Как да използвате сценарии в Excel 2016

Excel 2016 ви позволява да създавате и запазвате набори от входни стойности, които дават различни резултати като сценарии с опцията Scenario Manager в падащото меню на бутона „Анализ какво ако“ в раздела „Данни“ на лентата. Сценарият се състои от група входни стойности в работен лист, на който присвоявате име, като най- добър случай, най-лош случай, най-вероятен случай и т.н.

След това, за да използвате повторно входните данни и да видите резултатите, които те произвеждат в работния лист, просто изберете името на сценария, който искате да използвате, и Excel прилага входните стойности, съхранени в този сценарий, към съответните клетки в работния лист. След като създадете вашите различни сценарии за работен лист, можете също да използвате Scenario Manager, за да създадете обобщен отчет, показващ както входните стойности, съхранени във всеки сценарий, така и ключовите резултати, произведени от всеки.

Когато създавате сценарий за вашия работен лист, създавате електронна таблица, която използва определени клетки, които се променят във всеки сценарий (достатъчно подходящо, наречени променящи клетки ). За да улесните идентифицирането на променящите се клетки във всеки сценарий, който създавате (особено във всички обобщени отчети за сценарии, които генерирате), трябва да присвоите имена на диапазони на променливите в електронната таблица с командните бутони Name a Range или Create from Selection. раздела Формули на лентата, преди да създадете своите сценарии.

За да създадете вашите сценарии със Scenario Manager, следвайте тези стъпки:

Изберете променящите се клетки в електронната таблица; тоест клетките, чиито стойности варират във всеки от вашите сценарии.

Не забравяйте, че можете да изберете несъседни клетки в работния лист, като задържите клавиша Ctrl, докато щракнете върху тях.

Щракнете върху командния бутон „Анализ какво ако“ в раздела „Данни“ на лентата и след това щракнете върху „Диспечер на сценарии“ в падащото му меню или натиснете Alt+AWS.

Това действие отваря диалоговия прозорец Мениджър на сценарии.

Щракнете върху бутона Добавяне в диалоговия прозорец Мениджър на сценарии.

Това действие отваря диалоговия прозорец Добавяне на сценарий, подобен на показания. Диалоговият прозорец Добавяне на сценарий съдържа текстово поле Име на сценария, където давате на новия сценарий описателно име, като например Най-добър случай, Най-вероятен случай и т.н. Този диалогов прозорец съдържа също текстово поле Промяна на клетки, което съдържа адресите на променливите клетки, които сте избрали в работния лист, поле за коментар, което съдържа бележка с вашето име и текущата дата, така че винаги ще знаете кога сте създали конкретен сценарий и квадратчета за отметка Защита, които не позволяват на потребителите да правят промени и/или ви позволяват да скриете сценария, когато работният лист е защитен.

Добавяне на нов най-вероятен сценарий за прогнозата за продажбите.

Въведете описателно име за новия сценарий в текстовото поле Име на сценария.

Сега трябва да проверите препратките към клетките в текстовото поле Промяна на клетките, за да се уверите, че са правилни. Можете да ги промените, ако е необходимо, като щракнете върху текстовото поле Промяна на клетките и след това като щракнете върху клетките в работния лист, докато държите натиснат клавиш Ctrl. Можете също да редактирате бележката в полето за коментар, ако искате да добавите повече информация за вашите предположения като част от новия сценарий.

По подразбиране Excel защитава сценарий от промени, когато включите защитата за работния лист, така че да не можете да редактирате или изтривате сценария по никакъв начин. Ако искате Excel да скрие и сценария, когато защитата на работния лист е включена, щракнете върху квадратчето Скрий. Ако не искате да защитите или скриете сценария, когато защитата на работния лист е включена, щракнете върху квадратчето за отметка Предотвратяване на промени, за да премахнете отметката му, и оставете квадратчето за отметка Скриване, както е.

В секцията Защита на диалоговия прозорец Добавяне на сценарий изберете какъв вид защита на сценария ви е необходима, ако има такава, с квадратчетата за отметка Предотвратяване на промени и Скриване.

Сега сте готови да посочите променящите се стойности за новия сценарий.

