Как да използвате Flash Fill в Excel 2016

Удобната функция за Flash Fill на Excel 2016 ви дава възможността да вземете част от данните, въведени в една колона на таблица на работен лист, и да въведете само тези данни в нова колона на таблицата, като използвате само няколко натискания на клавиши.

Поредицата от записи се появяват в новата колона, буквално мигновено (по този начин името Flash Fill ), в момента, в който Excel открие шаблон във вашия първоначален запис на данни, който му позволява да разбере данните, които искате да копирате. Красотата е, че всичко това се случва без да е необходимо да създавате или копирате каквато и да е формула.

Най-добрият начин да разберете Flash Fill е да го видите в действие. Фигурата съдържа нова таблица с данни, състояща се от четири колони. Първата колона вече съдържа пълните имена на клиенти (първо, средно и последно). Втората, третата и четвъртата колона трябва да съдържат съответно първото, средното и фамилното име (така че определени части от имената на клиентите да могат да се използват в поздравите на имейли и писма, както е в , „Здравей Кийт“ или „Уважаеми г-н Харпър“).

Нова таблица с данни, съдържаща пълни имена, които трябва да бъдат разделени на отделни колони с Flash Fill.

Вместо да въвеждате ръчно първото, средното или фамилното име в съответните колони (или да се опитвате да копирате цялото име на клиента от колона А и след това да редактирате частите, които не са необходими в колоните Име, Средно име и Фамилия), можете да използвате Flash Fill за бързо и ефективно изпълнение на работата. И ето как го правите:

Въведете Keith в клетка B2 и завършете записа с клавиша със стрелка надолу или клавиша Enter.

Когато завършите този запис с клавиша със стрелка надолу или клавиша Enter на клавиатурата си, Excel премества показалеца на клетка към клетка B3, където трябва да въведете само първата буква от следващото име за Flash Fill, за да получите картината.

В клетка B3 въведете само J, първата буква на Jonas, първото име на втория клиент.

Flash Fill незабавно извършва маневра от тип AutoFill, като предлага останалата част от името на втория клиент, Jonas, като текст за въвеждане в тази клетка. В същото време Flash Fill предлага да въведете всички останали собствени имена от пълните имена в колона A в колона B.

Завършете въвеждането на Jonas в клетка B3, като щракнете върху бутона Enter или натиснете клавиш със стрелка.

В момента, в който завършите въвеждането на данни в клетка B3, колоната First Name е готова: Excel въвежда всички други имена в колона B едновременно!

За да завършите тази примерна таблица с имена, като въведете средното и фамилното име съответно в колони C и D, просто повторете тези стъпки в тези колони. Въведете първото второ име, Остин, от клетка A2 в клетка C2 и след това въведете W в клетка C3. Попълнете записа в клетка C3 и записите на средното име в тази колона са готови. По същия начин въвеждате първото фамилно име, Харпър, от клетка A2 в клетка D2 и след това въведете S в клетка D3. Завършете вписването в клетка D3 и вписванията на фамилното име за колона D са направени, завършвайки цялата таблица с данни.

По мое мнение, завършването на въвеждането на данни в тази таблица с имена на клиента изискваше да направя общо 26 натискания на клавиши, 20 от които бяха за въвеждане на първото, средното и фамилното име на първия клиент заедно с началните букви на първия , средно и фамилно име на втория клиент и останалите шест, за да попълните тези записи. Ако колона А на тази таблица с имена на клиенти съдържа пълните имена на стотици или дори хиляди клиенти, тези 26 натискания на клавиши са незначителни в сравнение с броя, който би бил необходим за ръчно въвеждане на техните собствени, бащини и фамилни имена в отделното им собствено име, Колоните за средно име и фамилия или дори за редактиране на копия на пълните имена във всяка от тях.

Имайте предвид, че Flash Fill работи перфектно при извличане на части от по-дълги записи на данни в колона, при условие че всички записи следват същия модел и използват един и същи тип разделители (интервали, запетаи, тирета и други подобни). Например, на фигурата има аномалия в записите за пълно име в клетка A9, където се въвежда само средният инициал с точка вместо пълния среден. В този случай Flash Fill просто въвежда M в клетка C9 и трябва ръчно да редактирате записа му, за да добавите необходимия период. Също така, не забравяйте, че полезността на Flash Fill не е ограничена до всички текстови записи, както в моя пример таблица с имена на клиенти. Може също да извлича части от записи, които смесват текст и числа, като идентификационни номера (AJ-1234, RW-8007 и т.н.).