Как да използвате функцията за категории на Outlook 2013

Функцията Категории в Outlook е предназначена да ви помогне да разберете какво е спешно от това, което може да чака. Има голяма стойност в добрата колекция от информация. Въпреки това, не можете да изтеглите пълната стойност от списък с контакти или задачи, ако не можете бързо да разберете кои елементи са важни и кои не.

Задайте категория в Outlook 2013

Когато за първи път настроите Outlook, можете да разберете какви категории са налични, като щракнете върху бутона Категоризиране в раздела Начало. Бутонът за категоризиране изглежда като малък многоцветен квадрат с тик-так. Няколко други модула на Outlook също показват бутона Категоризиране; върши същата работа, където и да го намерите.

Щракването върху бутона Категоризиране отваря списък с (изненада!) категории, всяка от които има име на цвят. Ако просто искате да оцветите артикулите си по подразбиране, процесът е доста прост.

Следвайте тези стъпки, за да присвоите категория на елемент:

Щракнете върху елемента, който искате да категоризирате.

Елементът е подчертан.

Щракнете върху бутона Категоризиране и изберете от списъка.

В елемента се появява цветен блок, който показва коя категория сте избрали.

Можете да присвоите няколко категории на всеки елемент, въпреки че поставянето на твърде много на артикул може да е по-объркващо, отколкото да не присвоявате никакви категории.

Преименувайте категория в Outlook

Можете да запомните какво означава всеки цвят на категорията на Outlook, ако желаете, но вероятно ще бъде по-лесно да преименувате категориите в конкретни цветове:

Щракнете върху бутона Категоризиране и изберете Всички категории.

Появява се диалоговият прозорец Цветови категории.

Щракнете върху категорията, която искате да преименувате.

Избраната от вас категория е маркирана.

Щракнете върху Преименуване.

Избраната от вас категория е заобиколена от поле, което показва, че можете да я редактирате.

Въведете новото име, което искате да присвоите на тази категория.

Името, което въвеждате, се появява на мястото на старото име.

Щракнете върху OK.

Диалоговият прозорец Цветови категории се затваря.

Ако промените името на категория, която вече сте присвоили на някои елементи на Outlook, името на тази категория се променя автоматично за тези елементи.

Променете цвят на категория в Outlook

Можете да промените цвета на категория, както и нейното име. Присвояването на запомнящи се цветове може да даде важни улики за това как върви работата ви или колко добре сте в крак с текущите проекти.

Следвайте тези стъпки, за да промените цвета на категория:

Щракнете върху бутона Категоризиране и изберете Всички категории.

Появява се диалоговият прозорец Цветови категории.

Щракнете върху категорията, на която искате да присвоите нов цвят.

Избраната от вас категория е маркирана.

Щракнете върху бутона Цвят.

Появява се падащо поле, показващо цветовете, които можете да изберете.

Щракнете върху цвета, който искате да зададете.

Избраният от вас цвят се появява на мястото на стария цвят.

Щракнете върху OK.

Диалоговият прозорец Цветови категории се затваря.

Можете да изберете Няма и да създадете безцветна категория. Това е някак мрачно, но ако отговаря на настроението ви, направете го. Една от възможните причини за създаване на безцветни категории е, че Outlook предлага само 25 цвята и може да имате повече от 25 категории. Но след като преминете през 25 категории, може да помислите за намаляване на броя на категориите, за да намалите объркването.

Задайте клавиш за пряк път за категория в Outlook

Можете да дадете на всяка категория клавиш за бърз достъп, който ви позволява да присвоите категория, без да докосвате мишката. Това е много удобно, когато искате да приближите екран, пълен с имейл съобщения или задачи, и да настроите всичко в някакъв ред.

За да присвоите клавиш за бърз достъп към категория, изпълнете следните стъпки:

Щракнете върху бутона Категоризиране и изберете Всички категории.

Появява се диалоговият прозорец Цветови категории.

Щракнете върху категорията, към която искате да присвоите клавиш за бърз достъп.

Избраната от вас категория е маркирана, за да покаже, че сте я избрали.

Щракнете върху менюто Клавиш за бърз достъп.

Появява се списъкът с клавишни комбинации.

Щракнете върху клавиша за бърз достъп, който искате да зададете.

Името на избрания от вас клавиш за бърз достъп се появява вдясно от категорията.

Щракнете върху OK.

Не можете да присвоите повече от един клавиш за бърз достъп към категория; това би било объркващо. Въпреки това, можете да присвоите повече от една категория на елемент.