на таблицата:
-
Кои таблици трябва да използвате?
-
Как таблиците, които трябва да използвате, са свързани една с друга?
-
Кои полета съдържат данните, за които искате да знаете?
-
Кои полета са ви необходими в решението?
Access поддържа връзки между таблиците във вашата база данни. Обикновено вие (или вашият отдел за информационни системи) създавате тези връзки, когато за първи път проектирате базата данни. Когато изграждате таблиците и ги организирате със специални ключови полета, вие всъщност подготвяте таблиците да работят със заявка.
Ключовите полета свързват вашите таблици за достъп една с друга. Заявките използват ключови полета, за да съпоставят записи в една таблица с техните свързани записи в друга таблица. Можете да изтеглите данни за търсения от вас елемент от различните таблици, които съхраняват тези данни във вашата база данни – при условие че са правилно свързани, преди да стартирате заявката.
Ако не свързвате таблиците си чрез прозореца Relationships, ще трябва да го направите за всяка заявка за множество таблици, която изграждате в Access. Като общо правило отделете време за правилно проектиране и свързване на вашите таблици. С правилния дизайн и връзките на таблицата ще получите желаните резултати за по-кратък период от време.
Стартиране на съветника за заявки
Можете да разчитате на съветника за заявки — и съветника за обикновени заявки, който се намира в него — за истинска доза филтриране без ръце. Със съветника за проста заявка въвеждате информация за таблица и поле. Магьосникът се грижи за задкулисната работа вместо вас.
Достъпът не е психичен (това е насрочено за следващата версия); има нужда от принос от вас!
За да създадете заявка със съветника за обикновени заявки на съветника за заявки, следвайте тези стъпки:
На лист хартия подредете данните, които искате в резултатите от заявката си.
Заявката връща лист с данни (заглавия на колони, последвани от редове с данни), така че направете оформлението си в този формат. Всичко, от което наистина се нуждаете, са заглавията на колоните, така че ще знаете какви данни да извлечете от базата данни.
Определете местоположението на таблицата на всяка част от данни (заглавие на колона) от вашия документ.
Запишете името на таблицата и полето, които съдържат данните, съответстващи на заглавието на колоната на хартията над заглавието на колоната.
В прозореца на базата данни щракнете върху раздела Създаване на лентата и след това щракнете върху бутона Съветник за заявки от секцията Заявки.
Появява се диалоговият прозорец New Query Wizard, който ви пита какъв вид съветник за заявки искате да стартирате. Изберете Simple Query Wizard и щракнете върху OK.
Изберете първата таблица, която искате да включите в заявката.
Помощникът за проста заявка стартира и пита кои таблици(и) искате да направите заявка.
Ще използвате падащото меню Таблици/Заявки, което показва всички таблици (и всички съществуващи заявки) във вашата база данни. Ето подробностите:
Щракнете върху стрелката надолу до падащото меню Таблици/Заявки.
Падащият списък Таблици/Заявки.
Щракнете върху името на таблицата или заявката, която да включите в тази заявка.
Изберете полетата от тази таблица или заявка за вашата заявка.
Повторете тези стъпки, за да изберете всяко поле, което искате да включите във вашата заявка:
Щракнете върху името на таблицата или заявката, която да включите в тази заявка.
Списъкът с налични полета се променя и показва наличните полета в таблицата.
В списъка с налични полета щракнете двукратно върху всяко поле от тази таблица или заявка, която искате да включите в заявката, която създавате.
Ако добавите грешно поле, просто щракнете двукратно върху него в списъка Избрани полета. Ще се върне у дома. Ако просто искате да започнете отначало, щракнете върху двойно ляв шеврон (така наричате символа, който изглежда като знак за по-малко) и всички избрани полета изчезват.
След като изберете всички полета, щракнете върху Напред.
Ако съветникът може да определи връзките между избраните от вас таблици, се появява този прозорец.
Съветникът за заявки може да ви даде възможност да обобщите данните си.
Ако не виждате прозореца, не се притеснявайте. Access просто иска вместо това да наименувате заявката. Преминете към Стъпка 8.
Ако включите полета от две таблици, които не са свързани, се появява диалогов прозорец с предупреждение. Диалоговият прозорец ви напомня, че всички избрани таблици трябва да бъдат свързани, преди да можете да изпълните заявката си — и предлага да коригирате проблема, преди да продължите. Всъщност няма да ви позволи да продължите по-нататък, докато не го успокоите по един от двата начина:
-
Премахнете всички полета, избрани за вашата заявка, от несвързаните таблици.
-
Коригирайте връзките, така че всички таблици, които сте избрали в заявката си, да са свързани.
Ако съветникът ви подкани да изберете между заявка за подробности и обобщена информация, щракнете върху бутона за избор до вашия избор и след това щракнете върху Напред.
-
Detail създава лист с данни, който изброява всички записи, които съответстват на заявката. Както подсказва името, получавате всички подробности от тези записи.
-
Резюме казва на съветника, че не се интересувате да видите всеки един запис; вместо това искате да видите обобщение на информацията.
Обобщената заявка може да извършва изчисления (като суми и средни стойности) върху числови полета. Ако са избрани текстови полета, Access може да брои записите или да изтегли първия и последния елемент от набора от полета по азбучен ред.
Ако искате да направите някакви специални корекции в обобщението, щракнете върху Опции за обобщение, за да се покаже диалоговият прозорец Опции за обобщение. Изберете вашите опции за обобщение от квадратчетата за отметка за наличните функции — Сума, Средна, Мин. и Макс. — и след това щракнете върху OK.
Access предлага различни начини за обобщаване на данните.
В страницата на съветника, която се показва, изберете радио бутон за това, което искате да направите след това:
-
Ако искате да направите заявката си очарователна: Изберете опцията Промяна на дизайна на заявката.
Помощникът изпраща новосъздадената ви заявка до салона за някои подобрения, като например включване на сортиране и суми.
-
Ако искате да пропуснете фантастичните неща: Изберете опцията Отворете заявката за преглед на информация, за да видите изгледа на листа с данни.
Помощникът изпълнява заявката и представя резултатите в типичен лист с данни за Access.
Въведете заглавие на вашата заявка в текстовото поле и след това щракнете върху Готово.
Помощникът изгражда вашата заявка и я записва с въведеното от вас заглавие; след това Access показва резултатите.
Честито! Породихте запитване.
Резултатите от заявка, изградена със съветника за заявки.
Когато завършите стъпките в този раздел, съветникът за заявки записва заявката ви автоматично с въведеното от вас име.