Как да използвате Microsoft Teams

Microsoft Teams е достъпен за потребители, които имат лицензи със следните корпоративни абонаменти за Office 365 : E1, E3, E5, Business Premium и Business Essentials. В образователните планове се предлага в абонаментите A1, A1 Plus, A5 и A3. Има планове за внедряване на Teams в правителствения облак.

Екипите могат да бъдат достъпни от уеб браузъра, настолно приложение или мобилно приложение. Максималният брой потребители, които имат достъп до пълната функционалност на Teams, се основава на броя на лицензираните потребители в организацията. Достъпът на гости е разрешен, което означава, че потребители от други наематели на Office 365 могат да бъдат поканени в центъра на екипите на организацията, без да са необходими допълнителни лицензи.

С Teams можете да провеждате индивидуални или групови аудио и видео разговори. Можете да споделяте екрани по време на уеб конференции, да планирате срещи и да записвате срещи. Освен това всеки потребител разполага с до 1TB пространство за съхранение.

От гледна точка на администратора, Teams предлага инструменти за управление на потребители и приложения на трети страни. Има отчети за събиране на употреба и настройки, които могат да бъдат конфигурирани с политики, специфични за организацията. За спокойствие, Microsoft предлага 99,9 процента финансово подкрепено споразумение за ниво на обслужване (SLA) време за работа за Teams.

Обиколка на потребителския интерфейс на Microsoft Teams

Табулатори, ботове, @споменавания и червен бретон са само част от новия жаргон, който ще трябва да добавите към речника си, за да използвате Teams. Това предполага, че вече сте опитен потребител на социалните медии, който знае какво представляват емоджи, стикери и Giphys.

Нека направим обиколка на потребителския интерфейс на Teams. Когато стартирате настолното приложение, първият екран, който виждате, след като влезете, е показан по-долу.

Потребителският интерфейс на Teams на работния плот.

• Лента с приложения: Тук можете да навигирате до различните секции в Teams. От горната част ще видите следните икони:
  • Активността е мястото, където ще намерите споменавания, отговори и други известия.
  • Чатът е мястото, където ще видите последните си индивидуални или групови чатове и списъка си с контакти.
  • Teams показва всички екипи, в които членувате.
  • Срещите се синхронизират с вашия календар на Outlook и показва всички ваши предстоящи срещи.
  • Файлове обединява всички файлове от всички екипи, в които членувате. Също така там имате достъп до вашето лично хранилище в OneDrive за бизнеса.
  • […] включва връзки към приложения, които са свързани с Teams и каналите в Teams.
  • Store ви отвежда до приложения и услуги, които могат да бъдат интегрирани в Teams.
  • Обратната връзка ви отвежда до гласовата страница на Microsoft Teams, където можете да оставите отзиви за услугата.
• Раздел „Екипи“: По- горе иконата „Екипи“ е избрана в лентата на приложенията, така че списъкът с екипите, в които сме членове, се показва тук.
• Канал: Специална секция в екип за организиране на разговори и задачи в конкретни теми или проекти.
• Бутон за присъединяване или създаване на екип: Щракването върху този бутон ви превежда през процеса на създаване или присъединяване към екип. Този бутон е видим само когато иконата на Teams е избрана в лентата на приложенията.
• Бутон за нов чат: Щракването върху този бутон избира иконата за чат в лентата на приложенията и ви позволява да започнете нов чат с индивид или група.
• Командна лента: Тази лента в горната част се използва за заявка към приложения или извършване на търсене в Teams.
• Раздели: Превключвайте между различни страници на Teams с тези раздели. Разговорите и файловете се включват автоматично; разделът + знак ви позволява да добавяте преки пътища към съдържание в Teams.
• Разговори в канала: Този раздел показва всички разговори в избрания канал. Чатовете в Channel Conversations са постоянни, така че ако сте отсъствали, можете лесно да превъртите, за да се хванете, когато се върнете. Чатовете могат да включват визуални индикатори като @mention, което показва, че в чата се споменава конкретно потребител, или червен удар, който показва висока важност. Обърнете внимание, че чатовете са отворени по дизайн, така че всеки в екипа има видимост към разговора, за да помогне за ускоряване на процеса на вземане на решения, когато е необходимо.
• Поле за ново съобщение: Тук можете да въведете съобщение, за да започнете разговор. Можете да изпратите бърз чат или да разширите полето за създаване за достъп до богати инструменти за форматиране.
• Икона за изпращане: Когато сте готови да споделите своя чат, щракнете върху иконата за изпращане, за да публикувате своя чат в екипа.

