Как да използвате екипните услуги на SharePoint с Outlook 2013

Microsoft всъщност предоставя повече от един метод за използване на Outlook 2013 за сътрудничество с други хора. SharePoint Team Services се свързва с Outlook и ви помага да си сътрудничите. SharePoint е основно онлайн-базиран инструмент за сътрудничество, който ви помага да координирате срещи, проекти и дейности, както и да споделяте документи с други хора.

Но SharePoint може също да настрои папки в Outlook, така че да можете да виждате ключова информация (като документи, календари и задачи) от уебсайт на SharePoint, дори когато не сте онлайн. SharePoint предоставя някои удобни функции за сътрудничество, които можете да използвате с хора извън вашата организация.

В повечето случаи нямате избор дали да използвате Microsoft Exchange или SharePoint Team Services; някой друг (като вашият системен администратор) решава това вместо вас. Всъщност може да се наложи да използвате и двата продукта; Outlook се свързва с Exchange и SharePoint едновременно без проблем.

Вероятно е, ако някога се включите в SharePoint Team Services, ще го направите, защото някой ви помоли да се присъедините към споделен екип. Ако никой никога не пита, не е нужно да мислите за това и можете да пропуснете следващите раздели.

Присъединете се към екип на SharePoint

Първият ключ за отключване на SharePoint е имейл, който ви моли да се присъедините към екип на SharePoint. Съобщението е обикновен имейл, който съдържа вашето потребителско име, парола и връзка към сайта на SharePoint.

Щракнете върху връзката.

Вашият уеб браузър се отваря към сайт, който е посветен на дейностите на екипа, към който сте помолени да се присъедините. Всеки сайт на SharePoint изглежда различно; щракнете върху връзките на сайта, за да видите какво може да предложи.

Влезте с името и паролата, които са в имейла.

Свържете Outlook с данни на SharePoint

Някои части от уебсайт на SharePoint могат да бъдат обвързани с Outlook, така че информацията от сайта автоматично да се показва в Outlook. Ако видите икона на уебсайта на SharePoint с етикет Свързване с Outlook, можете да щракнете върху тази икона, за да изпратите информацията от тази страница направо в Outlook.

Достъп до данни на SharePoint от Outlook

Microsoft Office е тясно интегриран с SharePoint. Ако имате правилните разрешения, Outlook може да осъществява достъп до почти всяка информация на сайта на SharePoint и да поддържа версиите на документите, съхранявани на сайта на SharePoint, в синхрон с тези, съхранявани във вашите системи – и обратно.

Информацията, която SharePoint изпраща на Outlook, се показва в собствен набор от папки на SharePoint. Ако щракнете върху бутона Поща в лентата за навигация, ще видите, че SharePoint включва папки като част от списъка. Щракнете върху която и да е папка на SharePoint, за да видите какво има вътре.

Тези папки имат споделени документи, като файлове на Word, Excel и PowerPoint. Когато изберете документ, в екрана за четене се появява негов преглед – ако щракнете двукратно върху документ, документът се отваря в собствено приложение, като например Word.

Ако имате правилните разрешения, можете да редактирате документа офлайн и след това да изпратите актуализирания документ на сайта на SharePoint с вашите промени. Обикновено обаче не можете да добавяте нови елементи към папките на SharePoint директно през Outlook. Вместо това обикновено добавяте информация към SharePoint чрез съответното приложение на Microsoft Office (като Word) или когато сте влезли в сайта на SharePoint с вашия уеб браузър.

Можете да преглеждате споделени календари и задачи на SharePoint в Outlook точно по същия начин, по който преглеждате календарите на Outlook или информацията за задачи. Те се появяват в същите списъци като вашите собствени календари и задачи – можете дори да преглеждате споделени календари един до друг с вашия собствен календар. Ако имате правилните разрешения, можете да промените календарите и задачите или да създадете нови записи.

И така, кога е най-вероятно да работите в SharePoint и кога ще използвате Exchange? Exchange е най-подходящ за комуникация, планиране и задаване на задачи между хора, които споделят една и съща система за електронна поща, докато SharePoint е по-подходящ за хора, които трябва да си сътрудничат със споделени документи и информация — особено за тези, които не споделят същата система за електронна поща или фирмени ресурси.