Как да импортирате прав текст в Excel 2013

Когато не правите или не можете да експортирате директно в Excel, трябва да предприемете втората стъпка за импортиране на текстовия файл ASCII, който сте създали с другата програма. Ето стъпките, които предприемате, за да импортирате прав текстов файл:

1Отворете текстовия файл, като изберете Отвори от менюто Файл или като изберете командата Получаване на външни данни от текст в раздела Данни.

Excel показва диалоговия прозорец Отвори, ако изберете командата Отвори. Excel показва почти идентичен диалогов прозорец за импортиране на текстов файл, ако изберете командата Получаване на външни данни от текст на раздела Данни.

2 Изберете Текстови файлове от падащия списък.

Този списък се появява вдясно от текстовото поле Файл.

3 Използвайте падащия списък Look In, за да идентифицирате папката, в която сте поставили експортирания текстов файл.

Трябва да видите текстовия файл, посочен в диалоговия прозорец Отвори.

4За да отворите текстовия файл, щракнете двукратно върху иконата му.

Excel стартира съветника за импортиране на текст.

5 Изберете радио бутона Фиксирана ширина.

Това казва на Excel, че полетата в текстовия файл са подредени в равномерно разположени колони.

6В текстовото поле Стартиране на импортирането в ред идентифицирайте реда в ASCII текстовия файл, който трябва да бъде първият ред на електронната таблица.

По принцип текстовите файлове ASCII използват първите няколко реда на файла, за да покажат информация за заглавката на отчета. Поради тази причина обикновено няма да искате да започнете да импортирате на ред 1; ще искате да започнете да импортирате на ред 10, 20 или 5.

Не се напрягайте твърде много за това да кажете на съветника за импортиране на текст кой ред е първият, който трябва да бъде импортиран. Ако импортирате твърде много редове, можете лесно да изтриете външните редове по-късно в Excel.

Можете да прегледате отчета за импортиране, показан в долната част на диалоговия прозорец Съветник за импортиране на текст.

7 Щракнете върху Напред.

Excel показва диалоговия прозорец за втората стъпка на съветника за импортиране на текст. Използвате този втори диалогов прозорец на съветника за импортиране на текст, за да разделите редовете на текстовите файлове на колони.

Може да не се налага да вършите много работа, за да идентифицирате къде редовете трябва да бъдат разбити на колони. Excel, след като разгледа внимателно данните в текстовия файл, който предстои да бъде импортиран, предлага къде трябва да бъдат прекъснати колоните и чертае вертикални линии в прекъсванията.

8В секцията Преглед на данни на втория диалогов прозорец на съветника прегледайте прекъсванията на текста и ги променете, ако е необходимо.

Ако са неправилни, плъзнете линиите за прекъсване на ново място.

За да премахнете прекъсване, щракнете двукратно върху линията за прекъсване.

За да създадете или добавите ново прекъсване, щракнете върху точката, където искате да се случи прекъсването.

9 Щракнете върху Напред.

Excel показва диалоговия прозорец на третата стъпка на съветника за импортиране на текст.

10Изберете формата на данните за колоните в новата си работна книга.

Можете да изберете форматиране по подразбиране от третия диалогов прозорец на Съветника за импортиране на текст за колоните на новата работна книга.

За да изберете формата по подразбиране за колона, щракнете върху тази колона в полето Преглед на данни и след това изберете един от четирите радио бутона за формат на данни за колона.

Ако изберете бутона за избор Формат на дата по подразбиране за колона, използвайте падащия списък Дата, за да изберете формат на дата.

11 Идентифицирайте колоните, които Excel не трябва да импортира.

Ако не искате да импортирате колона, изберете колона в полето Предварителен преглед на данните и след това изберете радио бутона Не импортирайте колона (Пропускане).

12Изберете как да се показват данните в текстовия файл.

Можете да щракнете върху бутона Разширени (в третия диалогов прозорец Съветник за импортиране на текст), за да се покаже диалоговия прозорец Разширени настройки за импортиране на текст. Диалоговият прозорец Разширени настройки за импортиране на текст предоставя текстови полета, които можете да използвате, за да посочите по-подробно или с по-голяма точност как са подредени данните в текстовия файл.

Изберете кой символ се използва за разделяне на цели числа от десетични стойности, като използвате падащия списък Десетичен разделител.

Изберете какъв символ се използва за разделяне на хиляди, като използвате падащия списък за разделител на хиляди.

Щракнете върху OK, след като направите избор тук; връщате се към третия диалогов прозорец на съветника.

13 Щракнете върху Готово.

Excel импортира текстовия файл според вашите спецификации и го поставя в нова работна книга на Excel. Вероятно данните няма да са идеално изложени.

Все пак, когато имате много големи набори от данни, ще откриете, че импортирането спестява огромно време. Като цяло, няма да ви е много трудно да почистите новата работна книга. Трябва само да изтриете няколко реда или може би колони или може би да направите малко допълнително форматиране или преоразмеряване на редове и колони.