Получаване на помощ от командната лента на Microsoft Teams

Teams е интуитивен за използване, но вие, ако имате нужда от бърза помощ, командната лента е вашата дестинация на едно място за помощ. Можете да търсите в разговори, потребители, файлове и приложения. Например, ако въведете думата „стартиране“ в командната лента, левият панел ще покаже резултатите от търсенето, групирани по Съобщения, Хора и Файлове.

Резултати от търсенето в командната лента.

Можете също да стартирате команда направо от командната лента, като въведете наклонена черта ( / ). Това действие ще покаже наличните команди или преки пътища. Изберете подходящата команда от списъка, за да стартирате командата.

Преки пътища за команди с наклонена черта.

Сътрудничество в центъра на Microsoft Teams

Мнозина смятат, че феноменът „дърво на имейлите“ е изолиран от големите корпоративни среди, но често издига грозната си глава и в малките организации.

Представете си следния сценарий: Някой изпраща имейл до трима души с молба за техния принос за нещо. Двама от получателите веднага отговарят. Получател #3 отговаря на получател #2, но забравя да отговори на всички. Сега получател #2 има информация, която другите нямат. След това получател №1 препраща имейла на още едно лице (Получател №4), който отговаря на всички с обратната си връзка, което не отчита това, което вече е било обсъдено, преди той да участва. Доста скоро пощенските кутии на всички експлодират с отговори на отговори и отговори на всичко, че изпращачът най-накрая вдига ръце от разочарование, защото сега разговорът е излязъл извън контрол и тя прекарва твърде много време, за да информира всички. На всичкото отгоре сега тя трябва да консолидира цялата обратна връзка ръчно.

Teams премахва дърветата с имейли. В Teams подателят може да избегне предишния сценарий, като качи файла в канала на Teams, @спомена хората, от които има нужда от обратна връзка, и започне разговор направо от документа в Teams. По този начин всеки вижда коментарите и редакциите на всеки. Нов човек, който се присъединява към разговора, може просто да превърти нагоре, за да се ускори и всички са доволни.

Започване на разговор за документ в Teams.

Създаване и управление на хъб на Microsoft Teams

За да си сътрудничите в Teams, първо трябва да сте или член на хъб на Teams, или създател на такъв. За да създадете екип:

Щракнете върху Екипи от лентата с приложения.

Щракнете върху връзката Присъединяване или създаване на екип, която се показва в долната част на лентата с приложения.

Щракнете върху картата Създаване на екип.

Въведете името и описанието на екипа.

Изберете настройките за поверителност за вашия екип (частен или публичен).

A Private Екип означава само собствениците на екипа могат да добавят членове, а Public Team означава, че всеки във вашата организация може да се присъедини към екипа.

Щракнете върху Напред.

Добавете членове към екипа си, като добавите или име, имейл адрес, списък за разпространение или група за защита с активирана поща в полето Добавяне.

Екипът може да има максимум 2500 членове от вашата организация или външни потребители чрез защитен достъп като гост.

По желание можете да изберете ролята на члена на екипа (собственик или член), като щракнете върху падащата стрелка до Член.
Ако забравите да направите това, можете да актуализирате типа членство по-късно.

Щракнете върху Close.

Достъпът до функциите за управление на екип се осъществява чрез щракване върху многоточия до името на вашия екип в лентата на приложенията. Налични са следните опции за управление:

• Управление на екипа стартира раздела Членове, където можете да добавяте или премахвате членове, да променяте ролята на член или да търсите член.
• Добавяне на канал стартира диалогов прозорец, в който можете да въведете име на канал и описание за канала.
• Добавяне на членове стартира диалогов прозорец, в който можете да въведете имената на хора, списъци за разпространение или групи за защита с активирана поща, които да добавите към вашия екип.
• Напускане на екипа стартира прозорец за валидиране, който ви моли да потвърдите намерението си да напуснете екипа.
• Редактиране на екипа стартира диалогов прозорец, в който можете да промените името на екипа, описанието на екипа и настройките за поверителност.
• Вземете връзка към екипа стартира диалогов прозорец, в който можете да копирате URL адреса, за да го споделите с други.
• Изтриване на екипа стартира прозорец за валидиране, който ви моли да потвърдите намерението си да изтриете екипа.

Управляващи членове на екипа.

Чат в Microsoft Teams

Когато нов член бъде добавен към екип, този член автоматично получава достъп до всички предишни разговори, файлове и други видове информация, споделена в центъра на екипа. Това е особено полезно за въвеждане на нов член на екипа в проект. Няма нужда да мислите какви файлове да препратите, за да ускорите новия член, тъй като той или тя може да се самообслужва от съдържанието, достъпно в центъра, или просто да поиска помощ от други чрез чат.

