Access има някои страхотни съветници, които правят процеса на импортиране лесен. Ето стъпките за импортиране или свързване на източници на данни към вашата база данни на Access:
Отворете базата данни на Access, която ще съдържа импортираните данни, и щракнете върху раздела Външни данни на лентата.
Групата бутони Импортиране и свързване се появява на лентата.
Всеки бутон е свързан със съветник, който ви превежда през процеса: Общите файлови формати като Excel или Text (означени като Text File) имат свои специфични бутони; можете да намерите по-рядко срещаните файлови формати, като използвате бутона Още.
Щракнете върху бутона, който съответства на вашия файлов формат.
На екрана се появява диалогов прозорец Получаване на външни данни, специфичен за избрания файлов формат.
Изберете източника на данни, който искате да импортирате или свържете към Access.
Обикновено това е файл. Може също да бъде сайт на SharePoint или папка на Outlook.
Изберете метода за съхранение на данни.
Това е мястото, където казвате на Access дали да импортира или свърже данните.
Следвайте останалите стъпки в диалоговия прозорец Получаване на външни данни и след това щракнете върху Готово.
От този момент нататък стъпките зависят от формата на данни, който импортирате. Следвайте внимателно подканите. Най-лошото, което може да се случи, е да получите импортирана (или свързана) таблица, пълна с глупости. Ако го направите, проверете формата на изходния файл.
Например, ако източникът е текстов файл и получавате глупости, може да се наложи да потвърдите, че текстовият файл е записан като файл с разделители (със символ — например запетая — поставен между полетата). Възможно е също така изходният файл да не е в правилния формат (например, може да мислите, че е електронна таблица на Excel, но не е).
Ако очаквате често да импортирате или свързвате към този тип файл, щракнете върху квадратчето Запазване на стъпките за импортиране.
Клетката за отметка ще бъде разположена на последния екран на съветника. След като поставите отметка в квадратчето, ще бъдете подканени за име за вашия импорт. Ако импортирате тези данни редовно, като например първия ден от месеца, щракнете върху квадратчето Създаване на задача на Outlook. Access ще настрои задача на Outlook за вас, която включва бутон за стартиране на задачата от Outlook.
Ако сте запазили импортирането, щракнете върху Save Import, за да завършите процеса на импортиране и да запишете импортирането за бъдеща употреба.