Как да използвате ревизии в Word 2019

Всички добри писатели трябва да се радват на обратна връзка. Все пак бих искал да знам какво е направено с моя текст, не само за да видя ефекта, но и да науча нещо. Инструментите на Word за проследяване на ревизии правят такъв преглед възможен.

Как да сравним две версии на документ на Microsoft Word

Имате оригиналното копие на вашия документ — нещата, които сте написали. Имате и копието, върху което Бриан, бездушният автомат от правния отдел, е работила. Вашата задача е да ги сравните, за да видите какво точно е променено от оригинала. Ето какво да направите:

Щракнете върху раздела Преглед.

В групата Сравнение изберете Сравни → Сравни.
Показва се диалоговият прозорец Сравнение на документи.

Изберете оригиналния документ от падащия списък Оригинален документ.
Списъкът показва наскоро отворени или запазени документи. Изберете един или използвайте елемента Преглед, за да извикате диалоговия прозорец Отваряне и да откриете документа.

Изберете редактирания документ от падащия списък Revised Document.
Изберете документа от списъка или използвайте елемента Преглед, за да намерите променения, променен или деформиран документ.

Щракнете върху OK.

Word сравнява двата документа. Промените се показват в четирикратно разделен прозорец, както е показано. Тази презентация всъщност е трети документ, озаглавен Compare Result.

Срамните промени се появяват тук.

Прегледайте го! Разгледайте промените, направени във вашата девствена проза от варварските натрапници: Превъртането се синхронизира между трите документа: оригинален, редактиран и сравнен. Щракнете върху промяна в екрана за преглед (показан вляво), за да видите бързо коя част от документа ви е сгъната, изкривена или обезобразена.

• Промененият текст се маркира по два начина: Добавеният текст е подчертан. Премахнатият текст се показва в стил зачеркване.
• Можете да потвърдите или отхвърлите промените в документа за сравнителен резултат, точно както бихте направили, когато проследявате промените ръчно.

Как да проследявате промените, направени в Microsoft Word

За да бъдете любезен и нежен сътрудник, активирайте функцията за проследяване на Word, преди да направите промени в текста на някой друг: Щракнете върху раздела Преглед и в групата Проследяване щракнете върху бутона Проследяване на промените, показан в полето. От този момент нататък всички промени, направени в документа, са цветно кодирани въз основа на това кой прави промените и какво ниво на маркиране се показва:

• За Simple Markup отляво на абзаца се появява цветно кодирана лента, която показва, че е направена промяна.
• За All Markup новият текст е цветно кодиран в зависимост от това кой е направил промените. Добавеният текст се показва подчертан, а изтритият текст се показва като зачеркнат. Тези акценти на текста се наричат ревизионни марки . Те не са атрибути за форматиране на текст.
• За Без маркиране промените се проследяват, но не се показват в документа. Това е чудесна настройка за най-малко разсейване. (Отметките за ревизия могат да се видят, като изберете Всичко маркиране вместо Без маркиране.)

Word продължава да проследява промените и редакциите в документа, докато не изключите Проследяване на промените. За да направите това, щракнете отново върху бутона Проследяване на промените.

Въпреки че бутонът Проследяване на промените изглежда маркиран, докато функцията е активна, по-добър начин да проверите и използвате тази функция е да активирате опцията Настройки на проследяване в лентата на състоянието. За да зададете тази опция, щракнете с десния бутон върху лентата на състоянието и изберете Проследяване на промените. Като бонус можете да щракнете върху този елемент в лентата на състоянието, за да активирате или деактивирате маркировките за ревизия в документа.

Как да прегледате промените в Microsoft Word

След като вашият лош, мършав документ ви бъде върнат, най-добрият начин да прегледате нанесените щети е да използвате командите в раздела Преглед, намиращ се в групата Промени. Тези команди са илюстрирани тук; в зависимост от размера на прозореца може да видите или да не видите текст, обясняващ какво прави всеки от тях.

Бутони за преглед на промените.

За да прегледате промените в целия документ, щракнете върху бутоните Следващ или Предишен. Щракнете върху бутон, за да преминете от една промяна в текста към следващата.

Щракнете върху бутона Приемам, когато толерирате промяната. За да отхвърлите промяна, щракнете върху бутона Отхвърляне. След като щракнете върху някой от бутоните, веднага виждате следващата промяна в документа, докато всички промени не бъдат обработени.

• Бутоните Приемане и Отхвърляне съдържат менюта с команди, които приемат или отхвърлят всички промени във вашия документ с един замах. Единственото нещо, което липсва, е "замах!" звук, когато използвате тези команди.
• Можете да видите обобщение на промените, като извикате панела Ревизии: В раздела Преглед, в групата Проследяване щракнете върху бутона Преглед на екрана. Екранът „Ревизии“ не показва промените в контекста, но изброява всяка една от тях. Щракнете върху елемент в панела Ревизии, за да преминете към всяка промяна в документа.
• За да видите промените в текста, уверете се, че сте избрали командата Всичко маркиране от бутона на менюто Покажи за преглед.
• Когато бъркате, докато одобрявате или отхвърляте промяна, натиснете Ctrl+Z, за да отмените.
• Можете също така да щракнете с десния бутон върху всеки знак за ревизия, за да го приемете или отхвърлите.