Как да намерите данни в Access 2016

Когато искате да проследите конкретен запис в момента, създаването на заявка за заданието е излишно. За щастие, Access 2016 има много прост начин да намерите една конкретна част от данни в таблиците и формулярите на вашия проект: командата Find.

Find е намерен — голяма изненада тук — в секцията Find на раздела Начало, придружен от икона на бинокъл. Можете също да стигнете до Find, като натиснете Ctrl+F, за да отворите диалоговия прозорец Find.

Въпреки че командата Find е доста лесна за използване, познаването на няколко трика я прави още по-мощна и ако сте потребител на Word или Excel, ще намерите триковете полезни и в тези приложения — защото командата Find е Функция за целия офис.

Бързо намиране на нещо

Използването на командата Find е много проста задача. Ето как работи:

Отворете таблицата или формуляра, който искате да търсите.

Имайте предвид, че командата Find работи в изглед на лист с данни и с формуляри на Access и става достъпна веднага щом се отвори таблица или формуляр.

Щракнете върху полето, което искате да търсите.

Командата Find търси текущото поле във всички записи на таблицата, така че не забравяйте да щракнете върху правилното поле, преди да започнете процеса Find. Access не се интересува кой запис щракнете; стига да сте в запис в правилното поле, Access знае точно в кое поле искате да намерите.

Стартирайте командата Find.

Можете или да щракнете върху бутона Намери в секцията Намери на раздела Начало или да натиснете Ctrl+F.

Отваря се диалоговият прозорец Намиране и замяна, готов да ви служи.

Въведете текста, който търсите, в полето Find What.

Отделете малко време, за да проверите правописа си, преди да започнете търсенето. Достъпът е доста интелигентен, но не е достатъчно ярък, за да разберете, че всъщност сте имали предвид водопроводчик, когато сте въвели plumer.

Диалоговият прозорец Намиране и замяна.

Щракнете върху Find Next, за да стартирате търсенето си.

• Ако данните, които търсите, са в активното поле, командата Find незабавно проследява желания запис.

  Клетката, съдържаща данните, които търсите, е маркирана.

  Ами ако първият запис, който Access намира, не е този, който търсите? Да предположим, че искате втория, третия или четиринадесетия Джон Смит в таблицата? Няма проблем; ето защо диалоговият прозорец Find and Replace има бутон Find Next. Продължавайте да щракнете върху Търсене на следващо място, докато Access или стигне до желания запис, или ви каже, че се отказва от търсенето.

• Ако Find не намери нищо, той се оплаква от неуспеха си в малък диалогов прозорец, придружен от това тъжно изявление:

  Microsoft Access приключи търсенето в записите. Елементът за търсене не беше намерен.

Ако Find не е намерил това, което търсите, имате няколко опции:

• Можете да се откажете, като щракнете върху OK в малкия диалогов прозорец, за да го премахнете.

• Можете да проверите търсенето и да опитате отново (все пак ще трябва да щракнете върху OK, за да се отървете от диалоговия прозорец с подкана). Ето неща, които трябва да проверите, след като се върнете в диалоговия прозорец Намиране и замяна:

  • Уверете се, че сте щракнали в правилното поле и сте изписали всичко правилно в полето Find What.

    Можете също да проверите специалните опции за намиране, за да видите дали една от тях обърква търсенето ви.

  • Ако в крайна сметка сте променили правописа или опциите, щракнете отново върху Намери следващия.

Превключване на Find на висока предавка

Понякога просто въвеждането на данните, от които се нуждаете, в полето Find What не дава нужните резултати:

• Намирате твърде много записи (и в крайна сметка натискате безкрайно бутона Find Next, за да стигнете до желания от вас запис).

• Записите, които съвпадат, не са тези, които искате.

Най-добрият начин да намалите броя на грешните съвпадения е да добавите повече подробности към вашето търсене, което ще намали броя на съвпаденията и може би ще ви даде само този запис, който трябва да намерите.

Access предлага няколко инструмента за фина настройка на Find. За да ги използвате, отворете диалоговия прозорец Намиране и замяна с едно от двете

• Щракнете върху бутона Намери в раздела Начало

  или

• Натискане на Ctrl+F

Ако вашата команда Find не работи по начина, по който смятате, че трябва, проверете следните опции. Вероятността е поне една от тези опции да е настроена да изключи това, което търсите.

Погледни вътре

По подразбиране Access търси съвпадения само в текущото поле — в кое поле сте щракнали, преди да стартирате командата Find. За да кажете на Access да търси вместо това в цялата таблица, изберете Текущ документ от падащия списък Търсене.

За да търсите в цялата таблица, променете Look In.

Съвпада

Вашите опции са както следва:

• Всяка част от полето: Позволява съвпадение навсякъде в полето (намиране на Ричард, Улрих и начин на живот на богатите и известните ). Това е по подразбиране.

• Цяло поле: Това изисква думите за търсене (това, което въвеждате в полето Find What) да бъдат цялата стойност на полето. Така че Рич няма да намери Улрих , Ришлио , Ричард или Ричмънд . То намира само Рич.

• Начало на полето: Разпознава само онези мачове, които започват от началото на полето. Така Рич намира Ричмънд, но не и Улрих.

  Тази опция ви позволява да въведете и само част от име, особено ако знаете само началото на име или началото на адрес.

За да промените настройката за съвпадение, щракнете върху стрелката надолу до полето за съвпадение и след това направете своя избор от падащото меню, което се показва.

Използване на опцията Съвпадение.

Търсене

Ако намирате твърде много съвпадения, опитайте да ограничите търсенето си до една конкретна част от таблицата с помощта на опцията Търсене. Търсенето казва на командата Find да търси едно от двете

• При всички записи в таблицата (настройката по подразбиране)

  или

• Нагоре или надолу от текущия запис

Щракването върху запис по средата на таблицата и след това кажете на Access да търси надолу от там, ограничава вашето търсене до долната част на таблицата.

Настройте фино настройките си за търсене, като щракнете върху стрелката надолу до полето за търсене и изберете подходящото предложение от падащото меню.

Случай за мачове

Поставянето на отметка в квадратчето Match Case гарантира, че терминът, който търсите, е точно същият като стойността, съхранена в базата данни, включително същите главни и малки букви.

Това работи много добре, ако търсите име, а не просто дума, така че да не се намери богата яйчен крем, когато търсите (главно R ) Богат в цялата таблица.

Търсене в полета като форматирани

Тази опция инструктира Access да разгледа форматираната версия на полето, а не действителните данни, които сте въвели. Под „форматиран“ това означава с форматиране, приложено към съдържанието – числа, форматирани като проценти, дати, зададени като кратки дати срещу средни дати и т.н.

Ограничаването на търсенето по този начин е удобно, когато търсите дати, идентификационни номера на единици за съхранение или друго поле с доста специализирано форматиране.

Включете полетата за търсене като форматирани, като щракнете върху квадратчето за отметка до тях.

Тази настройка не работи с Съвпадение на регистър, така че ако е отметнато Съвпадение на регистър, полетата за търсене като форматирани изглеждат затъмнени. В такъв случай махнете отметката от „Съответствие на случай“, за да върнете квадратчето за отметка в полетата за търсене като форматирани.

През повечето време тази опция не прави голяма разлика. Всъщност единственият път, когато вероятно се интересувате от тази конкретна опция за намиране, е когато (или ако) търсите много силно форматирани полета.