Щракнете върху OK в диалоговия прозорец Добавяне на сценарий.

Това действие затваря диалоговия прозорец Добавяне на сценарий и след това отваря диалоговия прозорец Стойности на сценария, подобен на показания. Диалоговият прозорец Стойности на сценария номерира и показва името на диапазона (ако приемем, че сте наименували всяка от клетките), последвано от текущата стойност за всяка от променящите се стойности, които сте избрали в работния лист, преди да започнете да дефинирате различни сценарии за вашата електронна таблица.

Указване на променящите се стойности в диалоговия прозорец Стойности на сценария.

Можете да приемете стойностите, показани в текстовото поле за всяка променяща се клетка, ако отговаря на текущия сценарий, който дефинирате, или можете да увеличите или намалите някои или всички от тях, ако е необходимо, за да отразите предположенията на сценария.

Проверете стойностите в текстовото поле на всяка променяща се клетка и променете стойностите според нуждите.

Сега сте готови да затворите диалоговия прозорец Стойности на сценария, който завършва дефиницията на новия сценарий.

Щракнете върху бутона Добавяне в диалоговия прозорец Стойности на сценария.

Това действие затваря диалоговия прозорец Стойности на сценария и ви връща в диалоговия прозорец Добавяне на сценарий, където можете да дефинирате ново име на сценарий за променящите се клетки.

Повторете стъпки от 4 до 7, за да добавите всички други сценарии, които искате да създадете.

След като приключите с дефинирането на всички различни сценарии, които искате да приложите към променящите се стойности в електронната таблица, можете да затворите диалоговия прозорец Стойности на сценарии и след това да се върнете в диалоговия прозорец Мениджър на сценарии, където можете да използвате бутона Покажи, за да видите как използвате различни набори от променящи се стойности засягат вашата електронна таблица.

Щракнете върху OK в диалоговия прозорец Добавяне на стойности и след това щракнете върху бутона Затвори в диалоговия прозорец Мениджър на сценарии.

Когато се върнете в диалоговия прозорец Мениджър на сценарии, имената на всички сценарии, които сте добавили, се появяват в списъчното поле Сценарии. Например, на фигурата виждате, че три сценария — най-вероятен, най-добър и най-лош случай — вече са изброени в списъчното поле Сценарии.

За да покажете конкретен сценарий в работния лист, който използва стойностите, които сте въвели за променящите се клетки, просто щракнете двукратно върху името на сценария в това списъчно поле или щракнете върху името и след това щракнете върху командния бутон Покажи. Фигурата показва резултатите в примерния работен лист за прогноза след показване на най-лошия сценарий.

Електронна таблица след показване на най-лошия сценарий.

Ако след създаването на сценариите за вашия работен лист установите, че трябва да използвате различни входни стойности или искате да добавите или премахнете сценарии, можете да редактирате сценариите в диалоговия прозорец Мениджър на сценарии.

За да промените името на сценария и/или входните стойности, присвоени на променящите се клетки на този сценарий, щракнете върху името на сценария в списъчното поле Сценарии и след това щракнете върху бутона Редактиране, за да можете да направите съответните промени в диалоговия прозорец Редактиране на сценарий.

За да премахнете сценарий от работен лист, изберете името на сценария в списъчното поле Сценарии и след това щракнете върху бутона Изтриване. Имайте предвид обаче, че ако изтриете сценарий по грешка, не можете да го възстановите с командата Отмяна. Вместо това трябва да създадете отново сценария, като използвате командния бутон Добавяне, както е описано по-горе.

Можете също да обедините сценарии от други отворени файлове на работни книги на Excel. (Разбира се, работните книги трябва да споделят едно и също оформление на електронна таблица и променящи се клетки.) За да обедините сценарий в текущия работен лист от друга работна книга, щракнете върху бутона Обединяване в диалоговия прозорец Мениджър на сценарии и след това изберете работната книга от падащото меню Книга списъчно поле и работния лист от падащия списък Лист, преди да щракнете върху OK. След това Excel копира всички сценарии, дефинирани за този работен лист, и ги слива с всички сценарии, които сте дефинирали за текущия работен лист.