Как да коригирате грешки при въвеждане на данни в Excel 2016

Когато въвеждате огромни количества данни в Excel 2016, е лесно тези гадни малки правописни грешки да се промъкнат във вашата работа. В стремежа си към перфектната електронна таблица, ето неща, които можете да направите.

Първо, накарайте Excel да коригира автоматично определени правописни грешки при въвеждане на данни, когато се случат с неговата функция за автоматично коригиране. Второ, коригирайте ръчно всички отвратителни малки грешки, които преминават, или докато все още сте в процес на въвеждане в клетката, или след като записът е влязъл.

Автокоригиране в Excel 2016

Функцията AutoCorrect е находка за тези, които са склонни да правят едни и същи глупави правописни грешки отново и отново. С AutoCorrect можете да предупредите Excel 2016 за вашите собствени грешки при въвеждане и да кажете на програмата как тя трябва автоматично да ги коригира вместо вас.

Когато за първи път инсталирате Excel, функцията AutoCorrect вече знае да коригира автоматично две начални главни букви в запис (чрез малка буква на втората главна буква), да пише с главни букви името на дните от седмицата и да замени определен брой текстови записи и печатни грешки с конкретен заместващ текст.

Можете да добавите към списъка със замествания на текст по всяко време, когато използвате Excel. Тези замествания на текст могат да бъдат от два типа: печатни грешки, които рутинно правите заедно с правилния правопис, и съкращения или акроними, които въвеждате през цялото време заедно с пълните им форми.

За да добавите към подмяната, изпълнете следните стъпки:

Изберете Файл → Опции → Проверка или натиснете Alt+FTP и след това щракнете върху бутона Опции за автокоригиране или натиснете Alt+A.

Excel отваря диалоговия прозорец за автоматично коригиране, показан на фигурата.

В раздела Автокоригиране в този диалогов прозорец въведете печатната грешка или съкращението в текстовото поле Замяна.

Въведете корекцията или пълния формуляр в текстовото поле С.

Щракнете върху бутона Добавяне или натиснете Enter, за да добавите новата печатна грешка или съкращение към списъка за автоматично коригиране.

Щракнете върху бутона OK, за да затворите диалоговия прозорец AutoCorrect.

Използвайте опциите Замяна и С в диалоговия прозорец Автокоригиране, за да добавите всички правописни грешки и съкращения, които искате Excel автоматично да коригира или попълни.

Етикет за редактиране на клетки в Word 2016

Въпреки помощта на AutoCorrect, някои грешки непременно ще ви доведат. Как ги коригирате наистина зависи от това дали забележите преди или след завършване на въвеждането на клетка.

• Ако хванете грешката, преди да завършите запис, можете да го изтриете, като натискате клавиша Backspace, докато не премахнете всички неправилни знаци от клетката. След това можете да въведете отново останалата част от записа или формулата, преди да завършите записа в клетката.

• Ако не откриете грешката, докато не завършите въвеждането на клетка, имате избор да замените цялото нещо или да редактирате само грешките.

• Когато се занимавате с кратки записи, вероятно ще искате да поемете по пътя за подмяна. За да замените запис в клетка, позиционирайте показалеца на клетка в тази клетка, въведете заместващия си запис и след това щракнете върху бутона Enter или натиснете Enter.

• Когато грешката в даден запис е относително лесна за коригиране и записът е от дългата страна, вероятно ще искате да редактирате записа в клетката, вместо да го замените. За да редактирате записа в клетката, просто щракнете двукратно или докоснете двукратно клетката или изберете клетката и след това натиснете F2.

• Извършването на едно от двете активира отново лентата с формули, като се показват отново бутоните Enter и Cancel и се поставя точката на вмъкване в записа в клетката в работния лист. (Ако щракнете двукратно или докоснете двукратно, точката на вмъкване се позиционира, където и да щракнете; натиснете F2 и точката на вмъкване се позиционира след последния знак в записа.)

• Забележете също, че индикаторът за режим се променя на Редактиране. Докато сте в този режим, можете да използвате мишката или клавишите със стрелки, за да позиционирате точката на вмъкване на мястото в записа в клетката, което се нуждае от фиксиране.

Следващата таблица изброява натисканията на клавиши, които можете да използвате, за да препозиционирате точката на вмъкване в записа в клетката и да изтриете нежелани знаци. Ако искате да вмъкнете нови знаци в точката на вмъкване, просто започнете да пишете. Ако искате да изтриете съществуващи знаци в точката на вмъкване, докато пишете нови, натиснете клавиша Insert на клавиатурата си, за да превключите от нормалния режим на вмъкване към режим на надпис. За да се върнете към нормален режим на вмъкване, натиснете Insert втори път. Когато приключите с корекциите на записа в клетката, трябва да завършите редакциите, като натиснете Enter, преди Excel да актуализира съдържанието на клетката.

Натискане на клавиши за коригиране на тези грешки при влизане в клетка

Докато Excel е в режим на редактиране, трябва да въведете отново редактираното съдържание на клетка, като щракнете върху бутона Enter в лентата с формули или натиснете клавиша Enter или натиснете Tab или комбинацията Shift+Tab. Можете да използвате клавишите със стрелки като начин да завършите запис само когато програмата е в режим Enter. Когато програмата е в режим на редактиране, клавишите със стрелки преместват точката на вмъкване само през записа, който редактирате, а не в нова клетка.