Как да направите заявка за външна база данни в Excel

Excel предоставя мощен метод за извличане на информация от външни бази данни. Не сте ограничени само да вземете цялата информация от определена таблица. Като алтернатива можете да направите заявка към база данни.

Чрез заявка към база данни вие извличате само информация от таблица, която отговаря на вашите критерии. Можете също да използвате заявка за комбиниране на информация от две или повече таблици. Ето защо, използвайте заявка, за да масажирате и филтрирате данните, преди действително да бъдат поставени във вашата работна книга на Excel.

Запитването често е най-добрият подход, когато искате да комбинирате данни, преди да ги импортирате и когато трябва да филтрирате данните, преди да ги импортирате.

За да стартирате заявка за база данни и импортирайте резултатите от заявката, следвайте тези стъпки:

1От раздела Данни изберете От други източници→От Microsoft Query.

Excel показва диалоговия прозорец Избор на източник на данни.

2 Използвайки раздела Бази данни, идентифицирайте типа база данни, която искате да направите заявка.

Например, за да направите заявка за база данни на Microsoft Access, щракнете върху записа в базата данни на MS Access и след това OK.

Можете да направите заявка за резултатите от заявка, като щракнете върху раздела Заявки и след това изберете един от изброените там елементи.

Можете също да направите заявка за OLAP куб и да вземете информация от него. Ако искате да направите заявка за заявка или OLAP куб, консултирайте се с администратора на базата данни. Администраторът на базата данни може да ви каже от коя заявка или OLAP куб искате да вземете данни.

3 Изберете базата данни.

Excel показва диалоговия прозорец Избор на база данни. Използвайте този диалогов прозорец, за да идентифицирате както местоположението, така и името на базата данни, която искате да направите заявка.

4 Изберете базата данни, която искате да потърсите от списъка с директории и след това щракнете върху OK.

Excel показва диалоговия прозорец Съветник за заявка – Изберете колони.

Използвате диалоговия прозорец Съветник за заявки – Изберете колони, за да изберете кои таблици и кои полета на таблицата искате да се показват в резултатите от заявката. В полето Налични таблици и колони Excel изброява таблици и полета. Първоначално този списък показва само таблици, но можете да видите полетата в таблицата, като щракнете върху символа + до таблицата.

5Когато видите поле, което искате като колона във вашия списък на Excel, щракнете върху неговото поле и след това щракнете върху бутона със стрелка надясно, който сочи към списъчното поле Колони във вашата заявка.

За да добавите всички полета в таблица към списъка си, щракнете върху името на таблицата и след това щракнете върху бутона със стрелка надясно, който сочи към списъчното поле Колони във вашата заявка.

За да премахнете поле, изберете полето в списъчното поле Колони във вашата заявка и след това щракнете върху бутона със стрелка наляво, който сочи към списъчното поле Налични таблици и колони.

Всичко това звучи много сложно, но всъщност не е така. По същество всичко, което правите, е да идентифицирате колоните с информация, които искате във вашия списък на Excel.

6След като определите кои колони искате във вашата заявка, щракнете върху бутона Напред, за да филтрирате данните от заявката според нуждите.

Excel показва диалоговия прозорец Съветник за заявки – Филтриране на данни.

Можете да филтрирате данните, върнати като част от вашата заявка, като използвате текстовите полета Включи само редове, където. Например, за да включите само редове, в които полето за съкращение на състоянието показва CA, щракнете върху полето state_abbrev в списъчното поле Column to Filter. След това изберете операцията за филтриране Equals от първия падащ списък и въведете или изберете стойността CA във втория падащ списък.

Диалоговият прозорец Съветник за заявка – Филтриране на данни изпълнява същите видове филтриране, които можете да извършите с командата Автофилтър и командата Разширен филтър.

7Филтрирайте данните си въз основа на множество филтри, като изберете радио бутоните И или Или.

И: Използването на И филтри означава, че за да бъде включен ред, той трябва да отговаря на всяко от изискванията за филтър.

Или: Използване Или филтри означава, че ако един ред отговаря на някой Филтрирано състояние, са включени на реда.

8 Щракнете върху Напред.

Excel показва диалоговия прозорец Съветник за заявки – Ред на сортиране.

9Изберете ред на сортиране за данните от резултатите от заявката от диалоговия прозорец Съветник за заявки – Ред на сортиране.

Изберете полето или колоната, които искате да използвате за сортиране от падащия списък Сортиране по. Като изберете радиобутона Възходящ или Низходящ, изберете дали полето да бъде подредено съответно във възходящ или низходящ ред.

Можете също да използвате допълнителни ключове за сортиране, като изберете полета в първия и втория падащ списък След това по.

Сортирате резултатите от заявката по същия начин, по който сортирате редове в таблица на Excel. Сортирането работи по същия начин, независимо дали говорите за резултати от заявка или за редове в списък.

10 Щракнете върху Напред.

Excel показва диалоговия прозорец Съветник за заявка – Край.

11 В диалоговия прозорец Съветник за заявка – Край посочете къде Excel да постави резултатите от заявката.

Този диалогов прозорец предоставя бутони за избор, от които избирате къде искате да поставите резултатите от заявката си: в Excel, в прозорец на Microsoft Query, който след това можете да прегледате, или в OLAP куб. Обикновено просто искате да върнете данните в Microsoft Excel и да поставите данните в работна книга. За да направите този избор, изберете бутона за избор Връщане на данни в Microsoft Office Excel.

12 Щракнете върху бутона Край.

След като щракнете върху бутона Готово, за да завършите съветника за заявки, Excel показва диалоговия прозорец за импортиране на данни.

13В диалоговия прозорец Импортиране на данни изберете местоположението на работния лист за данните за резултатите от заявката.

Използвайте този диалогов прозорец, за да посочите къде да се поставят данните за резултатите от заявката.

За да поставите данните за резултатите от заявката в съществуващ работен лист, изберете радио бутона Съществуващ работен лист. След това идентифицирайте клетката в горния ляв ъгъл на диапазона на работния лист и я въведете в текстовото поле Съществуващ работен лист.

Като алтернатива, за да поставите данните в нов работен лист, изберете радио бутона Нов работен лист.

14 Щракнете върху OK.

Excel поставя данните на местоположението, което сте избрали.