Как да използвате функцията за основния документ на Word 2019

Първият роман, който написах (и никога не публикуван, разбира се), беше дълъг няколкостотин страници. Запазен е като един документ. Документите на Word могат да бъдат с всякаква дължина, но поставянето на всичко в един документ може да бъде непрактично. Редактирането, копирането и поставянето, търсенето и подмяната и всички други операции за текстообработка стават по-малко ефективни, колкото по-голям става документът.

По-добро решение за дълги документи е да запазите всяка глава или голяма част като отделен файл. След това можете да се възползвате от функцията за основния документ на Word, за да групирате всичко заедно, когато дойде време за отпечатване или публикуване.

• Основният документ съединява всички отделни документи или поддокументи, дори продължаващи номера на страници, горни колонтитули и други текущи елементи. Резултатът е голям документ, който можете да отпечатате или публикувате.
• Какво се квалифицира като голям документ? Всичко над 100 страници отговаря на изискванията, що се отнася до мен.

Когато пишете роман, създайте всяка глава като отделен документ. Съхранявайте всички тези документи за глави в собствената им папка. Освен това използвайте имена на файлове на документи, за да помогнете с организацията. Например давам имена на глави с цифри: Първата глава е 01, втората е 02 и т.н.

Как да създадете главен документ в Microsoft Word

Функцията за основния документ на Word ви помага да събирате и координирате отделни документи – наречени поддокументи – и да ги обединявате в един голям документ. Когато имате главен документ, можете да присвоявате непрекъснати номера на страници на работата си, да прилагате горни и долни колонтитули в целия проект и да се възползвате от съдържанието, индекса на Word и други функции за генериране на списъци.

За да създадете голям, огромен документ от много по-малки документи — за да създадете главен документ — следвайте тези стъпки:

Стартирайте нов празен документ в Word.
Натиснете Ctrl+N, за да извикате бързо нов празен документ.

Запазете документа.
Да, знам — още не си написал нищо. Не се притеснявайте: като запазите сега, вие изпреварвате играта и избягвате някои странни съобщения за грешки.

Превключете към изглед Outline.
Щракнете върху раздела Изглед и след това щракнете върху бутона Outline.

В раздела Очертаване в групата Основен документ щракнете върху бутона Покажи документ.
Групата Основен документ незабавно се попълва отново с повече бутони. Един от тях е бутонът Вмъкване, използван за изграждане на основния документ.

Щракнете върху бутона Вмъкване.

Използвайте диалоговия прозорец Вмъкване на поддокумент, за да намерите първия документ за вмъкване в основния документ.
Документите трябва да се поставят по ред. Надявам се, че сте използвали хитра схема за именуване на документи.

Щракнете върху бутона Отвори, за да поставите документа в основния документ.
Документът се появява в прозореца, но е грозен, защото изгледът на Outline е активен. Не се притеснявайте: няма да е грозно, когато е отпечатано! Ако ви бъде зададен въпрос относно конфликтни стилове, щракнете върху бутона Да за всички. Той поддържа всички стилове на поддокумента в съответствие с основния документ. (Въпреки че е най-добре, когато всички документи използват един и същ шаблон на документ.) Word се настройва, за да вмъкнете следващия документ:

Повторете стъпки 5–7, за да създадете основния документ.

Запазете основния документ, когато приключите с вмъкването на всички поддокументи.

В този момент се създава основният документ. Това е, което използвате, за да отпечатате или запазите целия, по-голям документ.

Все още можете да редактирате и работите върху отделните документи. Всички промени, които правите, се отразяват в основния документ. Всъщност единственият път, когато наистина трябва да работите в основния документ, е когато изберете да редактирате горните и долните колонтитули, да създадете съдържание или да работите върху други елементи, които засягат целия документ.

• Когато сте готови, можете да публикувате основния документ точно както публикувате всеки отделен документ.

Използвайте бутона Сгъване на поддокументи, за да скриете целия текст на поддокумента. Например, ако трябва да създадете таблица на съдържанието или да работите върху горните и долните колонтитули на основния документ, свиването на поддокументите улеснява процеса.

• Уви, методът на главния документ не е перфектен. Добър е за печат, но за създаване на електронна книга е по-добре да използвате един голям документ вместо множество документи, изсипани в основен документ.

Как да разделите документ на Microsoft Word

Разделянето на документ не е част от създаването на главен документ, но може да е начина, по който започнете. Ако пишете романа си като един дълъг документ, препоръчвам ви да го разделите на по-малки документи. Прост пряк път не съществува; вместо това трябва да изрежете и поставите, за да създадете по-малки документи от огромен.

Ето как да разделите документ:

Изберете половината от документа — частта, която искате да разделите в нов документ.
Или, ако разделяте документ на няколко части, изберете първата част, която искате да поставите в нов документ. Например, разделете документа на прекъсвания на глави или на основно заглавие.

Изрежете избрания блок.
Натиснете Ctrl+X, за да изрежете блока.

Извикайте нов, празен документ.
Ctrl+N върши работа. Или, ако използвате шаблон (а трябва да го използвате), започнете нов документ с този шаблон.

Поставете частта от документа.
Натиснете Ctrl+V, за да поставите. Ако текстът не се постави с правилното форматиране, щракнете върху раздела Начало и в групата Клипборд щракнете върху бутона Поставяне. Щракнете върху командния бутон Запазване на изходното форматиране.

Запазете новия документ.

Продължете да разделяте по-големия документ, като повторите тези стъпки. След като приключите с разделянето на по-големия документ, можете безопасно да го изтриете.