В голям списък с данни опитът за намиране на конкретен запис чрез преместване от запис на запис в Excel 2013 — или дори преместване на десет записа наведнъж с лентата за превъртане — може да отнеме цял ден. Вместо да губите време в опити за ръчно търсене на запис, можете да използвате бутона Критерии във формуляра за данни, за да го потърсите.
Когато щракнете върху бутона Критерии, Excel изчиства всички полета във формуляра за данни (и заменя номера на записа с думата Критерии ), за да можете да въведете критериите за търсене в празните текстови полета.
Да предположим например, че трябва да редактирате състоянието на споделяне на печалбата на Шери Колфийлд. За съжаление документите й не включват личния й номер. Всичко, което знам, е, че тя работи в офиса Бостън и магии фамилията си с C вместо К .
За да намерите нейния запис, можете да използвате информацията, която имате, за да стесните търсенето до всички записи, където фамилното име започва с буквата C и полето Местоположение съдържа Бостън .
За да ограничите търсенето си по този начин, отворете формуляра за данни за базата данни на служителите, щракнете върху бутона Критерии и след това въведете C* в текстовото поле за полето Фамилия. Въведете също Бостън в текстовото поле за полето Местоположение.
Когато въвеждате критерии за търсене на записи в празните текстови полета на формуляра за данни, можете да използвате ? (за единични) и * (за множество) заместващи знаци.
Сега щракнете върху бутона Find Next. Excel показва във формата за данни първия запис в базата данни, където фамилното име започва с буквата C, а полето Местоположение съдържа Бостън. Първият запис в този списък с данни, който отговаря на тези критерии, е за Уилям Коб. За да намерите записа на Шери, щракнете отново върху бутона Find Next. Тогава се появява записът на Шери Колфийлд.
След като намерите записа на Колфийлд, можете да редактирате нейния статус на споделяне на печалба от Не на Да в текстовото поле за полето Споделяне на печалбата. Когато щракнете върху бутона Затваряне, Excel записва новото й състояние на споделяне на печалба в списъка с данни.
Когато използвате бутона Критерии във формуляра за данни, за да намерите записи, можете да включите следните оператори в критериите за търсене, които въвеждате, за да намерите конкретен запис в базата данни:
Оператор |
смисъл |
= |
Равна на |
> |
По-голям от |
>= |
По-голямо или равно на |
< |
По-малко от |
<= |
По-малко или равно на |
<> |
Не е равно на |
Например, за да покажете само онези записи, при които заплатата на служителя е по-голяма или равна на 50 000 долара, въведете >=50 000 в текстовото поле за полето Заплата и след това щракнете върху бутона Намери следващия.
Когато указвате критерии за търсене, които отговарят на редица записи, може да се наложи да щракнете върху бутона Намери следващ или Намери предишен няколко пъти, за да намерите желания запис. Ако нито един запис не отговаря на въведените от вас критерии за търсене, компютърът ви издава звуков сигнал, когато щракнете върху тези бутони.
За да промените критериите за търсене, първо изчистете формуляра за данни, като щракнете отново върху бутона Критерии и след това щракнете върху бутона Изчистване.
За да превключите обратно към текущия запис, без да използвате критериите за търсене, които въвеждате, щракнете върху бутона Формуляр. (Този бутон замества бутона Критерии веднага щом щракнете върху бутона Критерии.)