Как да използвате функциите на базата данни в Excel 2013

Excel 2013 включва редица функции на база данни, които можете да използвате за изчисляване на статистически данни, като общо, средно, максимално, минимум и броене в определено поле от списъка с данни само когато са изпълнени критериите, които сте посочили.

Например, можете да използвате функцията DSUM в списък с данни за служители, за да изчислите сумата от всички заплати за служители, които са били наети след 1 януари 2000 г., или можете да използвате функцията DCOUNT, за да изчислите броя на записите в списъка с данни за отдел "Човешки ресурси".

Функциите на базата данни, независимо от разликата в имената (и всички те започват с буквата D ) и изчисленията, които извършват, всички приемат същите три аргумента, както е илюстрирано от функцията DAVERAGE:

ДАВЕРЕЖ ( база данни, поле, критерии )

Аргументите за функциите на базата данни изискват следната информация:

• d atabase е аргументът, който определя диапазона, съдържащ списъка, и трябва да включва реда с имена на полета в горния ред.

• f ield е аргументът, който определя полето, чиито стойности трябва да бъдат изчислени от функцията на базата данни (усреднени в случая на функцията DAVERAGE). Можете да посочите този аргумент, като поставите името на полето в двойни кавички (както в „Заплата“ или „Дата на наемане“) или можете да направите това, като въведете номера на колоната в списъка с данни (от ляво на дясно). като първото поле се брои за 1).

• c riteria е аргументът, който определя адреса на диапазона, който съдържа критериите, които използвате, за да определите кои стойности се изчисляват. Този диапазон трябва да включва поне едно име на поле, което указва полето, чиито стойности трябва да бъдат оценени, и една клетка със стойностите или израза, които да се използват при оценката.

Имайте предвид, че при уточняването на аргумента на полето трябва да се обърнете към колона в списъка с данни, която съдържа числови данни или данни за дата за всички функции на базата данни с изключение на DGET. Всички останали функции на базата данни не могат да извършват изчисления върху текстови полета.

Ако погрешно посочите колона с текстови записи като аргумент на полето за тези функции на базата данни, Excel връща стойност за грешка или 0 като резултат. Таблицата изброява различните функции на базата данни, налични в Excel, заедно с обяснение какво изчислява всяка от тях. (Вече знаете какви аргументи има всеки от тях.)

Функциите на базата данни в Excel

Функциите на базата данни се използват твърде рядко за оценка на техния собствен команден бутон в раздела Формули на лентата. В резултат на това, за да ги използвате в работен лист, трябва да щракнете върху бутона Function Wizard ( fx ) в лентата с формули и след това да изберете база данни от падащия списък Select a Category и след това щракнете върху функцията, която да използвате, или въведете базата данни функционира директно в клетката.

Клетка C2 в работния лист, показан на тази фигура, съдържа следната формула:

=DSUM(A3:J35,"Заплата",F1:F2)

Тази функция DSUM изчислява общата сума на всички заплати в списъка с данни, които са над $55 000. Тази обща сума е $468,500, както е показано в клетка C2, която съдържа формулата.

За да извършите това изчисление, посочете диапазона A3:J35, който съдържа целия списък с данни. Този диапазон включва горния ред с имена на полета като аргумент на базата данни (който Excel 2013 автоматично преобразува в еквивалент на името на диапазона, Table2[#All]).

След това посочете „Заплата“ като аргумент на полето на функцията DSUM, защото това е името на полето, което съдържа стойностите, които искате да сумирате. И накрая, посочете диапазона E1:E2 като аргумент за критерии на функцията DSUM, тъй като тези две клетки съдържат диапазона на критериите, който означава, че само стойностите, надвишаващи 55000 в полето Заплата, трябва да бъдат сумирани.