Как да импортирате данни в Access 2016

Ако искате базата данни, в която поставяте данните, да замени източника в Access 2016, тогава импортирайте. Това е опцията за вас, ако създавате база данни на Access, за да замените стара електронна таблица, която вече не отговаря на вашите нужди. Също така импортирайте, ако изходните данни са предоставени от външен доставчик във формат, различен от формат на Access.

Например, да предположим, че получавате данни за продажбите на касов апарат от външен доставчик на месечна база във формат на електронна таблица. Access е чудесен инструмент за отчитане, така че можете да импортирате данните в Access и да използвате неговите инструменти за отчитане, за да генерирате отчетите си.

Ето стъпките за импортиране или свързване на източници на данни към вашата база данни на Access:

1 Отворете базата данни на Access, която ще съдържа импортираните данни.

Трябва да видите раздела Външни данни.

2 Щракнете върху раздела Външни данни на лентата.

Групата бутони Импортиране и свързване се появява на лентата.

Всеки бутон е свързан със съветник, който ви превежда през процеса:

Често срещаните файлови формати като Excel или Text (маркирани като текстов файл) имат свои специфични бутони.

Можете да намерите по-рядко срещаните файлови формати, като използвате бутона Още.

3 Щракнете върху бутона, който съответства на вашия файлов формат.

На екрана се появява диалогов прозорец Получаване на външни данни, специфичен за избрания файлов формат.

4 Използвайте бутона Преглед, за да изберете източника на данни, който искате да импортирате или свържете към Access.

Обикновено това е файл. Може също да бъде сайт на SharePoint или папка на Outlook.

Ако въвеждането на имена на файлове не ви харесва, щракнете върху бутона Преглед, за да намерите файла.

5 Изберете метода за съхранение на данни.

Това е мястото, където казвате на Access дали да импортира или свърже данните. Можете да се свържете с всички файлови формати с изключение на XML.

6 Следвайте останалите стъпки в диалоговия прозорец Получаване на външни данни.

От този момент нататък стъпките зависят от формата на данни, който импортирате. Следвайте внимателно подканите. Най-лошото, което може да се случи, е да получите импортирана (или свързана) таблица, пълна с глупости. Ако го направите, проверете формата на изходния файл.

Например, ако източникът е текстов файл и получавате глупости, може да се наложи да потвърдите, че текстовият файл е записан като файл с разделители (със символ — например запетая — поставен между полетата). Възможно е също така изходният файл да не е в правилния формат (например, може да мислите, че е електронна таблица на Excel, но не е).

Ако очаквате често да импортирате или свързвате към този тип файл, щракнете върху квадратчето Запазване на стъпките за импортиране. (Кутето за отметка ще бъде разположено на последния екран на съветника.) След като поставите отметка в квадратчето, ще бъдете подканени да въведете име за вашия импорт.

7Групата Импортиране на раздела Външни данни на лентата съдържа бутон, наречен Запазени импорти. Можете да използвате този бутон, за да извикате запазените импортирания и да ги стартирате толкова често, колкото искате.

Източниците на данни трябва да останат на първоначалните си местоположения с оригиналните си имена, за да се изпълни отново запазен импорт.