За да спестите хартия и разума си, отпечатайте своя работен лист на Excel 2016 директно от екрана за печат в изгледа Backstage на Excel, като щракнете върху Файл→ Печат (или просто натиснете Ctrl+P или Ctrl+F2). Както виждате тук, екранът за печат ви показва с един поглед вашите текущи настройки за печат заедно с визуализация на първата страница от разпечатката.
Екранът за печат в изглед Backstage показва текущите ви настройки за печат плюс предварителен преглед на разпечатката.
Можете също да добавите команден бутон Преглед за печат и Печат към лентата с инструменти за бърз достъп, която отваря този екран за печат в изгледа Backstage. Просто щракнете върху бутона Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп, последван от опцията Print Preview and Print в падащото му меню, за да добавите този бутон в края на лентата с инструменти. След това щракнете върху този бутон всеки път, когато искате да прегледате отчет, преди да го изпратите на вашия принтер.
Можете да използвате функцията за предварителен преглед на печат в екрана за печат, преди да отпечатате работен лист, раздел от работен лист или цяла работна книга. Поради особеностите в данните от работния лист за страници, често трябва да проверявате прекъсванията на страниците за всеки отчет, който изисква повече от една страница. Областта за предварителен преглед на печат в панела Печат ви показва как точно ще се изписват данните на работния лист, когато са отпечатани. Ако е необходимо, можете да се върнете към работния лист, където можете да направите промени в настройките на страницата от раздела Оформление на страницата на лентата, преди да изпратите отчета на принтера, когато всичко изглежда наред.
Когато Excel показва цяла страница в областта за визуализация за печат, едва можете да прочетете съдържанието й. За да увеличите изгледа до действителния размер, за да проверите някои от данните, щракнете върху бутона Увеличаване на страница в долния десен ъгъл на панела Печат. Вижте разликата тук – можете да видите как изглежда първата страница на отчета от четири страници, след като увеличите мащаба, като щракнете върху този бутон Увеличаване на страница.
Страница 1 от отчет от четири страници след щракване върху бутона Увеличаване на страницата.
След като увеличите страница до действителен размер, използвайте лентите за превъртане, за да изведете нови части от страницата в полето за визуализация за печат. За да се върнете към изгледа на цяла страница, щракнете върху бутона Увеличаване на страницата втори път, за да премахнете избора от него.
Excel посочва броя на страниците в отчета в долната част на областта за визуализация на печат. Ако отчетът ви има повече от една страница, можете да видите следващите страници, като щракнете върху бутона Следваща страница вдясно от номера на последната страница. За да прегледате страница, която вече сте виждали, направете резервно копие на страница, като щракнете върху бутона Предишна страница вляво от номера на първата страница. (Бутонът Предишна страница е сив, ако сте на първата страница.)
За да покажете маркери, показващи текущите ляво, дясно, горно и долно поле, заедно с ширините на колоните, щракнете върху бутона Покажи полета непосредствено вляво от бутона Увеличаване на страницата. След това можете да промените ширините на колоните, както и полетата на страницата, като плъзнете съответния маркер.
Когато приключите с визуализацията на отчета, екранът за печат ви предлага следните опции за промяна на определени настройки за печат, преди да го изпратите на принтера:
-
Бутон Печат с комбинираното поле Брой копия : Използвайте този бутон, за да отпечатате отчета за електронна таблица, като използвате текущите настройки за печат, изброени на панела. Използвайте комбинираното поле, за да посочите броя на копията, който искате, когато имате нужда от отпечатване на няколко копия.
-
Бутон за падащо меню на принтера : Използвайте този бутон, за да изберете нов принтер или факс, до който да изпратите отчета за електронна таблица, когато е инсталирано повече от едно устройство. (Excel автоматично показва името на принтера, който е инсталиран като принтер по подразбиране в Windows.)
-
Настройки падащото бутона: Те включват печат Какво падащия бутон с придружител Pages комбинирани полета: Използвайте Печат Какво падащия бутон, за да изберете отпечатване само на активните (избрани) работни листове в работната книга (по подразбиране), цялата работна книга, текущата селекция на клетка в текущия работен лист и текущо избраната таблица в текущия работен лист. Използвайте комбинираните полета Страници, за да ограничите отпечатаното само до диапазона от страници, които въвеждате в тези полета или избирате с техните бутони за въртене.
Под комбинираните полета намирате бутони за падащ списък, за да отпечатате от двете страни на всяка страница в отчета, да подредите страниците на отчета и да превключите ориентацията на страницата от портрет (подравнена с късата страна) на хоризонтална (подравнена с дългата страна). Освен това можете да изберете размер на хартията въз основа на възможностите на вашия принтер, различен от буквата по подразбиране 8,5″ x 11″, и да персонализирате размера на полетата на отчета (отгоре, отдолу, отляво и отдясно, както и полета за всяка заглавка и долен колонтитул на страницата).