Как да направите заявка за таблици на база данни на Access от Excel 2019

За да направите заявка за външни данни към таблица на база данни на Microsoft Access , щракнете върху Данни→ Получаване на данни→ От база данни→ От база данни на Microsoft Access на лентата на Excel или натиснете Alt+APNDC. Excel отваря диалоговия прозорец Импортиране на данни, където избирате името на базата данни на Access (с помощта на файлово разширение *.mdb) и след това щракнете върху бутона Импортиране.

След като Excel установи връзка с файла на базата данни на Access, който изберете в диалоговия прозорец Импортиране на данни, се отваря диалоговият прозорец Навигатор. Диалоговият прозорец Navigator е разделен на два панела: Избор отляво и Преглед отдясно. Когато щракнете върху името на таблица с данни или заявка в екрана за избор, Excel показва част от данните на Access в екрана за преглед вдясно. За да импортирате множество (свързани) таблици с данни от избраната база данни на Access, поставете отметка в квадратчето Активиране на множество елементи. След това Excel показва квадратчета за отметка пред името на всяка таблица в базата данни. След като изберете квадратчетата за отметка за всички таблици, които искате да импортирате, имате избор от опции:

• Бутон за зареждане, за да импортирате данните на файла на Access от избрания(ите) елемент(и) в Навигатора директно в текущия работен лист, започвайки от текущата позиция на курсора на клетката
• Заредете За опция от падащото меню на бутона Load за да отворите за импортиране на данни диалогов прозорец, където можете да, как искате да видите импортираните данни за достъп (като таблица на лист данни, обобщена таблица, с обобщена диаграма, или просто връзка за данни, без да импортирате данни) и къде да импортирате данните за достъп (съществуващ или нов работен лист), както и дали да добавите или не данните за достъп към модела на данни на работния лист
• Бутон Transform Data за показване на таблицата(ите) с данни на Access в редактора на Power Query на Excel, където можете допълнително да заявите и трансформирате данните, преди да импортирате в текущия работен лист на Excel с опцията Close & Load или Close & Load To

Използване на навигатора, за да изберете кои таблици с данни и заявки от базата данни на Northwind Access да импортирате в текущия работен лист на Excel.

Когато изберете опцията Зареждане до, за да посочите как и къде да импортирате данните за достъп, диалоговият прозорец Импортиране на данни съдържа следните бутони с опции:

• Бутон с опция за таблица , за да импортирате данните в таблицата(ите) с данни на Access в таблица с данни на Excel в текущия или в нов работен лист — вижте водещите символи „Съществуващ работен лист“ и „Нов работен лист“. Имайте предвид, че когато импортирате повече от една таблица с данни, опцията Съществуващ работен лист вече не е налична и данните от всяка импортирана таблица с данни ще бъдат импортирани в отделен нов работен лист в текущата работна книга.
• Бутон за опция за отчет за обобщена таблица (по подразбиране), за да импортирате данните в таблицата(ите) с данни на Access в нова обобщена таблица, която можете да конструирате с данните на Access.
• Бутон с опция за обобщена диаграма , за да импортирате данните в таблицата(ите) с данни на Access в нова обобщена таблица с вградена обобщена диаграма, която можете да конструирате с данните на Access.
• Само бутон за опция Създаване на връзка, за да създадете връзка с таблицата(ите) на базата данни на Access, която можете да използвате по-късно за действително импортиране на нейните данни.
• Бутон с опция за съществуващ работен лист , за да се импортират данните в таблицата(ите) с данни на Access в текущия работен лист, като се започне от текущия адрес на клетка, посочен в текстовото поле по-долу.
• Бутон с опция за нов работен лист , за да импортирате данните в таблицата(ите) с данни на Access в нов лист(и), който е добавен в края на листовете, които вече са в работната книга.
• Добавяне на тези данни към модела на данни , за да добавите импортираните данни в таблицата(ите) с данни на Access към модела на данни, който вече е дефиниран в работната книга на Excel, като се използват свързани ключови полета.
• Бутон за падащо меню Свойства, за да отворите падащото меню с квадратчето за отметка Импортиране на връзки между таблици (избрано по подразбиране) и елемент Свойства. Премахнете отметката от квадратчето, за да попречите на Excel да разпознае връзката, установена между таблиците с данни в Access. Щракнете върху бутона Свойства, за да отворите диалоговия прозорец Свойства на връзката, където можете да промените всички видове свойства на връзката, включително кога данните на Access се обновяват в работния лист на Excel и как се осъществява връзката.

Изображението по-долу ви показва нова работна книга Northwind Customer Orders след импортиране на таблиците с данни за клиенти и поръчки от примерната база данни на Northwind Access като нови таблици с данни в отделни работни листове. Когато двете таблици с данни бяха импортирани, Excel автоматично добави два нови работни листа (Sheet2 и Sheet3) към работната книга, като в същото време импортира таблицата с данни за клиенти в Sheet2 (която преименувах Customers) и таблицата с данни за поръчки в Sheet3 (преименувана Поръчки). Лист1 (който беше празен) беше изтрит преди да се направи екранната снимка.

Работен лист за клиенти с данните, импортирани от таблицата с данни за клиенти на Access в примерната база данни Northwind.

Следното изображение показва същата нова работна книга, този път с избран работен лист Поръчки и отворен диалогов прозорец Управление на връзки (чрез щракване върху бутона Връзки в раздела Данни или натискане на Alt+AA). Когато Excel импортира тези две таблици с данни, той автоматично прие и запази оригиналната връзка между тях в базата данни на Northwind, където полето CustomerID е полето за първичен ключ в таблицата с данни за клиентите и полето за външен ключ в таблицата с данни за поръчките.

Работен лист за поръчки с данните, импортирани от таблицата с данни за поръчките в примерната база данни Northwind, показваща връзката с таблицата Клиенти.

След като импортирате външните данни в един от вашите работни листове на Excel, можете да използвате бутоните за филтриране, прикрепени към различните полета, за да сортирате данните и да филтрирате данните.

След като импортирате данни от външен източник, като например база данни на Microsoft Access, в работен лист, Excel автоматично показва прозорец със задачи Запитвания и връзки с два раздела: Заявки, който показва източника(ите) на данните, импортирани в текущата работна книга и Connections, което показва връзката им с модела на данни на работната книга (и един с друг, ако има множество източници и те са свързани помежду си). Ако този панел със задачи в момента не се показва в текущия работен лист, щракнете върху Данни→ Заявки и връзки (или натиснете Alt+AO), за да го покажете отново.

Excel съхранява списък с всички външни източници на данни и заявки за данни, които правите към текущата работна книга, така че да можете да ги използвате повторно за импортиране на актуализирани данни от друга база данни или уеб страница. За да се свържете бързо отново с източник на данни, щракнете върху бутона Последни източници в раздела Данни (Alt+PR), за да отворите диалоговия прозорец Последни източници, където щракнете върху името на външния файл, преди да изберете бутона Свързване. За да използвате повторно заявка, щракнете върху бутона Съществуващи връзки в раздела Данни (Alt+AX), за да отворите диалоговия прозорец Съществуващи връзки за достъп до този списък и след това щракнете върху името на заявката, която да повторите, преди да щракнете върху бутона Отвори.