След като изберете основния тип документ в Microsoft Office, следва да изберете списъка с данни. Списъкът с данни трябва да бъде в структуриран формат, като например документ на Word, съдържащ таблица, работна книга на Excel или база данни, като списъка с контакти в Outlook.
Ако планирате да използвате съществуващ Word или Excel файл, важно е да го настроите предварително. Може да се наложи да отворите този файл отделно, за да го подготвите.
Ако това е таблица на Word, имайте предвид следните точки:
-
Уверете се, че няма нищо над таблицата във файла с документа.
-
Първият ред на таблицата трябва да съдържа имената на полетата (етикетите на колоните).
-
Всички останали редове трябва да съдържат записите с данни.
Word таблица, подходяща за използване като списък с данни за сливане на поща.
Ако това е работен лист на Excel, имайте предвид следните точки:
-
Ред 1 трябва да съдържа имената на полетата (етикетите на колоните).
-
Всички последователни редове под ред 1 съдържат записите с данни.
Работен лист на Excel, подходящ за използване като списък с данни за сливане на поща.
Когато вашият файл с източник на данни е готов, следвайте тези стъпки, за да го свържете с основния си документ в Word:
Когато основният документ е отворен, в раздела Пощенски съобщения щракнете върху Избор на получатели.
Щракнете върху Използване на съществуващ списък.
Изберете да използвате съществуващ списък.
Придвижете се до местоположението, съдържащо вашия файл с данни, и го изберете.
Щракнете върху Отвори.
Изберете файла с данни и щракнете върху Отвори.
Поздравления, вашият файл с данни вече е прикачен. Все още няма да забележите нищо различно, защото трябва да вмъкнете полета за сливане.