За да започнете чат, щракнете върху полето за създаване и започнете да пишете съобщението си, докато сте в секциите Активност, Чат или Екипи. Когато сте готови, щракнете върху иконата Изпращане, за да публикувате съобщението си. В зависимост от културата на вашия екип, можете да подправите чатовете си с емоджи, Giphys или стикери. Ще намерите различни опции, когато щракнете върху тези икони под полето за създаване.

Понякога разговорите в екип могат да станат шумни, когато има много членове, които говорят на различни теми. За да помогнете с това, възползвайте се от функцията за нишки съобщения в Teams, като отговорите директно на конкретно съобщение, така че отговорът да е в контекст с оригиналното съобщение.

Споделяне на файлове в Microsoft Teams

Когато създадете хъб на Teams, в бекенда автоматично се създава сайт на SharePoint, който от своя страна създава библиотека с документи за всеки канал. Файловете, качени в канал на Teams, се показват в раздела Файлове и се съхраняват в библиотека с документи на SharePoint. Всъщност можете да щракнете върху многоточиите до името на файла и след това да изберете да отворите файла от неговото местоположение в SharePoint .

Отваряне на файл в SharePoint от Teams.

За да споделите файл в Teams:

Изберете Teams от лентата с приложения.

Съставяне на съобщение в полето Създаване от канал.

Щракнете върху иконата за прикачване (изглежда като кламер) под полето за създаване и изберете източника за прикачения файл, който искате да споделите.

Изберете файла от източника и го качете.

Файлът, който сте качили, сега ще бъде вграден в съобщението.

Щракнете върху иконата за изпращане (прилича на самолет), за да публикувате съобщението си.
Файлът, който споделите, също ще се покаже в раздела Файлове.

Като алтернатива можете да отидете директно в раздела Файлове и да щракнете върху бутона Качване, за да качите файл. След като файлът бъде качен, щракнете върху името на файла, за да го отворите. След като отворите, можете да започнете разговор с други относно документа.

Срещи и конференции по начина на Microsoft Teams

Чатовете и разговорите в Teams са забавни начини за комуникация с другите. Понякога обаче е по-ефективно да се свържете бързо с членове на екипа, за да разрешите проблем, отколкото да се връщате напред и назад в чат. За щастие Teams предоставя цялостно решение за срещи с поддръжка за аудио и видео конференции. Тъй като възможностите за обаждания са вградени в Teams, не е необходимо да излизате от Teams и да стартирате отделно приложение, за да започнете ad-hoc среща.

За по-официални срещи можете да насрочите среща, подобно на начина, по който настройвате срещи в Outlook. Срещите, които създавате в Teams, ще се показват във вашия календар на Outlook .

Създаване на импровизирана среща на Microsoft Teams

Да кажем например, че разговаряте с трима членове на екипа си за проблем. След продължително пътуване напред-назад и времена на изчакване между тях, решихте, че е много по-бързо просто да се обадите и да поговорите за проблема. За да започнете импровизирана среща:

Отговорете на нишката за разговор и щракнете върху иконата Видео, която се показва в долната част на полето за създаване.

От прозореца за видео, който се показва, въведете тема за вашето обаждане.

Включете или изключете видеокамерата, за да изберете между споделяне на вашето видео или просто аудио.

Щракнете върху Запознайте се сега, за да започнете конференцията.

Ще се отвори прозорец за конференция с прозорец вдясно, където можете да поканите други да се присъединят към срещата.

Започване на импровизирана среща.

Когато приключите със срещата, щракнете върху червената икона на телефон, за да прекратите разговора и да напуснете срещата.

След срещата бележките и разговорите се публикуват в канала, така че другите, които не са успели да стигнат до срещата, могат бързо да наваксат пропуснатото.

Планиране на среща на Microsoft Teams

Можете да организирате официална среща предварително и да уведомите поканените участници достатъчно за среща. Подобно на Outlook, официалните заявки за срещи в Teams включват заглавие на срещата (еквивалент на тема в Outlook), местоположение, начална и крайна дата или час, подробности и списък с участници. В Teams можете да изберете канал за среща. Когато е избран канал, артефакти от срещата се публикуват в канала.

За да насрочите среща на екипи:

Щракнете върху Срещи от лентата с приложения.

Щракнете върху бутона Насрочване на среща, който се показва в долната част на левия прозорец.

Насрочване на среща на екипи.

От прозореца Нова среща въведете заглавие, местоположение, начална и крайна дата/час, подробности, канал и имената на хората, които искате да поканите на срещата.

По желание можете да добавите канал за срещата.

Ако искате да проверите наличността на хората, щракнете върху Помощник по график над секцията Подробности, за да покажете наличността на вашите участници въз основа на техните календари на Outlook.

Щракнете върху бутона Насрочване на среща.
Срещата вече е насрочена и ще се появи в секцията Срещи в Teams, както и във вашия календар на Outlook.