Как да навигирате в отварящото работно пространство на Access 2019

Ако надграждате до Access (или Office) 2019 от интерфейса 2013 или 2016, ще откриете, че изглежда много познат — и ще откриете, че голяма част от него е същата като това, с което сте свикнали.

Нека започнем с раздела Файл, където вертикален списък с команди създава контекстно-чувствителни промени в основното работно пространство - по същество всичко вдясно от този ляв панел с менюта.

• За да стартирате нова база данни, щракнете върху думата Нов във вертикалното меню с опции на раздела Файл. Началните шаблони се появяват заедно с бутона Празна база данни на работния плот. През повечето време ще щракнете върху бутона Празна база данни на работния плот, за да можете да създадете напълно персонализирана база данни.
• Ако сте отворили съществуваща база данни, щракнете върху командата Информация (както е показано), за да получите важни статистически данни, свързани с отворената база данни. Появяват се два големи бутона и връзка, от които можете да компактирате и поправите файловете на базата данни, да шифровате отворената база данни с парола или да видите свойствата на отворената база данни, като щракнете върху връзката Преглед и редактиране на свойствата на базата данни.
• Командите Save, Save As, Print и Options водят или до повече възможности за избор на команди, или до диалогов прозорец. Например, изборът на Save As дава две опции — да запишете отворената база данни с ново име (Save Database As) или да запишете нова версия на активния обект на базата данни (Save Object As), което ви позволява да запазите таблицата, формуляр , заявка или отчет, който сте отворили към момента с ново име.

Що се отнася до интерфейса, потребителите на Access ще открият успокояващо сходство с по-ранните (след 2007 г.) версии на Access.

Засега ще ви покажа основното работно пространство в три състояния:

• Когато Access се отвори за първи път
• Когато се изгражда нова база данни, от нулата или когато сте започнали с един от шаблоните на база данни на Access
• Когато работите върху съществуваща база данни

Така че сте готови да се потопите. Браво, вие! Лесно е да стартирате Access. Можете да стартирате приложението по няколко начина, като се приспособите към почти всяка ситуация, в която се намирате. Независимо дали стартирате Access, за да преглеждате и редактирате съществуваща база данни на Access (която ви дава това, което виждате тук) или сте на път да създадете своя собствена (която отваря приложението и показва иконите на шаблона, показани на втората фигура), можете веднага да стигнете до инструментите, от които се нуждаете. Тази първа фигура показва съществуваща база данни, отворена към една от нейните таблици; другите му компоненти са изброени от лявата страна на работното пространство.

Отворете Access и вашата съществуваща база данни с един замах.

Можете да отворите съществуваща база данни, като щракнете двукратно върху името в прозореца на File Explorer или от икона на вашия работен плот; можете да стартирате Access от менюто "Старт" или лентата на задачите (ако сте закрепили Access към него) и след това да изберете с коя съществуваща база данни искате да работите; можете да стартирате нова, празна база данни от нулата; или можете да започнете с един от шаблоните на Access.

Тази фигура показва различните икони на шаблона, които се показват, когато изберете New от левия панел.

Можете да изградите база данни от нищо или от нещо — под формата на шаблон на Access.

Ако сте отворили Access с помощта на менюто "Старт" или икона на работния плот/лентата на задачите и сега искате да отворите съществуваща база данни, можете да използвате командата "Отваряне" в панела вляво (както е показано).

Отворете съществуваща или наскоро използвана база данни.

Това ви позволява да отворите наскоро използвана база данни или да прегледате такава, която не сте отваряли от известно време. Списъкът с опции на командата Open включва:

• Последни: Показва списъка с наскоро използвани файлове и папки. Когато използвате списъка „Последни“, щракването върху някоя от изброените „Последни бази данни“ отваря този венец нагоре, показвайки частите му на панела от лявата страна на работното пространство.
• Сайтове: Отваря избрана папка във вашия сървър на SharePoint.
• Този компютър: Предоставя списък с файлове с база данни, намерени в последната папка, която сте използвали за запазване на база данни на Access. Ако никога не сте запазвали база данни на Access в отворената инсталация на Access, това ви отвежда до папката Documents, местоположението по подразбиране на Windows, за да записвате файлове, генерирани във всяко приложение, работещо на вашия компютър.
• Добавяне на място: Добавя местоположения на SharePoint и OneDrive.
• Преглед: Отваря диалогов прозорец Отвори, през който можете да навигирате до устройството и/или папката, съдържаща базата данни, която искате да отворите.

И така, наистина – всеки начин, по който искате да започнете, е достъпен или чрез отваряне на приложението Access от менюто Старт, работния плот или лентата на задачите – или File Explorer, ако искате да отворите файл на база данни (.accdb) и стартирайте едновременно Access и избраната от вас база данни.

След като започнете работа обаче, е време да използвате екранните инструменти, които не се появяват, докато не отворите база данни. Прочетете за вихрено обиколка на работното пространство на Access, включително изгледи и обяснения на всички основни звънци, свирки и бутони.