Как да използвате разширено филтриране в Excel 2013

Когато използвате разширено филтриране в Excel 2013, не използвате бутоните за автоматично филтриране на полето и свързаните с тях опции от падащо меню. Вместо това създавате така наречения диапазон на критериите някъде в работния лист, съдържащ списъка с данни за филтриране, преди да отворите диалоговия прозорец Разширен филтър.

Ако използвате функцията Разширен филтър, за да направите заявка, извличате копия на записите, които отговарят на вашите критерии, като създавате подмножество от списъка с данни. Можете да намерите диапазона на критериите в горните редове от колони вдясно от списъка с данни и след това да посочите диапазона Копиране в под диапазона на критериите, подобно на показаното подреждане.

За да създадете диапазон от критерии, вие копирате имената на полетата в списъка с данни в нова част от работния лист и след това въведете стойностите (текст, числа или формули), които трябва да се използват като критерии при филтриране на списъка в редове отдолу. Когато настройвате критериите за филтриране на списъка с данни, можете да създадете критерии за сравнение или изчислени критерии.

След като настроите диапазона на критериите си с всички имена на полета и критериите, които искате да използвате, щракнете върху бутона Разширени команди в раздела Данни на лентата (или натиснете Alt+AQ), за да отворите диалоговия прозорец Разширен филтър, подобен на един показан.

Тук указвате дали просто искате да филтрирате записите в списъка (като скриете редовете на всички тези, които не отговарят на вашите критерии) или искате да копирате записите, които отговарят на вашите критерии, в нова област в работния лист ( чрез създаване на подмножество от списъка с данни).

За да филтрирате данните в списъка, оставете избран бутон за опция Филтриране на списъка, на място. За да направите заявка за списъка и да копирате данните на ново място в същия работен лист (обърнете внимание, че функцията Разширен филтър не ви позволява да копирате данните в друг лист или работна книга), избирате бутона за опция Копиране на друго местоположение.

Когато изберете бутон за тази опция, текстовото поле Копиране в става достъпно, заедно с текстовите полета Обхват на списъка и Диапазон на критериите.

За да посочите списъка с данни, който съдържа данните, които искате да филтрирате или да направите заявка, щракнете върху текстовото поле Обхват на списъка и след това въведете адреса на диапазона от клетки или го изберете директно в работния лист, като плъзнете през клетките му.

За да посочите диапазона, който съдържа копие на имената на полетата заедно с критериите, въведени под съответните полета, щракнете върху текстовото поле Criteria Range и след това въведете адреса на диапазона на този диапазон от клетки или го изберете директно в работния лист, като плъзнете през неговия клетки. Когато избирате този диапазон, уверете се, че сте включили всички редове, които съдържат стойностите, които искате да бъдат оценени във филтъра или заявката.

Ако правите заявка за списъка с данни, като копирате записите, които отговарят на вашите критерии, в нова част от работния лист (посочено чрез щракване върху бутона за опция Копиране в друго местоположение), вие също щракнете върху текстовото поле Копиране в и след това въведете адреса на клетката, която трябва да образува горния ляв ъгъл на копираните и филтрирани записи или щракнете върху тази клетка директно в работния лист.

След като зададете дали да филтрирате или поискате данните и посочите диапазоните, които да се използват в тази операция, щракнете върху OK, за да накара Excel да приложи критериите, които сте посочили в диапазона на критериите при филтриране или копиране на записите.

След филтриране на списък с данни, може да почувствате, че не сте получили очакваните резултати — например под имената на полета не са изброени записи, които смятате, че трябва да имат няколко. Можете да върнете всички записи в списъка, като щракнете върху командния бутон Изчистване в раздела Данни на лентата или като натиснете Alt+AC.

Сега можете да се занимавате с критериите в текстовото поле Criteria Range и да опитате цялото разширено филтриране отначало.