Функцията Flash Fill на Excel 2016 ви дава възможността да вземете част от данните, въведени в една колона на таблица на работен лист, и да въведете само тези данни в нова колона на таблицата, като използвате само няколко натискания на клавиши. Поредицата от записи се появява в новата колона, буквално мигновено (така името й, Flash Fill).
Вторият Excel 2016 открива модел във вашите първоначални записи на данни, останалите записи в тази серия веднага се появяват в празни клетки в редове по-долу, които след това можете да въведете с едно натискане на клавиш. И красотата е, че всичко това се случва, без да е необходимо да създавате или копирате каквато и да е формула.
Най-добрият начин да разберете Flash Fill е да го видите в действие. На следващата фигура виждате нова таблица с данни, състояща се от четири колони. Клетките в първата колона на тази таблица съдържат пълните имена на клиенти (първо, средно и последно), всички заедно в един запис. Втората, третата и четвъртата колона трябва да съдържат съответно първото, средното и фамилното име (така че определени части от имената на клиентите да могат да се използват в поздравите на имейли и писма, както е в , „Здравей Кийт“ или „Уважаеми г-н Харпър“).
Таблица с данни, съдържаща пълни имена, които трябва да бъдат разделени на отделни колони с помощта на Flash Fill.
Вместо да въвеждате ръчно първото, средното или фамилното име в съответните колони (или да се опитвате да копирате цялото име на клиента от колона A и след това да редактирате частите, които не са необходими в колоните Име, Средно име и Фамилия), вие може да използва Flash Fill за бързо и ефективно изпълнение на работата. И ето как го правите:
Въведете Keith в клетка B2 и завършете записа със стрелката надолу или клавиша Enter.
Когато завършите този запис с клавиша със стрелка надолу или клавиша Enter на клавиатурата си, Excel премества показалеца на клетка към клетка B3, където трябва да въведете само първата буква на следващото име за Flash Fill, за да получите картината.
В клетка B3 въведете само J, първата буква от името на втория клиент.
Flash Fill незабавно извършва маневра от тип AutoFill, като предлага останалата част от първото име на втория клиент, Jonas, като текст за въвеждане в тази клетка. В същото време Flash Fill предлага да въведете всички останали собствени имена от пълните имена в колона A в колона B.
Завършете въвеждането на Jonas в клетка B3, като натиснете клавиша Enter или клавиша със стрелка.
В момента, в който завършите въвеждането на данни в клетка B3, колоната First Name е готова: Excel въвежда всички други имена в колона B едновременно (вземете това, Бари Алън)!
За да завършите тази примерна таблица с имена, като въведете средното и фамилното име съответно в колони C и D, просто повторете тези стъпки в тези колони. Въведете първото второ име, Austen , от клетка A2 в клетка C2 и след това въведете W в клетка C3. Попълнете записа в клетка C3 и записите на средното име в тази колона са готови. По същия начин въвеждате първото фамилно име, Харпър , от клетка A2 в клетка D2 и след това въведете S в клетка D3. Попълнете вписването в клетка D3 и вписванията на фамилното име за колона D са направени, завършвайки цялата таблица с данни.
Имайте предвид, че Flash Fill работи перфектно при извличане на части от по-дълги записи на данни в колона, при условие че всички записи следват същия модел и използват един и същи тип разделители (интервали, запетаи, тирета и други подобни). Например, на фигурата има аномалия в записите за пълно име в клетка A9, където се въвежда само средният инициал с точка вместо пълното бащино име. В този случай Flash Fill просто въвежда M в клетка C9 и трябва ръчно да редактирате записа му, за да добавите необходимия период.